circuitos del Sistema Isis ERP Manager: clientes: archivos maestros de clientes
 

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Circuitos del sistema ERP Manager: Clientes

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Maestro de clientes

Ingreso de clientes

Todos los ingresos de maestros, son similares y emplean la misma filosofía de operación, como ya lo hemos visto en el ingreso del maestro de artículos hay puntos que no vamos a repetir, aunque la carga de clientes es muy simple ya que básicamente son datos de filiación que manejamos habitualmente en cuentas corrientes asi que no van a generarle ningún inconveniente

capturas de Sistema Isis ERP Manager

En búsqueda puede ingresar los primeros dígitos del código o las primeras letras del nombre para buscar un cliente en la base de datos. Para realizar el alta de un cliente ingrese el código que le va a asignar en el campo código; con el botón derecho del mouse puede consultar y buscar clientes - la búsqueda por este punto es avanzada y puede buscar por cualquier campo del maestro, ordenar ascendente o descendente cualquier dato o hacer búsquedas por aproximación al igual que el ingreso de artículos, más adelante en este mismo capítulo mostraremos la secuencia de consulta y búsqueda -.

El código es alfanumérico de hasta 10 caracteres y por ser alfanumérico ordena o ajusta de izquierda a derecha; por lo tanto si desea códigos solo numéricos, tenga en cuenta esa particularidad y una vez que seleccione la cantidad máxima de dígitos que va a usar al ingresarlos rellene con ceros de izquierda para que ordene bien la codificación.

Puede usar códigos alfabéticos como GON-1024 (p.ej, con las primeras letras del cliente a Gónzalez); es muy practico utilizar las primeras letras del nombre o razón social seguido de un número correlativo o los últimos dígitos del CUIT, pero usted seguramente ya tiene pensado como codificarlos, esto es solo una ayuda para que pueda buscar la mejor forma de hacerlo, tenga cuidado si usa códigos totalmente numéricos porque luego se ordenarán mal si no toma la siguiente precaución:

  • 11
  • 125
  • 1267
  • 1268
  • 1269
  • 2
  • 213
  • 267

Esto pasa porque el campo es alfanumérico y aunque sean números los toma como caracteres sin la condición de campo numérico que haría que solos se ajusten a derecha; la manera correcta es seleccionar la cantidad máxima de números que se van a usar como código - por ejemplo seis -, en este caso usted deberá ingresar los números rellenos con ceros de izquierda de esa manera al ser alfanumérico el campo ordenará como usted quiere

Lo correcto sería:

  • 000001
  • 000002
  • 000011
  • 000125
  • 000213
  • 001267
  • 001268
  • 001269

La pantalla general incluye algunos campos que vamos a explicar mas detalladamente, los campos de filiación no requieren de explicación, motivo por el cual no los mencionamos

Calificación : Es la que usted le asigne al cliente y las opciones se dan de alta en la tabla de calificaciones

Estado: Es el estado del cliente ante su empresa acorde a como lo califica el jefe de ventas

  • Activo: Cuenta corriente normal con crédito
  • Suspendido: No se le vende; los pedidos y las facturas están inhabilitadas
  • Potencial: Es un cliente que no compró nunca pero ha pedido presupuestos o marketing esta intentando atraerlo
  • Sin cuenta corriente: Sólo se le vende al contado contra entrega

Condición de IVA: Es la condición de IVA ante la AFIP. El sistema contempla todas las condiciones legales vigentes y hace los cálculos acorde a como lo indica la ley impositiva.

Letra: Es la letra que le corresponde para la facturación que le emitimos, el sistema chequea que el comprobante que usamos para emitir un comprobante legal este asociado a una letra igual a la que esta en el maestro del cliente

% de liberación: En algunas provincias argentinas hay beneficios impositivos para determinado tipo de empresas. Algunos de ellos son de liberación de IVA, es decir sobre el total de IVA a pagar están liberados en un %, (que no pagan). Por ejemplo, si sobre 100$ tenemos 21% de IVA el impuesto es 21$, si la empresa esta liberada en un 50% solo pagará 10.5$

Cuenta contable: Es la cuenta del plan de cuentas que corresponde a Deudores por Ventas

Código de proveedor para el cliente: En muchos casos nuestros proveedores nos piden que en las facturas que le enviamos incluyamos el código de proveedor que somos nosotros para ellos, ya que de esa manera les resulta mas simple ubicarnos en su base, si usted ingresa en este campo el código de proveedor que nosotros somos para el cliente luego podemos incluirlo en la impresión de las facturas que le enviemos.

