circuitos del Sistema Isis ERP Manager: stock: procesos, comprobantes de ajuste de stock, vales internos, consultas
 

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Circuitos del sistema ERP Manager: Stock

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Procesos

Toma de inventario

capturas de Sistema Isis ERP Manager

El proceso de toma de inventario permite ingresar al sistema las cantidades inventariadas de cada producto y como resultado genera automáticamente un ajuste positivo o negativo según sea necesario para que el stock de cada producto quede ajustado a la realidad que usted le informa al sistema

Vamos a explicar detalladamente este proceso ya que los ajustes + y - y los movimientos entre depósitos son muy similares, están separados y no juntos en un mismo proceso, solo al efecto que usted pueda restringirle el acceso a los distintos usuarios de esa manera evitamos que cualquiera sin permisos haga ajustes menos

Todos los procesos de stock tienen pantallas similares donde generalmente hay una cabecera un cuerpo y puede haber un pie si es necesario

En la cabecera, van los datos que identifican el tipo de operación filtros y tipo de comprobante que se va a usar, asi comola división y el depósito de mercadería donde debe hacerse la operación

En el cuerpo se ingresan los movimientos; generalmente va a encontrar el código del artículo cantidad en ambas unidades de medida si están habilitadas las dos y cuando hay pie van los totales de la operación

Cabecera:

División: Recuerde que su base de datos puede contener mas de una división, entendiéndose por división a unidades de negocio, en este mismo manual hemos dado una explicación bien detallada sobre divisiones. Acá indica en cuál de ellas debe quedar registrada la operación

Depósito: Es el depósito que va a inventariar y sobre el cuál el sistema hará la verificación y los ajustes, verifique bien antes de informar el que corresponde

Concepto: Es el concepto de operación que estará pegado a la operación y que luego nos va a permitir listar las operaciones o consultas o agruparlas por este concepto, en este mismo manual hemos dado una explicación detallada de conceptos de operación

Fecha: Es la fecha con la que se va a generar la operación

Comprobante de ajuste positivo y negativo: Como el sistema debe ajustar el stock que tienen los productos inventariados al número que usted ingrese, puede ser que necesite hacer ajustes positivos (sumando al stock) o negativos (restando del stock) motivo por el cuál el sistema solicita que usted defina con que comprobantes los quiere hacer, ya que como puede crear varios comprobantes a un mismo efecto pero con distinto nombre, si usted lo cree necesario, puede crear un comprobante de ajuste positivo y otro de ajuste negativo a los cuales les puede llamar, toma de inventario y estaría bien

Toma inventario desde archivo: Esta opción le permite tomar la información desde un archivo en formato texto, pero sobre ella trataremos un punto aparte en otro capítulo de este manual.

Luego encontrará una serie de campos que le permiten filtrar la información de la grilla, tales como calificación, los 5 niveles de agrupación familiar o las distintas trazabilidades, el único objetivo de estos filtros es combinar todos o algunos de ellospara que el sistema seleccione solo lo que estamos inventariando de la manera mas aproximada posible.

El botón mostrar trae a la grilla los productos seleccionados y le habilita los campos para que usted ingrese el inventario tomado producto por producto

Importante: Aquellos productos que al final de la grilla tienen un signo + indica que son productos con alguna información adicional que usted debe ingresar.

Una vez ingresada la información el botón grabar genera un comprobante de ajuste positivo o negativo según sea el caso por cada producto cuyo stock sea mayor o menor a la cantidad ingresada, evidentemente si es igual (producto sin diferencia) no graba nada.

Ajuste positivo

capturas de Sistema Isis ERP Manager

El proceso de ajuste positivo permite ingresar al sistema ajustes que suman al stock por cualquier motivo. El procedimiento ya fue explicado en la toma de inventario pero como este proceso tiene algunas diferencias lo detallamos aquí.

