carga y emision de remitos y facturas en el modulo ventas del software ERP Manager
 

MENU DE NAVEGACION

GENERALIDADES

PROCESO DE INSTALACION

CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

CIRCUITOS DEL ERP MANAGER

CIRCUITOS DEL MRP MANAGER

ADMINISTRACION DE SUCURSALES

SALIDA DEL SISTEMA

PROCESOS ESPECIALES

 
siga a Sistema Isis en Facebook siga a Sistema Isis en Google Plus siga a Sistema Isis en Twitter siga a Sistema Isis en Linkedin Siga a Sistema Isis en YouTube
 
descarga de programas gratis

Circuitos del sistema ERP Manager: Ventas

Menú de navegación de esta sección

Remitos y facturas

Metodología del proceso de facturación

Siguiendo la filosofía de todos los procesos del módulo de ventas, la emisión de remitos con posterior facturación es uno mas de la totalidad de procesos que permiten emitir comprobantes legales, llamando así a las facturas, remitos, notas de crédito, notas de débito y cualquier otro comprobante que tiene control de AFIP

capturas de Sistema Isis ERP Manager

La emisión de un remito con posterior facturación, incluye en su cabecera la división, tipo de comprobante y número, que el sistema llevará secuencial mente en forma automática

Un remito puede hacerse desde la información ingresada en un pedido, pero no desde un presupuesto, el sistema requiere que un presupuesto sea convertido en pedido si es que usted desea remitir mercadería y luego seguir con el circuito estándar de ventas

Cliente: Ingrese el cliente al que le va a asignar el pedido, tiene habilitadas las búsquedas y consultas tradicionales para clientes asi como la consulta de saldos con botón derecho del mouse en el combo del numero de cliente

Depósito: Ingrese el número de depósito que estará afectado a la operación y del cuál se descontará el stock entregado

Remitir pedido: Tiene un cuadro de tilde para que usted indique si el remito lo va a armar desde un pedido ya cargado en el sistema; si pone el tilde, el sistema habilitará la consulta de pedidos para que usted ingrese el tipo de comprobante de pedido que quiere buscar y su número. Al encontrarlo el sistema lo trae a pantalla para que usted lo modifique o lo complete, acciones que podrá hacer si está habilitado.

Puede ingresar el porcentaje que desea remitir del total de las cantidades.

Si tomó la opción de remitir un pedido, deberá ingresar el tipo de comprobante de pedidos, ya que puede tener varios a un solo efecto y el número del mismo que también podrá consultar

Cuenta con el botón todos que acciona el sistema para que muestre todos los pedidos pendientes para que usted pueda remitir todo o parte de cada uno de ellos en un único remito.

Deberá ingresar también el vendedor asociado a la operación, que será al que se le asigne la comisión si la hay

Número de orden de compra asi que da asociada a la operación; puede cambiar el domicilio de facturación y/o la dirección de entrega de la mercadería. También deberá ingresar el transportista, la mayoría de la información de la cabecera está predeterminada ya sea en la configuración del módulo de ventas, en los datos por defecto que tiene asociado el cliente en la ficha, en las listas de precios y otros.

Moneda de la operación que es en la que se registra la cuenta corriente en caso que llegue a la factura, recuerde que el sistema maneja hasta 5 monedas simultáneas y usted es el que las da de alta y las habilita, puede usar menos de 5 pero todas las operaciones que haga se registran internamente en todas las monedas habilitadas, permitiéndole en forma posterior pedir los informes en cualquier moneda de las habilitadas aunque la operación se haya hecho en una diferente

Concepto de operación: es el concepto que usted quiera asociar al remito, luego podrá separar las operaciones por el concepto que asoció a cada una de ellas para obtener todo tipo de información. Para más información sobre las ventajas de la definición de conceptos vea el capítulo de tablas generales / conceptos de operación

Orden de compra: ingrese el numero de órden de compra que generó la operación; ésta quedará relacionada hasta el final del circuito.

Condición de pago: El sistema muestra la condición de pago que esta asociada al cliente o la que fue modificada en el pedido si es que esta partiendo de este, pero si tiene autorización podrá cambiar la condición de pago en este mismo proceso

Lista de precios: El sistema muestra la lista de precios asociada al cliente pero usted puede cambiarla si tiene permisos para hacerlos

Lugar de entrega y domicilio: Como hay clientes que tienen varias sucursales, en el momento de remitir usted puede indicarle al sistema a que dirección de entrega debe ir el remito y a que dirección debe ir la factura, cambia domicilio le permite a usted imprimir en el comprobante de remito la dirección a donde debe ir la factura cuándo se haga y cambia lugar de entrega le informa al sistema que dirección debe emplear para el remito.

