procesos de proveedores: ajustes de cuentas corrientes, registro de pagos, circuito de autorizacion de pagos, emision de ordenes de pago, aplicacion de comprobantes, consultas, cuentas corrientes unificadas
 

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Circuitos del sistema ERP Manager: Proveedores

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Procesos

Ajuste positivo de proveedores

Todos los procesos que incluyen alguna cuenta corriente, ya sea bancaria o de clientes o proveedores, requieren procesos que permitan hacer ajustes tanto positivos como negativos

El objetivo de los ajustes positivos, es para regularizar la cuenta corriente cuando se analiza la misma y se detecta que contiene créditos en exceso.

Básicamente un ajuste sólo toca la cuenta corriente sin registrar impositivamente la misma, los ajustes positivos suman a la cuenta corriente del proveedor o sea incrementan la deuda que mantenemos con él.

La deuda incrementada por medio de estos ajustes, no puede ser aplicada o cancelada al momento de emitir una orden de pago.

Sólo es posible aplicar los ajustes positivos con órdenes de pago (ya emitidas) o notas de crédito pendientes por medio del proceso de aplicación de comprobantes.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

La pantalla del proceso le pide que ingrese la información necesaria para hacer la operación; los datos son simples y los describimos a continuación.

División: Es la división en donde usted quiere dejar registrada la operación

Comprobante y número: El comprobante es el que usted definió como comprobante de ajuste positivo, aunque el sistema incluye uno de cada tipo en las bases para que tenga como ejemplo y, acorde a como fue creado, se numerará en forma automática o manual.

Fecha de la operación, proveedor y centro de costos: Identifican a quien le vamos a ajustar la cuenta y a qué centro de costo debemos imputarla

Moneda: Es la moneda en la que se va a cargar el ajuste. El sistema internamente registrará la operación en todas las monedas que usted haya habilitado en el sistema

Concepto: Es el concepto de operación, es decir un concepto que agrupará a todos los movimientos del mismo tipo

Cuenta contable: Es la cuenta del plan de cuentas que utilizará el sistema para imputar la contrapartida del ajuste, ya que la cuenta de proveedores esta en la ficha del proveedor

Los datos hasta el momento solicitados son los que va a usar el sistema para cada movimiento que usted ingrese en la grilla donde deberá ingresar los importes y vencimientos de la operación; por ejemplo si usted está cargando saldos iniciales y quiere armar la deuda tal cual es, si un comprobante tiene 3 cuotas, deberá ingresar cada vencimiento con el importe correspondiente para el mismo comprobante

El botón grabar genera la operación, graba, actualiza las cuentas y, si usted lo tiene habilitado, también imprimirá el comprobante de ajuste

Es importante saber que lo más conveniente para hacer la carga de inicio es ingresar todos los comprobantes pendientes de cancelar de manera tal que, al ingresar una orden de pago, pueda hacer las imputaciones correspondientes. Si usted desea sólo ingresar un saldo de inicio este punto es el adecuado, pero debe recordar que luego sólo podrá bajar ese saldo de inicio con ajustes negativos, ya que la orden de pago no puede imputar sobre un ajuste positivo

Ajuste negativo de proveedores

El objetivo de los ajustes es cancelar pequeños saldos que van quedando debido al manejo de cheques de terceros que muchas veces son por valores aproximados pero no exactos; así van quedando pequeños importes que de alguna manera hay que cancelar para limpiar las cuentas ya que nadie los reclama ni los paga. El ajuste negativo resta de la cuenta corriente.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

La pantalla del proceso es similar a la del ajuste positivo, salvo que muestra los débitos no cancelados de la cuenta a ajustar para que se imputen los importes que se quieren ajustar. Este proceso debe ser usado solo a tal efecto y debe estar debidamente impedido para todos los usuarios que no tienen permisos de ajustar cuentas corrientes

División: Es la división en donde usted quiere dejar registrada la operación

Comprobante y número: El comprobante es el que usted definió como comprobante de ajuste positivo, aunque el sistema incluye uno de cada tipo en las bases para que tenga como ejemplo y, acorde a como fue creado, se numerará en forma automática o manual.

