circuitos del Sistema Isis ERP Manager: clientes: ajustes positivos y negativos de cuentas corrientes, ingreso de cobranzas, desaplicacion de comprobantes
 

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Circuitos del sistema ERP Manager: Clientes

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Procesos de cuentas corrientes

Ajustes positivos

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Todos los procesos que incluyen alguna cuenta corriente, ya sea bancaria o de clientes o proveedores, requieren procesos que permitan hacer ajustes tanto positivos como negativos

El objetivo de los ajustes positivos, es la carga inicial del sistema, momento en que hay que ingresar comprobantes pendientes, básicamente un ajuste solo toca la cuenta corriente sin registrar impositiva mente la operación que el objetivo de un ajuste en cuenta, los ajustes positivos suman a la cuenta corriente

La pantalla del proceso le pide que ingrese la información necesaria para hacer la operación, los datos son simples y los describimos a continuación.

División: es la división en donde usted quiere dejar registrada la operación

Comprobante y número: El comprobante es el que usted definió como comprobante de ajuste positivo, aunque el sistema incluye uno de cada tipo en las bases para que tenga como ejemplo y acorde a como fue creado se numerará en forma automática o manual.

Fecha de la operación / cliente / centro de costos: Identifican a quien le vamos a ajustar la cuenta y a qué centro de costo debemos imputarla

Moneda: Es la moneda en la que se va a cargar el ajuste, el sistema internamente registrará la operación en todas las monedas que usted haya habilitado en el sistema

Concepto: Es el concepto de la operación, es decir un concepto que agrupará a todos los movimientos del mismo tipo

Cuenta contable: Es la cuenta del plan de cuentas que utilizará el sistema para imputar la contrapartida del ajuste ya que la cuenta de deudores está en el cliente

Los datos hasta el momento solicitados, son los que va a usar el sistema para cada movimiento que usted ingrese en la grilla donde deberá ingresar los importes y vencimientos de la operación. Por ejemplo si usted está cargando saldos iniciales y quiere armar la deuda tal cual es, si un comprobante tiene 3 cuotas, deberá ingresar cada vencimiento con el importe correspondiente para el mismo comprobante

El botón grabar genera la operación, graba, actualiza las cuentas y si usted lo tiene habilitado también imprimirá el comprobante de ajuste

Ajustes negativos

El objetivo de los ajustes es cancelar pequeños saldos que van quedando debido al manejo de cheques de terceros que muchas veces son por valores aproximados pero no exactos, asi van quedando pequeños importes que de alguna manera hay que cancelar para limpiar las cuentas.

El ajuste negativo resta de la cuenta corriente.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

La pantalla del proceso, es similar a la del ajuste positivo, salvo que muestra los débitos no cancelados de la cuenta a ajustar para que se imputen los importes que se quieren ajustar, este proceso debe ser usado solo a tal efecto y debe estar debidamente impedido para todos los usuarios que no tienen permisos de ajustar cuentas corrientes

División: es la división en donde usted quiere dejar registrada la operación

Comprobante y número: El comprobante es el que usted definió como comprobante de ajuste negativo, aunque el sistema incluye uno de cada tipo en las bases para que tenga como ejemplo y acorde a como fue creado se numerará en forma automática o manual.

Fecha de la operación / cliente / centro de costos: Identifican a quien le vamos a ajustar la cuenta y a qué centro de costo debemos imputarla

Moneda: Es la moneda en la que se va a cargar el ajuste, el sistema internamente registrará la operación en todas las monedas que usted haya habilitado en el sistema

Concepto: Es el concepto de la operación, es decir un concepto que agrupará a todos los movimientos del mismo tipo

Cuenta contable: Es la cuenta del plan de cuentas que utilizará el sistema para imputar la contrapartida del ajuste ya que la cuenta de deudores está en el cliente

Los datos hasta el momento solicitados, son los que va a usar el sistema para cada movimiento que usted ingrese en la grilla donde deberá ingresar los importes y vencimientos de la operación. Por ejemplo si usted está cargando saldos iniciales y quiere armar la deuda tal cual es, si un comprobante tiene 3 cuotas, deberá ingresar cada vencimiento con el importe correspondiente para el mismo comprobante

El botón grabar genera la operación, graba, actualiza las cuentas y si usted lo tiene habilitado también imprimirá el comprobante de ajuste

Ingreso de recibos

Este es uno de los procesos que más atención requieren, ya que cancelan deuda, pero también ingresan valores en efectivo, tarjetas de crédito, cheques además de registrar retenciones cuándo nos las hacen

El proceso cuenta con varios pasos que iremos describiendo junto a la imagen de manera que usted pueda fijar el orden y la operatoria correcta

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En la primer pantalla del ingreso de recibos, usted deberá ingresar los datos de la cabecera del mismo, los cuáles ya son comunes a muchos procesos que hemos visto en capítulos anteriores de este mismo manual, para indicarle al sistema el destinatario del recibo, deberá ingresar el código del cliente, que se rige por las mismas reglas que en otros procesos, es decir, búsqueda por código, alfabética o con botón derecho del mousse la búsqueda avanzada o la consulta de clientes que hemos detallado en el capítulo de maestros.