Por último en la cabecera deberá incluir un contacto dentro del cliente para que sea dirigido a esa persona en particular e identificar el transporte por el cuál se enviará la mercadería

Aunque el sistema muestre por defecto valores en los campos de la cabecera, usted podrá cambiarlos, salvo que en la configuración del sistema esa acción este negada y usted no tenga los permisos suficientes para sortearlos.

Una vez completa la cabecera, usted deberá comenzar a ingresar el detalle de los productos a remitir, cada ítem del cuerpo representa un producto, la pantalla se mostrará de diferentes maneras acorde a como usted parametrizó la configuración del módulo de ventas, por ejemplo si usted indico que utiliza 3 descuentos, el cuerpo mostrará tres descuentos posibles, si usted indicó que utiliza 2 medidas de stock de los productos, (por ej. cajas de 6 botellas) el sistema mostrará el cuerpo con la posibilidad de ingresar 2 unidades de medida por producto y asi con cualquier opción que usted haya definido en la configuración del sistema, sobre la derecha de cada renglón encontrará un botón con el signo menos (-) o mas (+)

Si ve el (+), significa que se producto tiene trazabilidad que usted debe identificar, ya sea despacho y lote o número de serie ; en ese caso oprima el botón y seleccione lo que va a remitir.

Puede incluir una bonificación en cantidad, es decir una cantidad de productos sin cargo

Al pie del cuerpo sobre la izquierda encontrará un botón que dice cargar especificaciones, este botón tiene la particularidad de chequear si el artículo ingresado en el cuerpo inmediatamente anterior tiene ingresadas especificaciones en la ficha del producto, Ver maestros artículos / especificaciones de este mismo capítulo del manual. Las especificaciones ingresadas serán transportadas al cuerpo debajo de la descripción del último producto ingresado, esto se emplea normalmente cuándo lo que vendemos requiere de explicación adicional, por ejemplo una válvula de presión que incluye especificaciones técnicas que es muy difícil que por su extensión entren en la descripción del producto, en ese caso usted puede incluirlas en las especificaciones y luego cuando necesite mostrarlas en el presupuesto y que se transporte hasta la factura, puede llamarlas dando clic en el botón cargar especificaciones

Sobre la izquierda al pie el sistema le mostrará totales parciales que pudieran estar asociados al remito y el valor declarado para el transporte

Oprima el botón grabar para finalizar, grabar el presupuesto e imprimir la cantidad de copias que usted indicó en la tabla de comprobantes que desea para los pedidos

Emisión de remitos en forma automática

Este proceso se encarga de emitir remitos automáticamente en base a pedidos previamente ingresados y que están disponibles para su procesamiento, ya sea para emitir remitos o directamente para ser facturados

En este proceso solo le informamos al sistema que remitos queremos emitir y solo lo hace en base a los parámetros que le informamos en la pantalla siguiente

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Como las cabeceras de los procesos del módulo de ventas son muy similares, no explicaremos nuevamente lo mismo, si tiene alguna duda con respecto al contenido de alguno de los campos de la cabecera, relea los detalles en el capítulo de emisión de presupuestos o de pedidos.

En este proceso solo debemos resaltar que usted puede seleccionar pedidos a facturar automáticamente del tipo permanentes, además puede filtrarlos por división, tipo de comprobante y rango de números; también puede seleccionar el mes que va a facturar para que el sistema seleccione solo los pedidos que se deben facturar en el mes que usted indique (por ejemplo cuotas trimestrales que al ser ingresados se seleccionó en que meses se debe facturar)

También deberá contestar algunas preguntas que el proceso hace para que la emisión automática de remitos se haga acorde a su deseo, como ser depósito de donde descargar lo facturado, concepto de operación etc.

Una vez que ingrese los parámetros oprima el botón grabar y el sistema comenzará la emisión automática de remitos

Devolución de remitos

Esta función permite devolver mercadería remitida nuevamente al depósito, anulando la operación

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Ingrese la cabecera del comprobante y busque el remito que quiere devolver, puede usar las consultas disponibles para ayudarse a encontrarlo usando los botones de búsqueda que están al lado derecho del número de remito

Una vez que lo tenga en pantalla, verifique que es el correcto y marque los ítems que quiere devolver puede pintar y aplicar o devolver parte de lo remitido, para finalizar oprima el botón grabar