Fecha de la operación, proveedor y centro de costos: Identifican a quien le vamos a ajustar la cuenta y a qué centro de costo debemos imputarla

Moneda: Es la moneda en la que se va a cargar el ajuste. El sistema internamente registrará la operación en todas las monedas que usted haya habilitado en el sistema

Concepto: Es el concepto de operación, es decir un concepto que agrupará a todos los movimientos del mismo tipo

Cuenta contable: Es la cuenta del plan de cuentas que utilizará el sistema para imputar la contrapartida del ajuste, ya que la cuenta de proveedores esta en la ficha del proveedor

Los datos hasta el momento solicitados, son los que va a usar el sistema para cada movimiento que usted ingrese. En la grilla del pie usted deberá imputar el importe a cancelar en cada movimiento y al final se generará el ajuste cancelando todos los movimientos que imputó.

Ingreso de comprobantes

A diferencia de las operaciones con los clientes, donde el sistema genera el comprobante, en proveedores nos limitamos a ingresar los comprobantes que recibimos de manera que al re-procesar se generen los impuestos correspondientes mas las cuentas corrientes.

Dentro de este módulo el ingreso de comprobantes solo registra deuda monetaria y no toca stock, ya que no se ingresan las cantidades de los distintos productos comprados; para eso existe el módulo de compras, donde podrá ingresar la factura de compra detallada y asi el sistema ingresará deuda y cantidades en forma simultánea.

Esta operatoria está pensada para empresas que no llevan stock y solo desean registrar las deudas en cuentas corrientes

capturas de Sistema Isis ERP Manager

La cabecera del comprobante ya es un clásico a esta altura, salvo pequeñas variantes todas requieren mas o menos la misma

División: Es la división en donde usted quiere dejar registrada la operación

Comprobante y número: El comprobante es el que usted definió como comprobante de ajuste positivo, aunque el sistema incluye uno de cada tipo en las bases para que tenga como ejemplo y, acorde a como fue creado, se numerará en forma automática o manual.

Fecha de la operación, proveedor y centro de costos: Identifican a quien le vamos a ajustar la cuenta y a qué centro de costo debemos imputarla

Moneda: Es la moneda en la que se va a cargar el ajuste. El sistema internamente registrará la operación en todas las monedas que usted haya habilitado en el sistema

Concepto: Es el concepto de operación, es decir un concepto que agrupará a todos los movimientos del mismo tipo

Como lo que vamos a ingresar es una factura del proveedor el sistema pide algunos datos adicionales.

Normalmente en las cabeceras el sistema pide la fecha de la operación. En este proceso aparte de esa fecha el sistema solicita fecha de la DD.JJ (declaración jurada); esta fecha se utiliza para que el sistema incluya la factura a ingresar en un mes que no es el del comprobante. Por ejemplo si ya hemos cerrado el mes fiscal, y hemos confeccionado las declaraciones de IVA Compras del mes, ya no podemos agregar facturas aunque sean del mes cerrado. Esto sucede habitualmente cuándo recibimos facturas del mes anterior, pero después de haber cerrado el mes, por lo tanto debemos ingresar esa factura con fecha de la operación real, pero con fecha de la DD.JJ el día 1 del mes siguiente, de manera que se agregue a la declaración jurada siguiente.

Podemos ingresar alguna leyenda específica que deseemos que se incluya en el asiento contable que el sistema va a generar automáticamente con la carga de la factura

Si el proveedor tiene ingresado un CIA, este será mostrado para que usted lo confirme y en la medida que el sistema esté configurado para usar el CIA en los proveedores

Otros datos como la provincia y el porcentaje de retención de IVA son mostrados pero se pueden cambiar.

En el cuerpo del comprobante, encontraremos lugar para ingresar los distintos conceptos de imputación con el importe correspondiente a cada uno

Recuerde que hemos creado conceptos de imputación con el objetivo de que cualquier persona pueda imputar correctamente un comprobante. Cada concepto de imputación que usted ingrese, debe estar asociado a un centro de costo, de manera que el gasto, aparte de imputarse correctamente a la contabilidad, se cargue al centro de costo adecuado para luego obtener resultados por centro de costo, cosa muy útil para controlar los gastos de la empresa pero también en empresas de servicios que contratan obras determinadas; usted puede asignarle a cada obra un centro de costo, cuando ingresa los gastos y emite facturas asocia esos comprobantes al centro de costo que es la obra que esta realizando, al finalizar podrá revisar operación por operación asignada a la obra y calcular costos y utilidades de cada obra en particular. Esto es muy usado por empresas constructoras y similares.