Gran contribuyente: Si nuestro cliente es gran contribuyente en la AFIP, por lo tanto el sistema tendrá en cuenta que dicho cliente nos va a retener impuestos, al igual que nosotros debemos tener en cuenta esa condición ante posibles percepciones de nuestra parte.

El resto de los campos de esta pantalla son muy simple de completar

capturas de Sistema Isis ERP Manager

En la pantalla de adicionales, encontrará datos para armar la clasificación, mas algunos datos útiles de configuración del cliente. A continuación explicaremos los campos significativos.

Lista de precios: El sistema admite listas de precios múltiples, ya sean individuales para cada cliente o varias listas que se le asignan a los distintos clientes; las listas de precios se definen como tabla de precios y luego a cada lista se le incluyen los precios en forma manual o por procedimientos semiautomáticos o automáticos por medio de archivos. En el módulo de ventas encontrará un análisis mas detallado del manejo de listas de precios. Ingrese en este campo el código de lista de precios que el sistema deberá usar para este cliente.

Copias de facturas y remitos: Esta opción puede ser usada sólo si usted esta autorizado por la AFIP a imprimir sus propias facturas, normalmente se imprimen igual cantidad de copias de factura y/o remitos para todos los clientes, ya que al usar formulario preimpresos las copias de papel factura ya están confeccionadas, usted puede imprimir la cantidad de cada una que quiera, no hay ningún impedimento legal; como mínimo necesita dos (un original para el cliente y una copia para usted), pero si su organización requiere que el sistema imprima mayor cantidad sólo se lo indica en la configuración de la impresión de los comprobantes, que imprime siempre la misma cantidad para todos los clientes.

La única manera de poder imprimir diferente cantidad de copias para distintos clientes es que usted sea auto impresor, con lo cual está autorizado por la AFIP para graficar (dibujar desde cero en un papel en blanco) y numerar las facturas usted mismo (como es el caso de las compañías de teléfonos, luz, aguas, etc). Si usted no es auto impresor, estos campos deben quedar siempre en 0 (Cero)

Moneda: Es la moneda en la que queremos llevar las cuentas corrientes del cliente que estamos ingresando. El software Isis ERP Manager es multi moneda y le permite a usted llevar las cuentas corrientes en una moneda base que puede ser cualquiera de las cinco disponibles (pesos más otras cuatro a su elección). El sistema, aunque usted le indique que quiere cuentas en dólares (por ejemplo), también llevará simultáneamente los saldos y operaciones en el resto de las monedas habilitadas de manera tal que usted pueda obtener resúmenes saldos o movimientos en cualquiera de las monedas y en cualquier momento.

Límite de crédito: Está expresado en la moneda que usted use como base para el cliente, el sistema controla el límite de crédito sumando los saldos de cuentas corrientes convirtiendo los a la moneda de referencia que tiene el cliente, luego le suma de la misma manera los cheques en cartera y los entregados a los proveedores que todavía no vencieron y ese importe lo compara contra el crédito asignado, si es mayor o igual al momento de sumarle el importe de la factura que se quiere hacer el sistema pedirá autorización y de no obtenerla rechazará la operación.

Condición de pago: Es la que le asignamos como habitual, de esa manera el sistema la mostrará cuando vamos a hacer una operación que la necesita, pero si el sistema está configurado adecuadamente usted podrá modificarla en el momento de hacer el pedido o factura.

Transporte: Es el transporte habitual por el que le enviamos la mercadería, el sistema esta preparado para imprimir en el remito y/o factura los datos del transportista.

Niveles de integración o de relación familiar: Este punto lo hemos nombrado en varias oportunidades dentro de este mismo manual, inclusive en las tablas de niveles de productos y clientes cuyo uso es similar. Cada cliente tiene la posibilidad de incluir hasta 4 niveles de agrupación familiar con el objetivo de ordenarlos, filtrarlos u obtener reportes del sistema que hacen referencia a datos u operaciones con los clientes.

Fecha de nacimiento: Esta fecha que puede ingresarse asociada al cliente en si y también a cada contacto, es usada por muchas empresas para enviar saludos u obsequios puede consultarla o emitir algún reporte filtrado por esta fecha.

Fecha de última factura y de último pago: Son solo campos informativos para que usted de un vistazo rápido pueda evaluar cuándo se movió la cuenta por última vez.

Código de proveedor: Recuerde que el sistema admite cuentas corrientes conjuntas, es decir que un cliente sea proveedor y viceversa. Si usted ingresa en este campo el código de un proveedor el sistema enlazará ambas cuentas corrientes como si fueran una sola, luego podrá ver los resúmenes y otros reportes en forma conjunta

El resto de los campos de esta pantalla no requieren explicación

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Como datos complementarios, usted cuenta con 4 archivos adjuntos como máximo; esos archivos adjuntos pueden ser planillas Excel, archivos en formato PDF, JPG u otros similares. Estos pueden contener contratos o cualquier información adjunta que necesitemos, de esta manera podemos acceder a ella cada vez que necesitemos consultarla.