Como ya es clásico en la cabecera del recibo deberá ingresar división, fecha del recibo, comprobante de recibo que va a usar y el cliente al que se imputará el recibo, dejaremos para mas adelante las rendiciones de cobranzas

Deberá ingresar también, el centro de costo, concepto de operación el cobrador que intervino y la moneda de la operación, a partir de este momento tiene dos opciones o ingresa un pago a cuenta, el cuál no requiere de imputación de comprobantes o llama a pantalla a las facturas pendientes de cobrar para luego imputar el recibo sobre ellas

Para registrar pagos a cuenta, solo oprima el botón cobrado y el sistema le abrirá una pantalla donde podrá ingresar efectivo, valores en cheques y documentos y tarjetas de crédito, luego veremos mas detalladamente este punto si quiere cancelar facturas pendientes oprima el botón mostrar deuda que está en la cabecera y el sistema traerá a la grilla central todos los comprobantes pendientes que hay en la cuenta corriente del cliente solicitado, una vez en pantalla, usted podrá imputar el importe que le corresponda a cada uno

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Una vez en pantalla los movimientos pendientes, puede imputar pintando de la manera clásica de Windows con tecla SVG y clic del mouse y luego el botón aplicar; también puede ir ingresando en importe a aplicar factura por factura, el importe puede ser menor al saldo de cada comprobante

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En este caso se pintó y también se aplicaron comprobantes manualmente

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Si el recibo que estamos ingresando incluye retenciones que nos ha hecho el cliente, las mismas se ingresan oprimiendo el botón retenciones, para lo cual el sistema incluye la pantalla que vemos arriba donde cuenta con todas las posibles retenciones que se pueden aplicar, IVA, Ganancias, SUSS e Ingresos Brutos donde para cada una, usted deberá ingresar el numero de certificado que le entregaron como comprobante de la retención y el importe de la misma. Al completar, el sistema totalizara los importes y sumará al total del recibo.

Una vez cargadas las retenciones si las hay, oprima el botón cobrado para ingresar la forma de pago que recibió

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El sistema aceptará en tres ventanas las distintas formas de cobro, ya sea en efectivo, con valores en cheques, documentos en sus distintas formas y transferencias bancarias, por último podrá ingresar pagos en tarjeta de crédito. Si ingresa efectivo tipee el importe y el sistema mostrará solo la cuenta de caja que usted ha parametrizado en la configuración del sistema las opciones serán las de todos las formas de cobro en efectivo y en todas las monedas que usted haya definido

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Luego podrá ingresar valores cobrados, las opciones disponibles son cheques de clientes (firmados por ellos), cheques de terceros (son los entregados por un cliente nuestro pero que son de otros firmantes), documentos a cobrar aunque este método de pago esta en desuso lo incluimos, el sistema permitirá luego cobrarlos o transferirlos; también se admite como forma de cobro las transferencias bancarias por interdepósito.

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Por último al pie podrá ingresar cupones de tarjetas de crédito. Tanto para los cheques como para las tarjetas deberá completar una determinada cantidad de datos que se emplearán para hacer los registros de los valores recibidos, tales como fecha de depósito y acreditación, clearing y datos del banco emisor, pero son muy simples y conocidos por lo tanto no hace falta enumerarlos uno por uno.

Completada la operación de ingreso de valores, dar clic al botón salir y el sistema volverá a la pantalla inicial donde completará la operación con la orden de grabar.

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Con esta pantalla se completa el ingreso, en realidad una vez que conoce el procedimiento, la tarea es muy simple y rápida

Rendición de cobranzas

El objetivo de este proceso es el de recibir los recibos y valores traídos por el cobrador registrar el ingreso de la cobranza sin imputar ni detallar el recibo, tarea que en estas condiciones se puede hacer en otro momento e inclusive por otra persona.