Notará que hay dos importes posibles uno con signo mas y otro con signo menos, evidentemente solo podrá ingresar importe en uno de ellos. Pero ¿por qué importe positivo e importe negativo si estamos cargando una factura de proveedor?. Porque, por ejemplo, los despachantes de aduana ponen en la misma factura de gastos que nos envían suman y restan importes al igual que aquellos que emiten liquidaciones; y como Isis ERP Manager contempla ese tipo de operaciones es necesario que usted esté posibilitado de ingresar tanto importes que van a sumar a la factura o aquellos que van a restar de la factura y preferimos ingresarlos así a usar valores negativos.

Salvo operaciones como las enunciadas, los importes de los ítems deben ser cargados en importe positivo.

Por último en cada ítem puede agregar un comentario.

Cuenta con el botón para ingresar percepciones de Ingresos Brutos discriminadas por provincia si corresponden.

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Por último el botón calcular que está al costado del título de IVA, hará los cálculos finales mostrando los totales del comprobante que usted lo acepte y se grabe en la base de datos.

Este mismo proceso le permitirá ingresar notas de crédito, débito y cualquier otro comprobante relacionado con cuentas corrientes de proveedores.

Atención: Si ingresa una compra contado cuyo comprobante fue definido como compra contado y tiene habilitado el ingreso de valores, este mismo proceso habilita el botón valores, para que ingrese la forma de cobro. La pantalla es la misma que se utiliza para el cobro de recibos, ya que es un proceso estandarizado que se usa en todo el sistema.

Cambio de porcentaje de retención de IVA

Este proceso está en el sistema con el único objetivo de corregir posibles errores en los porcentajes de retenciones. El sistema toma los porcentajes de las bases del sistema; si por error algún porcentaje está mal ingresado este proceso le permitirá corregir el error

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Ingrese la cabecera tradicional para identificar al proveedor, desde qué fecha desea buscar y el tipo de comprobante, y el sistema traerá a pantalla todos los comprobantes del tipo para que usted pueda hacer las modificaciones correspondientes, al grabar hace los cambios necesarios para que las correcciones queden registradas

Autorización de pagos

Cuándo trabajamos con autorizaciones de pagos el sistema no generará ningún tipo de pagos a menos que exista una aprobación previa por parte de un supervisor habilitado a tal fin. El sistema sólo permirá realizar pagos por importes iguales o inferiores al monto mínimo que no requiere autorización. En configuración / módulo de proveedores usted habilita al sistema a que utilice autorización de pagos e ingrese los montos que no requieren autorización.

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En la primer pantalla del proceso usted puede ingresar tanto el rango de fechas como los tipos de comprobantes que requerirán autorización dentro del período indicado. También deberá ingresar el concepto de autorización que deberá estar definido con anticipación o bien debe ser ingresado en el momento abriendo la pantalla correspondiente con botón derecho del mouse en código del concepto

Con el botón mostrar débitos el sistema traerá a la grilla los comprobantes seleccionados con los respectivos importes para que sean autorizados.

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Una vez mostrados en la grilla, usted deberá marcar los que autoriza e ingresar el monto que autoriza, ya que éste puede ser menor al del total adeudado; al igual que el ingreso de recibos de clientes o la orden de pago de proveedores, usted puede pintar los comprobantes y oprimir el botón aplicar.

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Puede marcar un comprobante y oprimir el botón consultar comprobante, en ese caso el sistema mostrará una ventana con el detalle del comprobante consultado, pudiendo ver toda la transcripción del mismo oprimiendo las distintas pestañas disponibles de la consulta

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Por último oprima el botón grabar para cerrar la operación de autorización. Este es uno de los procesos a los cuáles solo deben poder entrar las personas autorizadas(vea el proceso de herramientas, usuarios y perfiles).

Orden de pago

Este es uno de los procesos que mas atención requieren, ya que cancelan deuda, pero también descargan valores en efectivo, cheques propios y de terceros que tenemos en cartera y/o documentos además de registrar retenciones cuándo las hacemos.