Eliminación de remitos

capturas de Sistema Isis ERP Manager

La eliminación de remitos borra el remito por completo, pero queda registro en la auditoria como respaldo de la operación. Para eliminar un remito ingrese la división a la que esta afectado tipo y número de comprobante, si no recuerda el numero use el icono de consulta que esta disponible a la derecha del número muestrelo en pantalla con el icono de mostrar sobre la derecha del icono de búsqueda y de clic al botón eliminar

Consulta de remitos

Las consultas, ya sean de remitos, o pedidos o presupuestos, tienen todas la misma filosofía y forma de operar. Cuándo se desea hacer una consulta deberá abrir la pantalla de consulta y en la cabecera ingresar los rangos que limitan la información que usted desea consultar, desde y hasta fecha, tipo de comprobante o inclusive un cliente determinado, si usted no ingresa nada el sistema asume que quiere ver todo

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Una vez localizado el remito a consultar, oprima el botón detalle para ver el contenido, si alguno de los productos que conforman el remito son integrantes de grupo, o incluye trazabilidad por despacho y/o lote, se activarán las pestañas correspondientes para que usted pueda profundizar la consulta

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Facturación

Este mismo proceso, permite emitir facturas sin remito, facturas y remitos simultáneos, facturas pro forma y notas de venta contado con ingreso de valores cobrados, también desde este proceso se pueden emitir notas de crédito y débito

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Como todos los procesos de este módulo, la cabecera es ya a esta altura del manual un proceso común por ser igual aunque con algunas variaciones al presupuesto, pedido y remito que hemos visto en ítems anteriores de este mismo capítulo.

Puede facturar remitos pendientes, pedidos, en forma parcial o total, No puede facturar presupuestos, un presupuesto para ser facturable debe ser convertido en pedido.

La emisión de facturas incluye en su cabecera, la división, tipo de comprobante y número que será incorporado automáticamente por el sistema

Debe seleccionar el cliente al que le va a facturar, tiene habilitadas las consultas tradicionales de saldos, movimientos y crédito disponible, seleccione el tipo de comprobante que va a usar y tilde el botón pro forma si desea hacer una factura pro forma, que es la impresión del papel; normalmente se usa un papel no numerado y especial para estos casos la factura pro forma no graba ni descuenta stock, solo se usa cuándo se hacen ventas al exterior u operaciones en donde nos piden un detalle de lo que les vamos a facturar con impuestos inclusive algunas empresas las piden para incluir el costo en los presupuestos de gastos.

Debe informar una lista de precios base aunque puede trabajar con listas de precios por ítem

Moneda de la operación que es en la que se registra la cuenta corriente, recuerde que el sistema maneja hasta 5 monedas simultáneas y usted es el que las da de alta y las habilita, puede usar menos de 5 pero todas las operaciones que haga se registran internamente en todas las monedas habilitadas, permitiéndole en forma posterior pedir los informes en cualquier moneda de las habilitadas aunque la operación se haya hecho en una diferente

Deberá ingresar también el vendedor asociado a la operación que será al que se le asigne la comisión si la hay

Número de orden de compra asi que da asociada a la operación , puede cambiar el domicilio de facturación y/o la dirección de entrega de la mercadería también deberá ingresar el transportista, la mayoría de la información de la cabecera esta predeterminada ya sea en la configuración del módulo de ventas, en los datos por defecto que tiene asociado el cliente en la ficha, en las listas de precios y otros.

Aunque el sistema muestre por defecto valores en los campos de la cabecera, usted podrá cambiarlos, salvo que en la configuración del sistema esa acción este negada y usted no tenga los permisos suficientes para sortearlos.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Dispone de consultas instantáneas en cada campo con combo incluido, puede cambiar el domicilio de facturación el lugar de entrega o el transportista.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Una vez completada la cabecera, debe completar el cuerpo del comprobante que es donde detalla producto por producto lo que va a facturar.

El sistema adapta el cuerpo agregando o sacando campos acorde a como usted definió la configuración del módulo por lo tanto es lo primero que debe revisar si en el cuerpo falta algún campo o sobra otro.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Durante el proceso de facturación, tiene disponibles las consultas de stock de los productos o la búsqueda de productos normal o avanzada, para abrirlas use botón derecho del mouse en el número de producto

Una vez completa la cabecera, usted deberá comenzar a ingresar el detalle de los productos a facturar, cada ítem del cuerpo representa un producto, la pantalla se mostrará de diferentes maneras acorde a como usted parametrizó la configuración del módulo de ventas, por ejemplo si usted indico que utiliza 3 descuentos, el cuerpo mostrará tres descuentos posibles, si usted indicó que utiliza 2 medidas de stock de los productos, (por ej. cajas de 6 botellas) el sistema mostrará el cuerpo con la posibilidad de ingresar 2 unidades de medida por producto y asi con cualquier opción que usted haya definido en la configuración del sistema, si al final de cada renglón encuentra un signo (+) mas habilitado, significa que el producto incluye trazabilidad por alguna o todas las opciones disponibles, por ej. un producto que se comercialice por número de serie, o por lote. La trazabilidad por despacho de aduana es automática el sistema siempre baja primero la mas vieja.