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La rendición se opera en forma muy similar al ingreso del recibo que hemos explicado en el punto anterior

Una vez que se cargan los pagos y se detallan los valores, usted podrá en otro momento imputar cada recibo acorde a como lo detalle tesorería. Este proceso está pensado para que la cancelación se realice en dos pasos : primero hay alguien en la empresa que recibe al cobrador, ingresa la rendición y carga los valores en un segundo paso la misma u otra persona llama la rendición y la imputa adecuadamente

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Aplicación de comprobantes

Este proceso completa el proceso de rendición de cobranzas además de permitir imputar un recibo a cuenta que este ingresado pero sin imputación, cuándo nos referimos a imputación no es imputación contable si no la aplicación de los importes cobrados en un mismo recibo pero que afectan a una o mas facturas pendientes

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Al completar la cabecera, que ya hemos explicado varias veces inclusive en el ingreso de recibos, usted puede hacer dos tareas, o bien llama (ingresando el tipo de comprobante de recibo y su número) a un recibo de pago a cuenta que esté sin imputar y el sistema lo traerá a pantalla y le permitirá imputar el importe a las distintas facturas pendientes con locuál genera las cancelaciones

Puede también llamar una rendición de cobranza pendiente, ingresando el comprobante de la rendición y su número; en este caso el sistema traerá el detalle de la rendición y usted de la misma manera imputará los importes rendidos a los comprobantes pendientes al igual que se lo hemos explicado en el ingreso de recibos

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Una vez imputado se cancelan los comprobantes, pero el sistema no pedirá los valores, ya que fueron ingresados en la rendición o en el recibo de pago a cuenta

Ingresar recibos anulados

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Este proceso solo está incluido para respetar la correlatividad de los recibos y que se pueda llevar un control de correlatividad, se da cuando el cobrador por algún motivo anula el recibo hecho manualmente y queda el número sin asignar a ningún cliente

Desaplicar comprobantes

Desaplicar comprobantes es una función imprescindible si deseamos anular alguna operación hecha,. El sistema no le permitirá anular comprobantes si están aplicados, mas allá que por cualquier motivo necesite desaplicar por ejemplo un recibo para aplicarlo nuevamente de otra manera

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La operatoria es muy simple. Solo llame a pantalla el tipo y número de comprobante a desaplicar, el sistema lo mostrará en pantalla y usted deberá dar la orden de desaplicar. Esta operación no borra el comprobante, solo desaplica las imputaciones.

Anular comprobantes

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La anulación de comprobantes le permite eliminar comprobantes que fueron hechos con error, u operaciones que se desean anular por cualquier motivo - como, por ejemplo, una factura -.

La operatoria requiere que usted ingrese los datos que identifican al comprobante a anular, el sistema muestra en pantalla el importe del comprobante y ante la aceptación anula el mismo, encontrará que en la parte inferior de la pantalla se prevee la devolución de valores, eso es en caso que el comprobante a anular haya sido uno que recibió cobranza

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Para poder anular un comprobante éste debe estar desimputado

Anular recibos

Este proceso elimina recibos que previamente deben estar desimputados.

La anulación de un recibo implica la devolución de los valores recibidos como pago; el sistema, si dispone de esos valores, los mostrará y los saca de cartera o caja según el tipo de valor, pero si los valores recibidos ya no están disponibles, ya sea porque nos entregaron un cheque que ya fue depositado o entregado a un proveedor, el sistema sólo permite reembolsar al cliente con efectivo.

Vemos la operatoria:

La cabecera del proceso ya es más que conocida asi que no haremos referencia a los datos que solicita. Desde ya para anular un recibo éste debe estar desimputado y debemos conocer el tipo de comprobante usado y su número interno

El sistema trae a pantalla los datos, y en el cuerpo del comprobante muestra los valores recibidos e informa si dichos valores están disponibles o no, si están disponibles hace la anulación y saca los valores de cartera

Si no están disponibles, observe en la siguiente imagen el sistema solo le da opción de completar el importe a devolver con efectivo y no hay otra opción.

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Una vez completada la operación, el recibo es anulado aunque quedan registros en la base de auditoría del sistema y en la transcripción de la operación.

Consultar comprobantes

Este proceso, permite consultar comprobantes emitidos y reimprimirlos si asi lo desea.

La operatoria es sencilla: ingrese la división afectada al comprobante y el rango de fechas a mostrar - si tilda solo traerá la fecha pedida; si deja destildado traerá todos los comprobantes que encuentre entre las fechas pedidas -. En comprobante ingrese que tipo de comprobante quiere consultar, y en cliente ingrese de que cliente quiere consultar

Siempre debe seleccionar un tipo de comprobante, pero si deja el cliente en blanco trae todos los comprobantes sin discriminar el cliente

Marque el comprobante a consultar y de clic en las pestañas superiores para ir viendo la información del comprobante, si desea reimprimir una copia de clic en reimprimir

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