El proceso cuenta con varios pasos que iremos describiendo junto a la imagen de manera que usted pueda fijar el orden y la operatoria correcta

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En la primer pantalla del ingreso de órdenes de pago, usted deberá ingresar los datos de la cabecera del mismo, los cuales ya son comunes a muchos procesos que hemos visto en capítulos anteriores de este mismo manual. Deberá indicar a qué proveedor le vamos a pagar; para ello deberá ingresar el código, que se rige por las mismas reglas que en otros procesos, es decir, búsqueda por código, alfabética o con botón derecho del mousse la búsqueda avanzada o la consulta de proveedores que hemos detallado en el capítulo de maestros.

Como ya es clásico, en la cabecera de la orden de pago deberá ingresar división, fecha de la orden, comprobante que va a usar y el proveedor al que se imputará el pago.

Deberá ingresar también, el centro de costo, concepto de operación y la moneda de la operación. A partir de este momento tiene dos opciones : o ingresa un pago a cuenta, el cuál no requiere de imputación de comprobantes, o llama a pantalla a las facturas pendientes de pagar para luego imputar la orden sobre ellas.

Para registrar pagos a cuenta, solo oprima el botón pagado y el sistema le abrirá una pantalla donde podrá ingresar efectivo, valores en cheques y documentos - luego veremos más detalladamente este punto -. Si quiere cancelar facturas pendientes oprima el botón mostrar deuda que está en la cabecera y el sistema traerá a la grilla central todos los comprobantes pendientes que hay en la cuenta corriente del proveedor solicitado; una vez en pantalla, usted podrá imputar el importe que le corresponda a cada uno

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Una vez en pantalla los movimientos pendientes, puede imputar pintando de la manera clásica de Windows con tecla SVG y clic del mouse, y luego el botón aplicar. También puede ir ingresando en importe a aplicar factura por factura; el importe puede ser menor al saldo de cada comprobante.

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En este caso se pintó y también se aplicaron comprobantes manualmente; al oprimir el botón retenciones, el sistema muestra las retenciones calculadas pero podemos modificarlas manualmente

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Una vez chequeadas las retenciones si las hay, oprima el botón pagado para ingresar los valores con lo que va a pagar. El sistema aceptará en dos ventanas las distintas formas de pago, ya sea en efectivo, con valores en cheques, documentos en sus distintas formas y transferencias bancarias.

Si ingresa efectivo tipee el importe y el sistema mostrará solo la cuenta de caja que usted haya parametrizado en la configuración del sistema; las opciones serán las de todos las formas de pago en efectivo y en todas las monedas que usted haya definido

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Luego podrá ingresar valores de cartera o cheques de nuestras cuentas bancarias; también se admite como forma de pago las transferencias bancarias por interdepósitos. Oprimiendo el botón mostrar valores en cartera, el sistema traerá a la grilla inferior todos los cheques que tenemos en cartera con los cuáles podemos efectuar pagos. Con clic en el cheque lo pasa como valor para pagar.

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Ante cualquier duda puede hacer una consulta de cualquier comprobante que vea en pantalla. Para completar la operación oprima el botón grabar.

Asignar número de recibo a la orden de pago

Solo a los efectos informativos y de consulta posterior, usted puede ingresar en cada orden de pago hecha el número de recibo del proveedor que nos dieron como respaldo de nuestro pago. En el momento de confeccionar la orden de pago ese número no lo tenemos y muchas veces nos hacen reclamos de pagos que hemos hecho pero nuestros proveedores por cualquier motivo no lo tienen registrado en sus cuentas corrientes; al poder ingresar posteriormente el número de recibo que nos dieron al recibir nuestro pago podremos tener una consulta rápida si algún proveedor nos reclama un pago que si hicimos, dándoles el numero de recibo que nos dieron al recibirlo.

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Aplicación de comprobantes

Este proceso permite imputar una orden de pago que está a cuenta a las facturas sin cancelar. Cuando nos referimos a imputación no es imputación contable sino la aplicación de los importes pagados en una misma orden de pago pero que afectan a una o mas facturas pendientes.

