maestros del modulo proveedores del software erp manager: alta de proveedores, busqueda, consultas,
 

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Circuitos del sistema ERP Manager: Proveedores

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Maestros

Ingresar proveedores

Todos los ingresos de maestros, son similares y emplean la misma filosofía de operación; como ya lo hemos visto en el ingreso del maestro de artículos hay puntos que no vamos a repetir, aunque la carga de proveedores es muysimple ya que básicamente son datos de filiación que manejamos habitualmente en cuentas corrientes asi que no van a generarle ningún inconveniente

capturas de Sistema Isis ERP Manager

En búsqueda puede ingresar los primeros dígitos del código o las primeras letras del nombre para buscar un proveedor en la base de datos. Si lo que quiere hacer es ingresar uno nuevo, directamente ingrese el código que le va a asignar en el campo código. Con botón derecho del mouse, puede consultar y buscar proveedores; la búsqueda por este punto es avanzada y puede buscar por cualquier campo del maestro, ordenar ascendente o descendente cualquier dato, o hacer búsquedas por aproximación al igual que el ingreso de artículos. Más adelante, en este mismo capítulo, mostraremos la secuencia de consulta y búsqueda.

El código es alfanumérico de hasta 10 caracteres; y por ser alfanumérico ordena o ajusta de izquierda a derecha . Por lo tanto, si desea códigos sólo numéricos, tenga en cuenta esa particularidad y una vez que seleccione la cantidad máxima de dígitos que va a usar al ingresarlos rellene con ceros de izquierda para que ordene bien la codificación.

Puede usar códigos alfabéticos como GON-1024 aludiendo a González; es muy practico utilizar las primeras letras del nombre o razón social seguido de un número correlativo o los últimos dígitos del CUIT, pero usted seguramente ya tiene pensado como codificarlos, ésto es solo una ayuda para que pueda buscar la mejor forma de hacerlo. Tenga cuidado si usa códigos totalmente numéricos porque luego se ordenarán mal si no toma la siguiente precaución:

  • 11
  • 125
  • 1267
  • 1268
  • 1269
  • 2
  • 213
  • 267

Esto pasa porque el campo es alfanumérico y aunque sean números los toma como caracteres sin la condición de campo numérico que haría que solos se ajusten a derecha; la manera correcta es seleccionar la cantidad máxima de números que se van a usar como código - por ejemplo seis -, en este caso usted deberá ingresar los números rellenos con ceros de izquierda de esa manera al ser alfanumérico el campo ordenará como usted quiere

Lo correcto sería:

  • 000001
  • 000002
  • 000011
  • 000125
  • 000213
  • 001267
  • 001268
  • 001269

La pantalla general incluye algunos campos que vamos a explicar mas detalladamente, los campos de filiación no requieren de explicación, motivo por el cual no los mencionamos

Calificación : Es la que usted le asigne al proveedor y las opciones se dan de alta en la tabla de calificaciones

Estado: Es el estado del proveedor ante su empresa acorde a cómo lo califica el jefe de compras

  • Activo: Cuenta corriente normal
  • Suspendido: No le compramos, los pedidos de cotización y las facturas están inhabilitadas
  • Potencial: Es un proveedor al que estamos evaluando pero no le hemos comprado todavía
  • Sin Cuenta Corriente: Solo nos vende de contado

Condición de IVA: Es la situación de IVA ante la AFIP, el sistema contempla todas las condiciones legales vigentes y hace los cálculos acorde a como lo indica la ley impositiva.

Cuenta contable: Es la cuenta del plan de cuentas que corresponde a proveedores varios

Concepto de gastos: Es el que el sistema empleará por defecto cuándo ingresemos un gasto imputado al proveedor

El resto de los campos de esta pantalla son muy simple de completar

capturas de Sistema Isis ERP Manager

En la pantalla de adicionales encontrará datos para armar la clasificación, mas algunos datos útiles de configuración del proveedor. A continuación explicaremos los campos significativos.

Moneda: Es la moneda en la que queremos llevar las cuentas corrientes del proveedor que estamos ingresando. El sistema Isis ERP Manager es multimoneda y le permite a usted llevar las cuentas corrientes en una moneda base que puede ser cualquiera de las 5 disponibles (pesos argentinos más otras cuatro). El sistema, aunque usted le indique que quiere cuentas en dólares (por ejemplo), también llevará simultáneamente los saldos y operaciones en el resto de las monedas habilitadas de manera tal que usted pueda obtener resúmenes, saldos o movimientos en cualquiera de las monedas y en cualquier momento.

Límite de crédito: Está expresado en la moneda que usted use como base para el proveedor; el sistema controla el límite de crédito sumando los saldos de cuentas corrientes convirtiéndolos a la moneda de referencia que tiene el proveedor, luego le suma de la misma manera los cheques entregados a los proveedores que todavía no vencieron y ese importe lo compara contra el crédito asignado.