Si es un cliente al que le percibimos ingresos brutos (las percepciones son en la facturación), debemos indicar de qué manera se debe hacer el cálculo. Con respecto a este tema hay discrepancias de opinión e interpretación de la ley: algunas empresas perciben según el domicilio de entrega, es decir si un cliente tiene varias sucursales le percibimos acorde a la dirección en donde se le entrega la mercadería o sea que la percepción puede ser diferente si la provincia es diferente. En cambio hay empresas que mas allá de donde se le este entregando la mercadería le hacen percepción por todas las provincias en donde el cliente esta inscripto por convenio multilateral, con lo cuál está tributando impuesto en provincias que no intervinieron en la venta.

Para estos casos específicos el sistema prevee que usted ingrese en la grilla a tal efecto que está en esta pantalla la lista de provincias en donde nuestro cliente esta inscripto con la correspondiente tasa de percepción, la cuál usará el sistema para hacer los cálculos.

Comentarios: Es un campo memo sin límite, solo sirve para consultar, ya que los campos memo no se pueden imprimir precisamente porque no tienen límite, pero lo puede consultar en la pantalla de clientes

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Esta pantalla, esta destinada al ingreso de los contactos que podamos tener dentro de la empresa cliente, el objetivo no solo es a los efectos de tener disponible esa información, sino que también se emplean estos datos en el módulo CRM de seguimiento de cobranzas

No hay mucho que explicar en este punto, ya que los datos a ingresar son sólo de filiación de cada contacto, puede ingresar todos los que quiera, cada uno cuenta con datos personales mas los datos de ubicación y un campo memo individual para cada uno.

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Sucursales: Esta pantalla, le permite ingresar los datos de las distintas sucursales, o lugares de entrega de mercadería que tiene cada cliente, estos datos no solo nutren a la base de datos con información importante para la logística si no que se usa para el calculo de los ingresos brutos cuando el cliente esta parame trizado para el calculo por dirección de entrega, estos datos son dados como opción cuándo usted pida cambiar la dirección de entrega en el módulo de facturación

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Esta pantalla está preparada para las empresas que cuentan con certificación ISO 9000 de calidad y se explica la función en el módulo dedicado a este tema en forma exclusiva al igual que cualquier característica asociada a calidad que se incluya en el sistema.

Consultas y búsqueda de clientes: Con botón derecho del mouse en el campo de búsqueda de la pantalla general, usted puede buscar o consultar cualquier dato de la base de clientes, estas opciones las explicamos en este mismo capítulo asi evitamos explicarlas dos veces

Buscar clientes

Este procedimiento está disponible como punto aparte o bien integrado en todos los lugares del sistema donde usted pueda ingresar un campo de búsqueda de clientes en cualquier módulo del sistema con botón derecho del mousse se abre el cuadro de dialogo que le da acceso a la búsqueda

capturas de Sistema Isis ERP Manager

La grilla ingresa la totalidad de los clientes cualquiera sea su condición, mostrando la totalidad de los campos que se incluyen en el maestro. Usted puede ordenar cualquiera de ellos simplemente marcando la columna y usando cualquiera de las opciones de ordenamiento ascendente o descendente disponibles. La búsqueda dentro de estos campos es igual a las búsquedas habilitadas en el módulo de stock, los procedimientos son similares en todo el ERP para que usted una vez que los aprenda le resulten familiares y con similitud de operación para que no tenga problemas con el aprendizaje de la operación del sistema.

Con doble clic en el cliente seleccionado el sistema lo transporta a la pantalla que lo habilita para su modificación.

Consultar clientes

Este procedimiento esta disponible como punto aparte o bien integrado en todos los lugares del sistema donde usted pueda ingresar un campo de búsqueda de clientes en cualquier módulo del sistema.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

En esta pestaña de la consulta, usted deberá seleccionar y "marcar" al cliente que quiere consultar. La grilla le da opciones de filtrado por los niveles de agrupación familiar, o estado del cliente, también puede ordenar la grilla por cualquier campo ascendente o descendente y buscar dentro de cada campo al cliente deseado. Una vez localizado márquelo con un clic y al ir oprimiendo cada pestaña de la cabecera el sistema le mostrará la consulta incluida en la pestaña.