Es muy importante que usted sepa que puede usar códigos de barra múltiples y cualquier código que ingrese en la lista será identificado por el sistema, eso nos da la ventaja de poder ingresar el código del proveedor o de varios de ellos varios códigos de barra ya que un mismo producto importado de distintos países de origen, pueden tener códigos de barra diferentes.

Cada producto, tiene la posibilidad de usar una lista de precios diferente, aunque es poco común ya que por lo general cada cliente trabaja con su propia lista o con una lista general menos descuentos, pero si así lo necesita el sistema lo prevee, si no informa una lista por cada ítem el sistema tomará los precios de la lista que usted ingresó en la cabecera del comprobante, si el producto que ingresa no esta en la lista de la cabecera y tampoco incluyó una lista específica para el producto, el sistema se detiene en el campo de precio y usted deberá ingresar el precio manualmente inclusive si el sistema muestra el precio de la lista o el precio resultado del valor de lista menos descuentos, de todas maneras si tiene permisos para ello, usted podrá modificar el precio unitario en forma manual.

Puede incluir una bonificación en cantidad, es decir una cantidad de productos sin cargo y descuentos por ítem y los descuentos que haya habilitado, luego el sistema con el precio unitario, la cantidad y el porcentaje de descuento del precio calculará el importe total del producto

Si un producto tiene cantidad cero no se incluye en la factura

Al pie encontrará un botón que dice cargar especificaciones, cuando termine el renglón de un producto si oprime inmediatamente este botón, el sistema verifica si el producto último ingresado a la grilla, tiene especificaciones y si las tiene las copia a continuación, esto permite ingresar a la factura a modo de explicación o detalle adicional lo que usted haya ingresado como especificaciones de productos en la pestaña especificaciones del maestro de productos

Es muy útil cuando se facturan productos que deben detallarse con medidas y/o especificaciones de fabricación

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Una vez completado el cuerpo, oprima el botón total. Para que el sistema calcule los totales del comprobante puede ingresar una leyenda final para la factura, oprima grabar para completar la tarea.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

En caso de hacer una factura de venta al contado, adicionará la pantalla de cobranza al proceso de facturación

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Facturación llamando un pedido

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Facturación automática

Denominamos facturación automática a la acción de emitir un lote de facturas en forma automática seguidas una de otra tomando la información de pedidos pendientes de facturar, por lo general esta acción se emplea cuándo se facturan cuotas mensuales, o servicios que tiene una periodicidad determinada

Normalmente las empresas que deben facturar periódicamente lo mismo a uno o varios clientes usa el recurso de la facturación automática de pedidos que fue diseñado con este objetivo principal, aunquepuede ser usado para cualquier acción que le sea útil a su empresa.

También es útil para la facturación automática de remitos emitidos que están pendientes de facturar

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Como podrá ver en el gráfico, no hay donde poner productos o servicios a facturar, usted solo indica el rango de pedidos o remitos a facturar por lote, no tiene ningún dato relevante que merezca explicación adicional ya que los datos que pide el proceso son solo para identificar cuáles son los pedidos o remitos a facturar, desde hasta número, tipo de comprobante a seleccionar, eso es importante ya que si se van a facturar cuotas mensuales es mejor ingresar esos pedidos con un comprobante diferente a los de pedidos normales para poder separarlos en este caso por tipo de comprobante, también puede filtrar por fecha

El resto de los datos son los diferentes tipos de comprobantes a usar para los diferentes tipos de facturas que el sistema puede tener que hacer ya sea la condición de IVA del cliente

Deberá ingresar el depósito de donde descargar la mercadería en caso que algún pedido incluya productos con stock también deberá ingresar un concepto de operación para relacionar los comprobantes

Como dato adicional puede ingresar un transportista por defecto y una leyenda general

Cuándo oprima el botón grabar el sistema comenzará a emitir las facturas que coincidan con los parámetros ingresados en forma automática y una seguida a la otra.