En la cabecera, van los datos que identifican el tipo de operación filtros y tipo de comprobante que se va a usar, asi comola división y el depósito de mercadería donde debe hacerse la operación

En el cuerpo se ingresan los movimientos generalmente va a encontrar el código del artículo cantidad en ambas unidades de medida si están habilitadas las dos y cuando hay pie van los totales de la operación

Cabecera:

División: Recuerde que su base de datos puede contener mas de una división, entendiéndose por división a unidades de negocio, en este mismo manual hemos dado una explicación bien detallada sobre divisiones. Acá indica en cuál de ellas debe quedar registrada la operación

Depósito: Es el depósito que va a inventariar y sobre el cuál el sistema hará la verificación y los ajustes, verifique bien antes de informar el que corresponde

Fecha: Es la fecha con la que se va a generar la operación

Comprobante de ajuste positivo: Es el comprobante que usted elija para que quede registrada la operación, el número del comprobante, puede ser automático o manual según usted haya definido el comprobante en tablas comprobantes

Cuerpo: En el cuerpo usted podrá ingresar un grilla con la cantidad de productos que usted necesite, con los siguientes datos por cada artículo que ocupa un renglón

  • Código de artículo: Es el artículo que va a ajustar
  • Concepto: Es el concepto de operación que estará pegado a cada artículo ingresado en la grilla, cada uno puede tener un concepto diferente y que luego nos va a permitir listar las operaciones, consultarlas o agruparlas por este concepto, en este mismo manual hemos dado una explicación detallada de conceptos de operación
  • Cantidad para la unidad de medida principal y para la unidad de medida secundaria: Si usted usa las dos medidas el sistema mostrará en pantalla ambas caso contrario solo mostrará la principal, ingrese el valor a ajustar
  • Moneda: Es la moneda asignada a la operación y la cuál el sistema utilizará para valorizarla

Una vez ingresada la información el botón grabar genera un comprobante de ajuste positivo y actualiza los saldos correspondientes

Ajuste negativo

capturas de Sistema Isis ERP Manager

El proceso de ajuste negativo permite ingresar al sistema ajustes que restan al stock por cualquier motivo

El procedimiento es igual al de ajuste positivo del punto anterior salvo que en este caso el sistema no necesita la moneda para valorizar la operación

En la cabecera, van los datos que identifican el tipo de operación filtros y tipo de comprobante que se va a usar, asi comola división y el depósito de mercadería donde debe hacerse la operación

En el cuerpo se ingresan los movimientos generalmente va a encontrar el código del artículo cantidad en ambas unidades de medida si están habilitadas las dos y cuando hay pie van los totales de la operación

Cabecera:

División: Recuerde que su base de datos puede contener mas de una división, entendiéndose por división a unidades de negocio, en este mismo manual hemos dado una explicación bien detallada sobre divisiones. Acá indica en cuál de ellas debe quedar registrada la operación

Depósito: Es el depósito que va a inventariar y sobre el cuál el sistema hará la verificación y los ajustes, verifique bien antes de informar el que corresponde

Fecha: Es la fecha con la que se va a generar la operación

Comprobante de ajuste negativo: Es el comprobante que usted elija para que quede registrada la operación, el número del comprobante, puede ser automático o manual según usted haya definido el comprobante en tablas comprobantes

Cuerpo: En el cuerpo usted podrá ingresar un grilla con la cantidad de productos que usted necesite, con los siguientes datos por cada artículo que ocupa un renglón

  • Código de artículo: Es el artículo que va a ajustar
  • Concepto: Es el concepto de operación que estará pegado a cada artículo ingresado en la grilla, cada uno puede tener un concepto diferente y que luego nos va a permitir listar las operaciones, consultarlas o agruparlas por este concepto, en este mismo manual hemos dado una explicación detallada de conceptos de operación
  • Cantidad para la unidad de medida principal y para la unidad de medida secundaria: Si usted usa las dos medidas el sistema mostrará en pantalla ambas caso contrario solo mostrará la principal, ingrese el valor a ajustar
  • Moneda: Es la moneda asignada a la operación y la cuál el sistema utilizará para valorizarla

Una vez ingresada la información el botón grabar genera un comprobante de ajuste positivo y actualiza los saldos correspondientes

Movimientos entre depósitos

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Este proceso, permite mover mercadería de un depósito, no explicaremos cada campo porque son los mismos usados para el ajuste positivo y negativo del los puntos anteriores, solo daremos el concepto global de la operación

Ya sea por reposición de mercadería o porque se vende mas en una sucursal que en otra o simplemente porque nos conviene almacenar determinada mercadería en un lugar específico, es necesario hacer movimientos entre depósitos

Mover es sacar de uno y poner en otro los stock generales no varían, solo varía el stock particular bajando del emisor y subiendo en el receptor y quedando registrada ambas operaciones.

