carga y administracion de presupuestos y pedidos en el modulo ventas del software ERP Manager
 

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Circuitos del sistema ERP Manager: Ventas

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Presupuestos y pedidos

Metodología del proceso de facturación

El circuito de facturación del software Isis ERP Manager comienza en el presupuesto, sigue con el pedido de cliente y luego puede haber entregas parciales con emisión de remitos que se van a facturar posteriormente, facturación, luego la facturación de los remitos y/o facturación directa sin remitos previos; también dispone de facturación anticipada, electrónica, fiscal (con controladores e impresoras fiscales) y otras modalidades que detallaremos más adelante, en este mismo manual.

No tiene obligación de pasar por todos, desde ya usted entra en el proceso que quiera, puede cumplirlo todo o solo ingresar el pedido y facturarlo, o bien directamente hacer la factura sin ningún requisito previo, el sistema contempla todas las posibilidades para que usted pueda desarrollar el procedimiento como más le convenga a su empresa.

Cuando analizamos los procesos, tratamos de armarlos con diseños simples y claros, de manera que los usuarios no tengan problemas para interpretarlos, hay algunos procesos que de por si son complicados pero de todas formas tratamos de que las partes sean similares en todos ellos para que una vez que usted comprenda la filosofía de trabajo le sea muy fácil entender la mecánica de carga de datos.

Todos los procesos del circuito de facturación cuentan con una cabecera un cuerpo y un pie. En la cabecera se ingresan los datos del cliente, condiciones de venta, datos del vendedor y de identificación general. La mayor parte de ellos serán mostrados por defecto ya que están parametrizados en la configuración del módulo de ventas

En el cuerpo se ingresan los datos de los productos - uno por cada renglón -;cada producto puede usar una lista de precios diferente así como tener bonificaciones en cantidad, descuentos individuales o ser productos con trazabilidad que registran lote, serie o despacho de aduana. El precio unitario lo muestra el sistema acorde a los parámetros ingresados y a la lista de precios que emplee y el sistema calcula los montos de cada artículo.

En el pie del comprobante usted puede agregar descuentos adicionales, y hacer el cálculo final oprimiendo el botón calcular lo que muestra los totales generales de todo el comprobante y lo deja listo para grabar e imprimir. El sistema graba una copia PDF de cada comprobante en la carpeta que usted definió para la opción que luego le permitirá consultar y reimprimir facturas hechas.

Este método es el mismo que verá en todos los siguientes puntos de las diferentes formas de ingresar presupuestos, pedidos, facturas y remitos en todas sus modalidades; por lo tanto en esos procesos solo explicaremos el objeto principal sin volver a repetir la metodología.

Hay una particularidad en todos los procesos, que consiste en que el ingreso, la modificación y la eliminación están separados en procesos diferentes pero es al solo efecto de que usted pueda dar permiso a cada uno a distintas personas. Por ejemplo si usted ingresa un pedido que requiere de autorización y una vez autorizado alguien con permiso de ingreso lo llama y lo modifica, el sistema pierde sustentabilidad en la seguridad de la información

Nosotros decidimos armar procesos separados para que los permisos de usuario identifiquen perfectamente quién puede ingresar un comprobante, quién puede modificarlo una vez ingresado y quién puede eliminarlos. Evidentemente por medio de los permisos usted habilita a quien está autorizado, protegiendo así su información.

Ingreso de presupuestos

El ingreso de un presupuesto permite registrar todas las cotizaciones que le hacemos a nuestros clientes. Además sirven para hacer una evaluación de los presupuestos emitidos contra lo realmente vendido, lo que permite conocer la efectividad del sector de comercialización; inclusive hay reportes que nos brindan esa información

capturas de Sistema Isis ERP Manager

El ingreso del presupuesto incluye en su cabecera, la división que afectará el presupuesto, tipo de comprobante y número que será incorporado automáticamente o por usted en forma manual acorde a como usted haya parametrizado la opción en la configuración del módulo.

Moneda de la operación, que es en la que se registra la cuenta corriente en caso que llegue a la factura. Recuerde que el sistema maneja hasta cinco monedas simultáneas y usted es el que las da de alta y las habilita, puede usar menos de cinco pero todas las operaciones que haga se registran internamente en todas las monedas habilitadas, permitiéndole en forma posterior pedir los informes en cualquier moneda de las habilitadas aunque la operación se haya hecho en una diferente

Deberá ingresar también el vendedor asociado a la operación que será al que se le asigne la comisión si la hay.