Ingresar comprobantes manuales

Hay muchos motivos por los cuáles una empresa debe facturar manualmente, desde un simple corte de energía eléctrica, un servidor roto o cualquier causa que obligue a emitir facturas manuales durante un tiempo, por lo general corto

Una vez solucionado el problema, nos encontramos con que utilizamos papel numerado y fiscalmente habilitado para hacer facturas llenándolo en forma manual para seguir vendiendo mientras se soluciona el problema

Este proceso simula una facturación por nuestro sistema Isis ERP, pero permite ingresar el numero de factura manualmente y no imprime, el procedimiento es el mismo que el de facturación normal, por eso no lo explicamos pero es necesario para poder ingresar al sistema, las facturas o N/C etc, que confeccionamos manualmente, debe verificar que al rehacerlas con este proceso, coincidan los importes y el número de factura sea igual al del papel usado para cada una, de esa manera recompondrá al solucionar se el problema las cuentas corrientes, el libro de IVA y todo el resto de información que el sistema genera al momento de facturar.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Liquidación de ventas por cuenta y orden

Vender por cuenta y orden es la acción de facturarle a un cliente nuestro por orden de un proveedor nuestro. Eso se emplea en algunos casos para que los impuestos de la facturación los pague nuestro proveedor si las ganancias son muy bajas. En una época no muy lejana lo hacían las estaciones de servicio facturaban por cuenta y orden de la petrolera, por lo general pasa con productos de producción primaria.

En caso de que se hagan facturas de este tipo, este proceso se encarga de hacer la liquidación de las utilidades que nos quedan como resultado de la operación.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Consulta de facturas

Al igual que podemos consultar presupuestos, o pedidos, el sistema prevee la consulta de facturas hechas. La metodología es similar, salvo que en este caso se muestran los comprobantes de ventas

Al pedir la consulta el sistema muestra los comprobantes dentro del rango de fechas, tipo de comprobante solicitado y/o cliente específico, si deja los campos en blanco el sistema asume que son todas.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Seleccione el comprobante a consultar y oprima el botón movimientos, el sistema mostrará el detalle como lo indica la siguiente gráfica, siga oprimiendo los botones de vencimientos, aplicaciones o valores y podrá consultar toda la trazabilidad de la factura, recuerde que solo le mostrará los valores si esta consultando una venta contado

capturas de Sistema Isis ERP Manager capturas de Sistema Isis ERP Manager capturas de Sistema Isis ERP Manager capturas de Sistema Isis ERP Manager

Diferencia de cambio de facturas

Cuando facturamos en moneda extranjera o con cláusula, normalmente se lleva para el cliente en cuestión cuenta corriente en la moneda de facturación sea esta dólares o cualquiera de las 5 disponibles en este caso entre la fecha de factura y la fecha de pago puede producirse una diferencia de cambio al igual que entre la fecha de pago y la fecha de acreditación de los cheques, en este caso veremos la diferencia de cambio generadas por la factura contra la fecha del recibo.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Cuando completamos la cabecera de la forma tradicional, el sistema mostrará en pantalla las facturas que pueden generar diferencias de cambio, el sistema mostrara si es crédito o débito usted debe aprobar la diferencia tildando la factura en el renglón en la margen izquierda, eso aprueba el cálculo de la diferencia

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Si acepta la diferencia el sistema genera el comprobante y lo muestra para que usted de la orden de grabarlo

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Diferencia de cambio por cheques recibidos

Al igual que la diferencia de cambio por la fecha de la factura con respecto a la fecha del recibo de cobro existe la diferencia de cambio entre la fecha del recibo y la acreditación de los cheques

Se opera de la misma manera que la diferencia de cambio por facturas

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Eliminación de diferencias de cambio por cheques

Muchas veces las diferencias de cambio en los cheques son cifras insignificantes que no se reclaman pero de todas maneras para el sistema son valores adeudados que si usted no cancela o elimina se irán acumulando por lo tanto este proceso se encarga de eliminar aquellas diferencias de cambio por cheques que no desee reclamar.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Una vez mostradas en pantalla las diferencias, marque las que quiera eliminar y oprima el botón eliminar para que el sistema las borre.

 

Sistema Isis es la línea de software para empresas y profesionales que desarrolla Quality Soft Argentina S.A., Av. De Mayo 822 1º B, Buenos Aires, Argentina (C1084AAQ). Teléfono: (5411) 5218 - 0011

Sistema Isis es marca registrada de Quality Soft Argentina S.A. Microsoft, SQL Server, MS Office son marcas registradas de Microsoft. Acrobat Reader y PDF son marcas registradas de Acrobat. Prohibida la reproducción parcial o total sin consentimiento del autor. Diseño web 2013, equipo de marketing de QSA. Integrante del webring QSA: www.qualitysoftargentina.com - www.sistemaisis.com -