Puedo mover de una división a otra, de un depósito a otro o combinando la división y el depósito.

En la cabecera puede ingresar la división emisora y receptora asi como el depósito emisor

En el cuerpo podrá ingresar los datos del producto a mover y el depósito receptor, o sea que con una sola operación se puede mover mercadería de un deposito a muchos, es poco común mover mercadería entre divisiones ya que generalmente se separa por división las unidades de negocio, pero esta la opción por si algún rubro se mueve organizativamente de una división a otra.

La operatoria general es la misma para todo tipo de operaciones con movimientos de artículos

Vale de consumo interno

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Este proceso permite consumir internamente insumos o productos comprados, inclusive cuándo llevamos stock de consumibles que son de costo elevado, tonner de impresoras cartuchos de tinta, resmas de papel cuando el consumo mensual es alto o cualquier otro elemento de consumo interno que tenemos en nuestro stock inclusive aunque sea un producto de venta que también consumimos nosotros

La gran diferencia entre este proceso y el ajuste negativo, es que este proceso genera asiento contable e imputa el "gasto" al centro de costo que le indicamos.

En la cabecera encontrará algunos campos adicionales necesarios para esa operación tales como:

Concepto de imputación: Atención de imputación contable; este concepto esta asociado a la contabilidad general muy diferente a los conceptos de operación que se utilizan para agrupar operaciones similares. Observe que si los consulta aparte del numero y el nombre le muestra la tasa de IVA e internamente tienen la cuenta contable de imputación. El número puede ser manual o automático acorde a como usted lo decidió y como fue creado el comprobante de consumo interno

Centro de costo: Es el centro de costo al que imputamos la operación

Tipo de precio: Debemos seleccionar para que el sistema use para hacer la valorización del consumo. Puede elegir, último precio de compra , precio de costo o precio promedio ponderado, el sistema lleva los tres simultáneamente para todas las operaciones que realiza, también tiene disponible un botón que le permitirá actualizar las cotizaciones de las distintas monedas si tiene algunos precios en moneda extranjera

Grilla del cuerpo: Aquí deberá ingresar los datos ya sabidos del artículo consumido y el concepto de operación de cada artículo y las cantidades de una o dos medidas según como usted maneje los stocks.

Hasta acá casi no hay diferencia con los ajustes o movimientos entre depósitos, pero a partir de aquí hay campos adicionales para poder costear

En la imagen mostramos la parte final de la grilla para que la aprecie mejor

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Deberá ingresar el tipo de precio a usar, recuerde que si usa solo una unidad de medida (casos mas comunes) solo ingresará para todas las operaciones los precios de la medida principal, por último podrá ingresar el centro de costo al cuál será imputado el gasto

Como resultado se grabará un movimiento restando del stock la cantidad consumida será costeado el gasto y se hará el asiento contable correspondiente al gasto.

Consulta de comprobantes

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La consulta de comprobantes es un procedimiento armado con el objetivo de que usted pueda consultar y también reimprimir cualquier comprobante ingresado; pero ATENCIÓN: la consulta actúa directamente contra el comprobante grabado, pero la reimpresión usa la copia PDF que el sistema puede grabar a tal efecto, para que siempre que quiera reimprimir un comprobante, este esté disponible, debe configurar adecuadamente los comprobantes, tanto en el capítulo de instalación, como en el capítulo donde explicamos como se crean comprobantes hablamos detalladamente sobre las carpetas compartidas de copias PDF como crearlas como compartirlas y como indicarle a cada comprobante que deje una copia PDF disponible dentro de las carpetas para usarlas en las reimpresiones

Lo que se pide en la pantalla de selección, es muy simple, la división el comprobante a buscar y desde y hasta fecha de los comprobantes

capturas de Sistema Isis ERP Manager

El botón mostrar trae a pantalla todos los comprobantes del tipo solicitado que estén hechos entre las fechas solicitadas

Una vez que se selecciona el comprobante a consultar, se da clic en la pestaña detalle y el sistema muestra el contenido del comprobante (movimientos) y habilita el botón Reimprimir para emitir una copia del papel original.

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