Número de orden de compra, así queda asociada a la operación. Puede cambiar el domicilio de facturación y/o la dirección de entrega de la mercadería; también deberá ingresar el transportista. La mayoría de la información de la cabecera está predeterminada, ya sea en la configuración del módulo de ventas, en los datos por defecto que tiene asociado el cliente en la ficha, en las listas de precios y otros.

Aunque el sistema muestre por defecto valores en los campos de la cabecera, usted podrá cambiarlos, salvo que en la configuración del sistema esa acción esté inhabilitada y usted no tenga los permisos suficientes para sortearlos.

Una vez completada la cabecera, usted deberá comenzar a ingresar el detalle de los productos a presupuestar. Cada ítem del cuerpo representa un producto; la pantalla se mostrará de diferentes maneras acorde a como usted parametrizó la configuración del módulo de ventas. Por ejemplo, si usted indicó que utiliza 3 descuentos, el cuerpo mostrará tres descuentos posibles; si usted indicó que utiliza 2 medidas de stock de los productos, (por ej. cajas de 6 botellas), el sistema mostrará el cuerpo con la posibilidad de ingresar dos unidades de medida por producto, y así con cualquier opción que usted haya definido en la configuración del sistema,

Cada producto tiene la posibilidad de usar una lista de precios diferente, aunque es poco común ya que por lo general cada cliente trabaja con su propia lista o con una lista general menos descuentos, pero si así lo necesita el sistema lo prevee. Si no informa que utilizará una lista por cada ítem el sistema tomará los precios de la lista que usted ingresó en la cabecera del comprobante. Si el producto que ingresa no está en la lista de la cabecera y tampoco incluyó una lista específica para el producto, el sistema se detiene en el campo de precio y usted deberá ingresar el precio manualmente. Inclusive si el sistema muestra el precio de la lista o el precio resultado del valor de lista menos descuentos, de todas maneras si tiene permisos para ello, usted podrá modificar el precio unitario manualmente

Puede incluir una bonificación en cantidad, es decir una cantidad de productos sin cargo y descuentos por ítem. Por ultimo, en el presupuesto debe incluir la cantidad de días que se va a tardar para la entrega. Con esos días el sistema calcula la fecha de entrega, aunque también puede ingresarla manualmente

Al pie del cuerpo sobre la izquierda encontrará un botón que dice cargar especificaciones; este botón tiene la particularidad de chequear si el artículo ingresado en el cuerpo inmediatamente anterior tiene cargadas especificaciones en la ficha del producto (ver maestros de artículos / especificaciones en este mismo capítulo del manual). Las especificaciones ingresadas serán transportadas al cuerpo debajo de la descripción del último producto ingresado; esto se emplea normalmente cuándo lo que vendemos requiere de explicación adicional y ese texto supera la capacidad del campo / línea en donde figura el nombre del artículo. Estas especificaciones pueden transportarse cuando el presupuesto sea confirmado y pase a estado de factura.

En el pie puede ingresar hasta 4 descuentos en cascada, que si están asociados a la lista de precios que empleó, se mostrarán solos pero si tiene permisos de modificación podrá cambiarlos.

Por último, haga clic en el botón calcular que está al lado del título TOTAL, para que el sistema haga los cálculos de los impuestos y muestre el resultado final del comprobante

Oprima el botón grabar para finalizar, grabar el presupuesto e imprimir la cantidad de copias que usted indicó en la tabla de comprobantes que desea para los presupuestos

Modificación de presupuestos

La modificación de un presupuesto es un proceso idéntico al de ingreso, sólo que está separado con el objetivo de que el mismo pueda estar restringido a su operación por parte de los individuos autorizados. Permite llamar por pantalla un presupuesto previamente ingresado y luego modificar cualquiera de sus condiciones y productos ingresados

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Una vez que tenga el presupuesto en pantalla, luego de ingresar el tipo de comprobante y el número. Oprima el botón mostrar y el sistema traerá a pantalla el presupuesto ingresado con anterioridad para que usted pueda modificar cualquiera de sus datos

Eliminar presupuestos

El proceso de eliminación de presupuestos está incluido en este sistema con el objetivo de borrar aquellos que por su antigüedad o porque fueron confeccionados erróneamente, ya que es conveniente conservarlos con el objetivo de mantener la trazabilidad de las operaciones y tener información de los presupuestos no aceptados.