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Saldos, usted podrá ver todos los saldos disponibles del cliente consultado, la fecha de la última operación de venta y cobranza con el cliente; cada saldo mostrado en pantalla que está asociado a movimientos incluye un botón de datos adicionales, este botón muestra en la grilla inferior los movimientos que conforman el saldo que se muestra de cada rubro, cuantas corrientes,cheques, etc.

También podrá ver el crédito otorgado y la diferencia a favor o en contra, ya que usted con los permisos adecuados puede habilitar al sistema para que venda inclusive con el crédito excedido.

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La pestaña de presupuestos, le muestra todos los presupuestos acorde al tipo de selección que usted le haya pedido en la cabecera y que el sistema tenga disponibles en la base de datos, usted puede marcar cualquiera de ellos y solicitar que el sistema lo muestre en pantalla e inclusive lo reimprima.

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Al igual que la pestaña anterior ésta permite consultar todos los pedidos hechos y disponibles en la base de datos emitidos en cualquier condición que estén asociados al cliente consultado, puede ver el contenido del comprobante tal cual fue confeccionado y re imprimirlo

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Al igual que la pestaña anterior esta permite consultar todos los remitos hechos pendientes de facturar y disponibles en la base de datos que estén asociados al cliente consultado, puede ver el contenido del comprobante tal cual fue confeccionado y re imprimirlo

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La consulta de movimientos de stocks es muy útil al querer verificar cuáles son los productos que habitualmente nos compra el cliente, además de esos datos el sistema nos muestra con que lista de precios fue realizada la operación y el precio al que le vendimos cada artículo históricamente

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La pantalla de consulta sobre el procedimiento de ISO - Calidad, por ser un proceso muy complejo, está disponible en el manual dedicado exclusivamente a empresas certificadas que han adquirido el módulo de gestión de calidad

Ingreso de bancos

Ya a esta altura de la lectura del manual, si es que lo ha leído del primer capítulo en adelante, no requiere de mucha explicación para dar de alta un maestro, ya sea de bancos, proveedores o cualquier otro, ya que la filosofía de trabajo fue explicada en muchos puntos anteriores de este manual.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

En la pantalla General, están los datos de filiación general del banco por lo tanto no hay nada importante que debamos detallar como siempre la consulta esta habilitada con botón derecho del mouse en el campo de búsqueda por código o alfabético

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En la pantalla de complementarios además de los documentos asociados, datos impositivos y cuenta contable del banco hay un campo que si es muy importante y es el código de cliente al que está asociado el banco.

Debemos dar de alta un cliente que esté asociado a cada banco; la única manera de estandarizar las operaciones aunque sean hechas por un banco es asociarlas con las compras y las ventas o los pagos y las cobranzas

Habitualmente si vendemos con tarjeta de crédito el banco nos liquida (nos paga, y el pago esta asociado a un cliente) también cuándo nos paga, nos hace retenciones por lo general de ingresos brutos pero puede hacer de otros impuestos como IVA, etc.. En ese caso si asociamos quien nos retiene, la respuesta es un cliente, o sea que para poder cobrar la liquidación de las tarjetas de crédito o para registrar una retención que luego debemos restar de la liquidación a pagar de dicho impuesto, el banco debe ser dado de alta como cliente con código propio, datos impositivos y lo necesario para que cuando el sistema reciba por medio de una conciliación bancaria una retención o un pago por acreditación de ventas con tarjeta, el sistema emplee la cuenta corriente del banco como cliente al cuál le imputará este tipo de operaciones.

Realice el alta de un cliente con el mismo nombre del banco, póngale un código que comience con Z para que lo ubique al final del listado y usted pueda desecharlo en los rangos desde / hasta cliente de los filtros de listados.

El número que le dio debe ser ingresado en este campo del maestro de bancos y luego oprime el botón Generar para que Isis ERP Manager genere el vínculo.

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Esta pantalla está destinada al ingreso de los contactos que podamos tener dentro del banco, el objetivo es tener disponible esa información, para consultarla cada vez que la necesitemos

No hay mucho que explicar en este punto, ya que los datos a ingresar son solo de filiación de cada contacto, puede ingresar todos los que quiera, cada uno cuenta con datos personales mas los datos de ubicación y un campo memo individual para cada uno.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Isis ERP Manager permite hacer control de chequeras en stock y en uso de manera de poder controlar que todos los cheques que se emiten estén dentro del rango de números habilitados de chequeras en uso, inclusive encontrará un reporte de correlatividad.

