parametrizar el circuito de pagos, proveedores e imputaciones de compras en el software Sistema Isis ERP Manager
 

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Configuración del sistema ERP Manager: Proveedores

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Configurar proveedores

capturas de Sistema Isis ERP Manager

En la configuración del módulo de proveedores, hay solo 4 parámetros a ver ya que el resto son sólo valores por defecto que fueron explicados en puntos anteriores y cumplen la misma función asi como también se indica en que carpeta queremos buscar los documentos asociados al modulo en caso que usemos documentos asociados, estos datos pueden quedar en blanco. Ahora detallamos los importantes:

Dtos. en precios de compra (0-6): Este parámetro es muy importante ya que habilita en las pantallas y en los cálculos la cantidad de descuentos con los que se maneja con sus proveedores. Es general por lo tanto debe poner la cantidad máxima de descuentos que le pueden hacer en una compra.

Por ejemplo si usted compra y un proveedor de hace el 10% + el 5% + el 3% ahí tiene 3 descuentos en cascada debe poner que usa 3 descuentos, puede poner menos de 3 pero no mas ya que en las pantallas el sistema solo le dará la posibilidad de ingresar hasta 3 como máximo en una única factura de compra. Isis ERP Manager admite hasta 6 como máximo, (Si tiene algún proveedor que le hace mas de 6 descuentos avisemos asi le compramos nosotros también)

Usa % e importe de recargo en precios de compra: Ambos datos hacen a un mismo objeto común. En las facturas de compra (también en las de venta) pueden haber recargos, y el software ERP Manager admite recargos en % o en importe. Por ejemplo que un proveedor tenga un artículo en la lista a $10 de contado y aclare que a 30 días el pecio es 12 o que tiene 20% de recargo, si usted quiere ingresar el recargo para tenerlo discriminado en la factura de compra, habilite esta opción y en la pantalla de ingreso de la factura de compra se agregará uno, otro o ambos campos para que usted pueda ingresar ese dato.

Prefijo para asociar proveedores: Isis ERP Manager admite cuentas corrientes conjuntas, es decir que un proveedor sea a su vez cliente y viceversa. Esto hace que cuando un proveedor que esta ingresando también va a ser cliente para luego compensar las cuentas corrientes, el sistema da de alta a la misma cuenta 2 veces una como cliente y la otra como proveedor, cada cuenta recibe o emite facturas y cualquier otro comprobante pero luego hay procesos que analizan las cuentas como si fueran una sola para poder hacer las compensaciones. Ese procedimiento está explicado en el capítulo correspondiente, en este caso lo que se parametriza es un prefijo que el sistema le va a agregar al código que usted le haya puesto al proveedor asi lo duplica grabándolo como cliente pero agregándole al numero el prefijo

Ejemplo: prefijo de este ejemplo ZP

Si doy de alta al cliente 6798-A y marco que es cuenta corriente conjunta, los datos tal cual como se cargaron en el cliente 6798-A, serán dados de alta como proveedor ZP6798-A en forma totalmente automática.

Configuración de pagos

capturas de Sistema Isis ERP Manager

En esta configuración usted puede ingresar con que número desea que comience el numerador de los certificados de Retención que hace el sistema, pide unos valores para usar como topes para autorizaciones de pagos, son preguntas simples solo al efecto de saber que debe hacer elsistema ante esas situaciones

Trabaja con control de chequeras: Este parámetro hace que el sistema controle la numeración de los cheques emitidos avisando al operador autorizado los números faltantes con respecto a la numeración ingresada en cada chequera activa en el sistema.

Generar conceptos

En un capítulo anterior hemos explicado lo que son los conceptos de operación. Acá solo repasaremos el tema y le explicaremos como generar automaticamente el grueso de los conceptos.

Cuando uno ingresa un gasto, tiene que imputarlo contablemente ya que no es como el IVA que va a una única cuenta contable y ésta puede estar parametrizada de manera que el sistema cuando la necesita la toma de ahí y siempre el IVA va a estar bien imputado a la cuenta de IVA.

Un gasto puede ir imputado a cualquier cuenta del plan; es más un mismo tipo de gasto puede ser imputado a cuentas diferentes si el objeto es distinto - no es lo mismo comprar algo para usarlo en la empresa que para venderlo -; la imputación contable del mismo elemento según el caso va a distintas cuentas contables

Los conceptos tienen una ventaja y una desventaja; la ventaja es que si están armados bien y están todas las posibilidades cualquiera puede ingresar gastos que se imputarán bien en forma automática; la desventaja es que hay que tener un concepto diferente por cada tipo de gasto y cada uno a su vez por cada tasa de IVA posible, en el momento en que se analizaron las dos posibilidades llegamos a la conclusión de que aunque sean muchos los conceptos a armar, el trabajo se hacía una sola vez. En cambio cada vez que se cargara un gasto en el sistema si el operador que lo ingresa no sabe imputar contablemente el riesgo de que impute mal es permanente, por eso decidimos que era mejor trabajar una sola vez con el contador armar y asignarle las cuentas contables y las tasas de IVA a los conceptos que correr el riesgo permanente de errores de imputación que al cierre de balances llevan muchísimo tiempo buscar y arreglar

Este proceso es una ayuda, nada mas que eso para que usted genere los conceptos de operación rápidamente y los asocie a las cuentas contables adecuadas. Lo aconsejable que esto lo haga el contador con la persona de la empresa que atiende proveedores, uno sabe que es lo que compra habitualmente y a quienes y el otro sabe a donde imputar correctamente

En la siguiente pantalla usted puede ver como se arman los conceptos de operación

capturas de Sistema Isis ERP Manager

El sistema le permite que usted seleccione el rango de cuentas contables a mostrar en los campos desde y hasta cuenta de la cabecera de la pantalla; al pulsar Mostrar el sistema trae a pantalla las cuentas contables en el tope superior usted puede ingresar hasta 4 tasas de IVA diferentes. Por ejemplo si va a armar los conceptos de servicios tenemos servicios comunes al 21%, otros que pueden ser al 10.5% y telefonía que es al 27%, o sea que necesitamos 3 conceptos de gastos por servicios si es que vamos a armar conceptos generales, como ser gastos por servicios, si se quieren discriminar los distintos tipos de servicios en la contabilidad la cosa se agranda mas.

Al aparecer las cuentas contables de gastos que usted seleccionó, como en la cabecera le ingreso las 3 tasas de IVA que usamos en el ejemplo el sistema arma por cada cuenta hasta 4 conceptos diferentes, les pone automaticamente la descripción, le pega la tasa de IVA para que usted luego los identifique rápidamente y le pide a usted que le ingrese que número de concepto desea ponerle a cada uno, inmediatamente después arma en forma automática todo el grupo de conceptos de manera que usted no tenga que hacerlo uno por uno, luego de armarlos usted puede modificar o eliminar los que quiera inclusive puede llamarlos y cambiar lo que quiera

En definitiva este proceso es solo una ayuda para que usted pueda armar los conceptos mas rápidamente y en forma mas segura ya que cada concepto cuando sea usado imputará automáticamente un gasto a una tasa de IVA y a una cuenta determinada sin que el operador haga nada que es el objetivo de esto que cualquiera pueda ingresar comprobantes aunque no sepa imputar

 

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