Simplemente ingrese las referencias del presupuesto a borrar y luego haga clic en el botón eliminar

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Ingreso de pedidos

La metodología de ingreso de un pedido, es muy similar al ingreso de un presupuesto con la salvedad de que los pedidos pueden partir de un presupuesto. Por lo tanto usted literalmente puede llamar un presupuesto previamente ingresado y el sistema lo traerá a pantalla, y podrá confirmarlo o modificarlo antes de grabarlo en la base de datos

El ingreso de un pedido, permite registrar los pedidos que recibimos de nuestros clientes, los productos o servicios que nos piden quedan registrados y a la espera de ser facturados y/o remitidos. Esta información nos permite estar al día con lo que debemos entregar, a quien debemos entregárselo y en que fecha esta prometido, también es útil para el planeamiento de la producción si cuentan con Isis MRP Manager

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El ingreso de un pedido, incluye en su cabecera la división, tipo de comprobante y número. Usted puede tildar la opción duplicar y así podrá llamar un pedido existente y cambiarle el número evitando ingresarlo nuevamente cuándo ya tenemos uno igual o parecido.

El número será mostrado o no en la pantalla acorde a como usted haya parame trizado la opción en la configuración del módulo.

Un pedido puede ser transitorio o permanente; transitorio es cuando luego de ser facturado se cancela automáticamente y no puede ser facturado nuevamente; permanente es un pedido que aunque sea facturado queda intacto y puede volver a ser facturado las veces que se desee - por ejemplo cuotas mensuales que se facturan durante un tiempo -

Cuando se indica que el pedido es permanente, se encenderá el botón meses para que usted ingrese en cúales meses debe ser facturado el pedido automáticamente, como es el caso de cuotas bimestrales o semestrales.

Ingrese el cliente al que le va a asignar el pedido, tiene habilitadas las búsquedas y consultas tradicionales para clientes asi como la consulta de saldos

Presupuesto: Tiene un cuadro de tilde para que usted indique si el pedido lo va a armar desde un presupuesto ya cargado en el sistema; si pone el tilde, el sistema habilitará la consulta de presupuestos para que usted ingrese el tipo de comprobante de presupuesto que quiere buscar y su número; al encontrarlo el sistema lo trae a pantalla para que usted lo modifique o lo complete, acciones que podrá hacer si está habilitado.

Moneda de la operación, que es en la que se registra la cuenta corriente en caso que llegue a la factura. Recuerde que el sistema maneja hasta 5 monedas simultáneas y usted es el que las da de alta y las habilita, puede usar menos de 5 pero todas las operaciones que haga se registran internamente en todas las monedas habilitadas, permitiéndole en forma posterior pedir los informes en cualquier moneda de las habilitadas aunque la operación se haya hecho en una diferente

Deberá ingresar también el vendedor asociado a la operación, que será a quien se le asigne la comisión si la hay.

Número de orden de compra, así queda asociada a la operación. Puede cambiar el domicilio de facturación y/o la dirección de entrega de la mercadería; también deberá ingresar el transportista. La mayoría de la información de la cabecera está predeterminada, ya sea en la configuración del módulo de ventas, en los datos por defecto que tiene asociado el cliente en la ficha, en las listas de precios y otros.

Aunque el sistema muestre por defecto valores en los campos de la cabecera, usted podrá cambiarlos, salvo que en la configuración del sistema esa acción esté inhabilitada y usted no tenga los permisos suficientes para sortearlos.

Una vez completada la cabecera, usted deberá comenzar a ingresar el detalle de los productos del pedido. Cada ítem del cuerpo representa un producto; la pantalla se mostrará de diferentes maneras acorde a como usted parametrizó la configuración del módulo de ventas. Por ejemplo, si usted indicó que utiliza 3 descuentos, el cuerpo mostrará tres descuentos posibles; si usted indicó que utiliza 2 medidas de stock de los productos, (por ej. cajas de 6 botellas), el sistema mostrará el cuerpo con la posibilidad de ingresar dos unidades de medida por producto, y así con cualquier opción que usted haya definido en la configuración del sistema,

Cada producto tiene la posibilidad de usar una lista de precios diferente, aunque es poco común ya que por lo general cada cliente trabaja con su propia lista o con una lista general menos descuentos, pero si así lo necesita el sistema lo prevee. Si no informa que utilizará una lista por cada ítem el sistema tomará los precios de la lista que usted ingresó en la cabecera del comprobante. Si el producto que ingresa no está en la lista de la cabecera y tampoco incluyó una lista específica para el producto, el sistema se detiene en el campo de precio y usted deberá ingresar el precio manualmente. Inclusive si el sistema muestra el precio de la lista o el precio resultado del valor de lista menos descuentos, de todas maneras si tiene permisos para ello, usted podrá modificar el precio unitario manualmente

Puede incluir una bonificación en cantidad, es decir una cantidad de productos sin cargo y descuentos por ítem. Por ultimo, en el pedido debe incluir la cantidad de días que se va a tardar para la entrega. Con esos días el sistema calcula la fecha de entrega, aunque también puede ingresarla manualmente