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Al completar la cabecera, que ya hemos explicado varias veces inclusive en el ingreso de recibos, usted puede hacer dos tareas: o bien llama (ingresando el tipo de comprobante y su número) a una orden de pago a cuenta que esté sin imputar y el sistema la traerá a pantalla y le permitirá imputar el importe a las distintas facturas pendientes con lo cual genera las cancelaciones

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Una vez imputada, se cancelan los comprobantes pero el sistema no pedirá los valores, ya que fueron ingresados en la orden de pago que había quedado a cuenta

Desaplicar comprobantes

Desaplicar comprobantes es una función imprescindible si deseamos anular alguna imputación hecha. El sistema no le permitirá anular comprobantes si están aplicados, mas allá que por cualquier motivo necesite desaplicar por ejemplo una orden de pago para aplicarla nuevamente de otra manera.

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La operatoria es muy simple: solo llame a pantalla el tipo y número de comprobante a desaplicar, el sistema lo mostrará en pantalla y usted deberá dar la orden de desaplicar. Esta operación no borra el comprobante, solo desaplica las imputaciones.

Anulación de comprobantes

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La anulación de comprobantes le permite eliminar comprobantes que fueron hechos con error, u operaciones que se desean anular por cualquier motivo por ejemplo una factura de compra.

La operatoria requiere que usted ingrese los datos que identifican al comprobante a anular, el sistema muestra en pantalla el importe del comprobante, puede consultar y seguir la trazabilidad del comprobante por medio de la consulta incluida en el proceso que se llama desde el icono con lupa que está disponible pegado al número de comprobante

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Para poder anular un comprobante, éste debe estar desaplicado.

Anulación de ordenes de pago

Este proceso elimina las ordenes de pago, las que previamente deben estar desaplicadas.

La anulación de una orden de pago implica la devolución de los valores entregados como pago que el sistema tiene identificados y devuelve a su condición original de antes de emitir la orden de pago

Vemos la operatoria:

La cabecera del proceso ya es mas que conocida asi que no haremos referencia a los datos que solicita. Desde ya para anular una orden de pago ésta debe estar desaplicada y debemos conocer el tipo de comprobante usado y su número interno

El sistema trae a pantalla los datos, y muestra las referencias y totales de la orden de pago.

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Al oprimir el botón anular, el sistema cancela la orden de pago y devuelve todos los valores a su estado original. Está disponible la consulta de comprobantes a anular oprimiendo el botón de búsqueda disponible al lado del numero del comprobante a anular.

Diferencias de cambio

Al igual que el proceso de diferencias de cambio en las cuentas con los clientes, usted podrá tener diferencias de cambio en facturas en moneda extranjera que al día de recibirlas el cambio de la moneda de la operación haya sido diferente del cambio al día de pago. Básicamente este proceso permite ajustar las diferencias de cambio ya sean con débitos o créditos que nos hayan enviado nuestros proveedores, en la cabecera del proceso, usted seleccionará que tipo de comprobante va a usar para el crédito y/o débito que el sistema ingresará para cancelar las diferencias de cambio

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Compensación de cuentas corrientes unificadas

Como ya hemos nombrado en varias oportunidades en este mismo manual, el sistema admite cuentas corrientes conjuntas, que son aquellas en donde un cliente es a su vez proveedor de nuestra empresa. En ese caso y aunque cada cuenta se trata por separado, el sistema permite hacer compensaciones y obtener reportes de las cuentas unificados para hacer un análisis mas detallado

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Lo que hace el sistema es mostrar un detalle de las cuentas y las posibles aplicaciones que hay entre ellas, aunque por temas impositivos en ningún caso las operaciones pueden ser eliminadas para compensarlas.

Consulta de comprobantes

Este proceso permite consultar comprobantes ingresados y reimprimirlos si asi lo desea.

La operatoria es sencilla: ingrese la división afectada al comprobante y el rango de fechas a mostrar si tilda solo traerá la fecha pedida si deja destildado trae todos los comprobantes que encuentre entre las fechas pedidas en comprobante ingrese que tipo de comprobante que quiere consultar, y en proveedor ingrese el código que quiere consultar

Siempre debe seleccionar un tipo de comprobante, pero si deja el proveedor en blanco trae todos los comprobantes sin discriminar el proveedor

Marque el comprobante a consultar y de clic en las pestañas superiores para ir viendo la información del comprobante; si desea reimprimir una copia, haga clic en reimprimir.

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