Condición de pago: Es la que le asignamos como habitual, de esa manera el sistema la mostrará cuando vamos a hacer una operación que la necesita, pero si el sistema está configurado adecuadamente usted podrá modificarla en el momento de la operación

Niveles de integración o de relación familiar: Este punto lo hemos nombrado en varias oportunidades dentro de este mismo manual - inclusive en las tablas y en niveles de productos y clientes y cuyo uso es similar -. Cada proveedor tiene la posibilidad de incluir hasta 4 niveles de agrupación familiar con el objetivo de ordenarlos, filtrarlos u obtener reportes del sistema que hacen referencia a datos u operaciones con los proveedores.

Fecha de última factura y de último pago: Son sólo campos informativos para que usted, de un vistazo rápido, pueda evaluar cuándo se movió la cuenta por última vez.

Código de cliente: Recuerde que el sistema admite cuentas corrientes conjuntas, es decir que un cliente sea proveedor y viceversa. Si usted ingresa en este campo el código de un proveedor el sistema enlazará ambas cuentas corrientes como si fueran una sola; luego podrá ver los resúmenes y otros reportes en forma conjunta.

El resto de los campos de esta pantalla no requieren explicación

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Como datos complementarios, usted cuenta con 4 archivos adjuntos como máximo. Esos archivos adjuntos, pueden ser planillas excel, archivos en formato .pdf, .jpg u otros similares. Estos pueden contener contratos o cualquier información adjunta que necesitemos, de esta manera podemos acceder a ella cada vez que necesitemos consultarla.

Comentarios: Es un campo memo sin límite, sólo sirve para consultar, ya que los campos memo no se pueden imprimir precisamente porque no tienen límite, pero lo puede chequear en la consulta de proveedores.

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Esta pantalla está destinada al ingreso de los contactos que podamos tener dentro del proveedor, el objetivo es a los efectos de tener disponible esa información cada vez que la necesitemos.

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Esta pantalla está preparada para las empresas que cuentan con certificación ISO 9000 de calidad y se explica la función en el módulo dedicado a este tema en forma exclusiva al igual que cualquier característica asociada a calidad que se incluya en el sistema.

Consultas y búsqueda de proveedores: Con botón derecho del mouse en el campo de búsqueda de la pantalla general usted puede buscar o consultar cualquier dato de la base de proveedores. Estas opciones las explicamos en este mismo capítulo asi evitamos explicarlas dos veces.

Búsqueda de proveedores

Este procedimiento está disponible como punto aparte, o bien integrado en todos los lugares del sistema donde usted pueda ingresar un campo de búsqueda de proveedores. En cualquier módulo del sistema con botón derecho del mouse se abre el cuadro de dialogo que le da acceso a la búsqueda

capturas de Sistema Isis ERP Manager

La grilla ingresa la totalidad de los proveedores cualquiera sea su condición, mostrando la totalidad de los campos que se incluyen en el maestro. Usted puede ordenar cualquiera de ellos simplemente marcando la columna y usando cualquiera de las opciones de ordenamiento ascendente o descendente disponibles, la búsqueda dentro de estos campos es igual a las búsquedas habilitadas en el módulo de stock, los procedimientos son similares en todo el ERP para que usted, una vez que los aprenda, le resulten familiares y con similitud de operación para que no tenga problemas con el aprendizaje de la operación del sistema.

Con doble clic en el proveedor seleccionado el sistema lo transporta a la pantalla que lo habilita para su modificación.

Consulta de proveedores

Este procedimiento esta disponible como punto aparte o bien integrado en todos los lugares del sistema donde usted pueda ingresar un campo de búsqueda de proveedores en cualquier módulo del sistema.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

En esta pestaña de la consulta, usted deberá seleccionar y "marcar" al proveedor que quiere consultar; la grilla le da opciones de filtrado por los niveles de agrupación familiar, o estado del proveedor. También puede ordenar la grilla por cualquier campo ascendente o descendente y buscar dentro de cada campo del proveedor deseado; una vez localizado, márquelo con un clic y al ir oprimiendo cada pestaña de la cabecera el sistema le mostrará la consulta incluida en la pestaña.

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Saldos: Usted podrá ver todos los saldos disponibles del proveedor consultado, la fecha de la última operación de compra y pago con el proveedor; cada saldo mostrado en pantalla que esta asociado a movimientos incluye un botón de datos adicionales. Este botón muestra en la grilla inferior los movimientos que conforman el saldo que se muestra de cada rubro, cuantas corrientes,cheques, etc.