Al pie del cuerpo sobre la izquierda encontrará un botón que dice cargar especificaciones; este botón tiene la particularidad de chequear si el artículo ingresado en el cuerpo inmediatamente anterior tiene cargadas especificaciones en la ficha del producto (ver maestros de artículos / especificaciones en este mismo capítulo del manual). Las especificaciones ingresadas serán transportadas al cuerpo debajo de la descripción del último producto ingresado; esto se emplea normalmente cuándo lo que vendemos requiere de explicación adicional y ese texto supera la capacidad del campo / línea en donde figura el nombre del artículo. Estas especificaciones pueden transportarse cuando el pedido sea confirmado y pase a estado de factura.

En el pie puede ingresar hasta 4 descuentos en cascada que si está asociados a la lista de precios que empleó se mostrarán solos pero si tiene permisos podrá cambiarlos.

Sobre la izquierda al pie el sistema le mostrará totales parciales que pudieran estar asociados al pedido

Por último haga clic en botón calcular que está al lado del título TOTAL, para que el sistema haga los cálculos de los impuestos y muestre el resultado final del comprobante

Oprima el botón grabar para finalizar, grabar el pedido e imprimir la cantidad de copias que usted indicó en la tabla de comprobantes que desea para los pedidos

Modificación de pedidos

La modificación de un pedido, es un proceso idéntico al de ingreso sólo que está separado con el objetivo de que el mismo pueda estar restringido a la operación del personal autorizado. Permite llamar a pantalla un pedido previamente ingresado y luego modificar cualquiera de sus condiciones y productos ingresados

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Una vez que tenga el pedido en pantalla, luego de ingresar el tipo de comprobante y el número, oprima el botón mostrar y el sistema traerá a pantalla el pedido ingresado con anterioridad para que usted pueda modificar cualquiera de sus datos.

Eliminar pedidos

El proceso de eliminación de pedidos está incluido en este sistema con el objetivo de borrar aquellos que fueron confeccionados erróneamente

Simplemente ingrese las referencias del pedido a borrar y luego haga clic en el botón eliminar

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Consultar pedidos

La consulta de pedidos cuenta con varias pestañas que le brindan información sobre los pedidos ingresados en el sistema. Si selecciona algún comprobante o cliente determinado, el sistema se limitará a traer a pantalla los pedidos acotados por los datos que usted ingrese; si deja los campos en blanco y oprime el botón mostrar el sistema traerá a pantalla todos los pedidos dentro de las fechas que indicó

Pinte el pedido que quiere consultar y oprima la pestaña detalle; el sistema mostrará el contenido del pedido

Acorde a las condiciones del pedido ingresado, usted tendrá habilitadas las pestañas de cantidades por integrante de grupo y las cantidades entregadas de cada pedido, solo oprima las pestañas para acceder a la consulta

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Primera autorización de pedido

Si usted le indicó al sistema que usa autorización de pedidos en la configuración del módulo, el sistema no le permitirá operar con el pedido, ya sea para remitir y/o facturar parcial o totalmente un pedido si no está autorizado. El proceso de autorización es muy simple, pero sólo lo pueden hacer aquellos que estén habilitados.

Una vez que abre el proceso, ingrese los datos que solicita la cabecera de la pantalla y el sistema mostrará los pedidos seleccionados según lo que usted indicó, tilde el campo 1era autorización de aquellos pedidos que quiera autorizar.

Al oprimir el botón limpiar el sistema graba las autorizaciones hechas; el proceso está habilitado para mostrar el contenido de un pedido haciendo clic en el campo con ver.

Puede continuar la trazabilidad de la operación siempre de atrás para adelante

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Segunda autorización de pedidos

Si usted le indicó al sistema que usa 2 (dos) autorizaciones de pedidos en la configuración del módulo, el sistema no le permitirá operar con el pedido, ya sea para remitir y/o facturar parcial o totalmente un pedido si no están ambas autorizaciones realizadas

El método es el mismo que el de la primera autorización, pero tilde el campo de la segunda autorización

Completar los pedidos con saldos

El objetivo de este proceso es el de cancelar un pedido al que le han quedado saldos que no se van a remitir ni facturar, ya que de quedar con cantidades remanentes seguirán saliendo en los reportes de pedidos pendientes.

La primer pantalla le muestra los pedidos que tiene saldos pendientes y usted debe marcar los que quiere completar.

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Con la pestaña detalle puede consultar el contenido de los pedidos

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Oprima el botón completar para que el sistema complete y grabe los pedidos marcados

 

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