Como el sistema está preparado para imprimir los cheques en el momento de hacer órdenes de pago en forma simultánea, es decir al emitir la orden de pago por otra impresora en forma simultánea puede imprimir el cheque cada chequera puede estar asociada a un formato de impresión de cheque diferente aunque eso sucede sólo con bancos diferentes, nuestros técnicos implementadores formatean la impresión de los cheques acorde al formato de cheque que cada cliente usa.

Una chequera está en uso si está activa, si me entregan chequeras pero no están en uso ingréselas pero no las active hasta que empiece a usarlas. El sistema le mostrará en esta pantalla cuál fue el último numero de cheque emitido cuándo usted hace el control de chequeras, y este control debe habilitarlo en el módulo de configuración del sistema

Si imprime cheques del banco debe activar el cuadro imprime e ingresar el nombre del reporte que le proveerán nuestros técnicos que es el que se adapta el formato del cheque que quiere imprimir

Búsqueda de bancos

Este procedimiento esta disponible como punto aparte o bien integrado en todos los lugares del sistema donde usted pueda ingresar un campo de búsqueda de bancos en cualquier módulo del sistema con botón derecho del mouse se abre el cuadro de dialogo que le da acceso a la búsqueda

capturas de Sistema Isis ERP Manager

La grilla ingresa la totalidad de los bancos cualquiera sea su condición, mostrando la totalidad de los campos que se incluyen en el maestro, usted puede ordenar cualquiera de ellos simplemente marcando la columna y usando cualquiera de las opciones de ordenamiento ascendente o descendente disponibles. La búsqueda dentro de estos campos es igual a las búsquedas habilitadas en el módulo de stock, los procedimientos son similares en todo el ERP Manager para que usted una vez que los aprenda le resulten familiares y con similitud de operación para que no tenga problemas con el aprendizaje de la operación del sistema.

Con doble clic en el banco seleccionado el sistema lo transporta a la pantalla que lo habilita para su modificación.

Ingresar tarjetas de crédito

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Al igual que el resto de los ingresos de archivos maestros, el ingreso de tarjetas de crédito sigue los pasos estándar del sistema Isis ERP Manager, cuenta con una pantalla general, donde se ingresan los datos de filiación y las pantallas de comentarios y contactos que son similares al resto de los ingresos de maestros. Esta cuenta con una pantalla adicional donde se ingresan los planes disponibles para esta tarjeta.

En la pantalla general aparte de los datos comunes muy simples de completar, encontrará datos impositivos contables, que deben ser completados adecuadamente

En este rubro, ingrese la condición de IVA, número de CUIT, cuenta contable de la tarjeta que está dando de alta y el banco donde cobra las liquidaciones.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

En la pantalla de datos complementarios, usted podrá ingresar documentos asociados al banco asi como un campo memo para ingresar comentarios

Al igual que los bancos, las tarjetas de crédito nos hacen retenciones, y nos pagan, por lo tanto deben tener un cliente asociado que el sistema usará para registrar ese tipo de operaciones.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Esta pantalla está destinada al ingreso de los contactos que podamos tener dentro de la tarjeta, el objetivo es tener disponible esa información, para consultarla cada vez que la necesitemos.

No hay mucho que explicar en este punto, ya que los datos a ingresar son solo de filiación de cada contacto, puede ingresar todos los que quiera, cada uno cuenta con datos personales mas los datos de ubicación y un campo memo individual para cada uno.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

En esta pestaña, usted deberá ingresar los planes de pago habilitados para la tarjeta de crédito, lo que ingresamos es información del plan, cada plan cuenta con un código que lo identifica, cantidad de cuotas para el plan, moneda en que se liquidarán las cuotas, porcentaje de interés y mínimo importe financiarle.

Esta información será la que utiliza el sistema para registrar las cobranzas con tarjetas de crédito

Buscar tarjetas

Este procedimiento está disponible como punto aparte o bien integrado en todos los lugares del sistema donde usted pueda ingresar un campo de búsqueda de tarjetas en cualquier módulo del sistema con botón derecho del mouse se abre el cuadro de diálogo que le da acceso a la búsqueda

capturas de Sistema Isis ERP Manager

La grilla ingresa todas las tarjetas, mostrando la totalidad de los campos que se incluyen en el maestro, usted puede ordenar cualquiera de ellos simplemente marcando la columna y usando cualquiera de las opciones de ordenamiento ascendente o descendente disponibles, la búsqueda dentro de estos campos es igual a las búsquedas habilitadas en el módulo de stock, los procedimientos son similares en todo el ERP para que usted una vez que los aprenda le resulten familiares y con similitud de operación para que no tenga problemas con el aprendizaje de la operación del sistema.

Con doble clic en el código de la tarjeta seleccionado el sistema lo transporta a la pantalla que lo habilita para su modificación

 

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