También podrá ver el crédito otorgado y la diferencia a favor o en contra

capturas de Sistema Isis ERP Manager

La pestaña de pedidos de cotización le muestra todos las cotizaciones acorde al estado que usted seleccionó en la cabecera, usted puede marcar cualquiera de ellos y solicitar que el sistema lo muestre en pantalla e inclusive lo reimprima.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Al igual que la pestaña anterior, ésta permite consultar todos las órdenes de compra hechas y disponibles en la base de datos que estén asociadas al proveedor consultado; puede ver el contenido del comprobante tal cual fue confeccionado y re imprimirlo

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Al igual que la pestaña anterior ésta permite consultar todos los remitos recibidos pendientes de facturar y disponibles en la base de datos que estén asociados al proveedor consultado; puede ver el contenido del comprobante tal cual fue confeccionado y re imprimirlo

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La pantalla de consulta sobre el procedimiento de ISO - Calidad, por ser un proceso muy complejo, está disponible en el manual dedicado exclusivamente a empresas certificadas que han adquirido el módulo de gestión de calidad

Ingreso de bancos

Ya a esta altura de la lectura del manual, si es que lo ha leído del primer capítulo en adelante, no requiere de mucha explicación para dar de alta un maestro, ya sea de bancos, proveedores o cualquier otro, ya que la filosofía de trabajo fue explicada en muchos puntos anteriores de este manual.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

En la pantalla General, están los datos de filiación general del banco por lo tanto no hay nada importante que debamos detallar como siempre la consulta esta habilitada con botón derecho del mouse en el campo de búsqueda por código o alfabético

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En la pantalla de complementarios además de los documentos asociados, datos impositivos y cuenta contable del banco hay un campo que si es muy importante y es el código de cliente al que está asociado el banco.

Debemos dar de alta un cliente que esté asociado a cada banco; la única manera de estandarizar las operaciones aunque sean hechas por un banco es asociarlas con las compras y las ventas o los pagos y las cobranzas

Habitualmente si vendemos con tarjeta de crédito el banco nos liquida (nos paga, y el pago esta asociado a un cliente) también cuándo nos paga, nos hace retenciones por lo general de ingresos brutos pero puede hacer de otros impuestos como IVA, etc.. En ese caso si asociamos quien nos retiene, la respuesta es un cliente, o sea que para poder cobrar la liquidación de las tarjetas de crédito o para registrar una retención que luego debemos restar de la liquidación a pagar de dicho impuesto, el banco debe ser dado de alta como cliente con código propio, datos impositivos y lo necesario para que cuando el sistema reciba por medio de una conciliación bancaria una retención o un pago por acreditación de ventas con tarjeta, el sistema emplee la cuenta corriente del banco como cliente al cuál le imputará este tipo de operaciones.

Realice el alta de un cliente con el mismo nombre del banco, póngale un código que comience con Z para que lo ubique al final del listado y usted pueda desecharlo en los rangos desde / hasta cliente de los filtros de listados.

El número que le dio debe ser ingresado en este campo del maestro de bancos y luego oprime el botón Generar para que Isis ERP Manager genere el vínculo.

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Esta pantalla está destinada al ingreso de los contactos que podamos tener dentro del banco, el objetivo es tener disponible esa información, para consultarla cada vez que la necesitemos

No hay mucho que explicar en este punto, ya que los datos a ingresar son solo de filiación de cada contacto, puede ingresar todos los que quiera, cada uno cuenta con datos personales mas los datos de ubicación y un campo memo individual para cada uno.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Isis ERP Manager permite hacer control de chequeras en stock y en uso de manera de poder controlar que todos los cheques que se emiten estén dentro del rango de números habilitados de chequeras en uso, inclusive encontrará un reporte de correlatividad.

Como el sistema está preparado para imprimir los cheques en el momento de hacer órdenes de pago en forma simultánea, es decir al emitir la orden de pago por otra impresora en forma simultánea puede imprimir el cheque cada chequera puede estar asociada a un formato de impresión de cheque diferente aunque eso sucede sólo con bancos diferentes, nuestros técnicos implementadores formatean la impresión de los cheques acorde al formato de cheque que cada cliente usa.

Una chequera está en uso si está activa, si me entregan chequeras pero no están en uso ingréselas pero no las active hasta que empiece a usarlas. El sistema le mostrará en esta pantalla cuál fue el último numero de cheque emitido cuándo usted hace el control de chequeras, y este control debe habilitarlo en el módulo de configuración del sistema

Si imprime cheques del banco debe activar el cuadro imprime e ingresar el nombre del reporte que le proveerán nuestros técnicos que es el que se adapta el formato del cheque que quiere imprimir

Búsqueda de bancos

Este procedimiento esta disponible como punto aparte o bien integrado en todos los lugares del sistema donde usted pueda ingresar un campo de búsqueda de bancos en cualquier módulo del sistema con botón derecho del mouse se abre el cuadro de dialogo que le da acceso a la búsqueda

capturas de Sistema Isis ERP Manager

La grilla ingresa la totalidad de los bancos cualquiera sea su condición, mostrando la totalidad de los campos que se incluyen en el maestro, usted puede ordenar cualquiera de ellos simplemente marcando la columna y usando cualquiera de las opciones de ordenamiento ascendente o descendente disponibles. La búsqueda dentro de estos campos es igual a las búsquedas habilitadas en el módulo de stock, los procedimientos son similares en todo el ERP Manager para que usted una vez que los aprenda le resulten familiares y con similitud de operación para que no tenga problemas con el aprendizaje de la operación del sistema.

Con doble clic en el banco seleccionado el sistema lo transporta a la pantalla que lo habilita para su modificación.

 

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