operatoria de logistica y distribucion; facturacion anticipada en el modulo ventas del software ERP Manager
 

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Circuitos del sistema ERP Manager: Ventas

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Logística y distribución

Ingreso de repartos

Este módulo está preparado para que las empresas que tienen reparto de sus productos, puedan ordenarlos y controlarlos, asi como también manejar los transportes disponibles.

A diferencia del circuito de facturación tradicional, éste comienza con el armado del reparto, de manera que el sistema - una vez armada la vuelta del transporte - emita las facturas correspondientes a cada cliente que se va a transportar en el mismo viaje.

Luego encontrará dos procesos casi idénticos a la facturación automática de pedidos, pero para la emisión de los remitos (por separado) del reparto ya armado y luego la facturación automática de los remitos que generó el reparto. Se hace por separado, por si el repartidor no entrega las facturas y estas se envían por otro medio al cliente

En la cabecera como ya es tradicional, deberá ingresar la división el comprobante y número si lleva numeración manual; si es automática lo pondrá el sistema, fecha y depósito de donde se descarga la mercadería

Al ingresar el transporte, el sistema mostrará todas las características del mismo, tara, peso volúmenes transportados, cantidad de pallets de cada medida, tanto para la unidad de medida principal como la secundaria si usa ambas medidas simultáneamente

Luego deberá buscar los pedidos pendientes de remitir para armar el reparto y puede hacerlo por selección o manualmente.

Acá ingresamos la cabecera y el transportista que trae los datos del camión, fundamental para armar el reparto

capturas de Sistema Isis ERP Manager

En la siguiente gráfica lo hacemos manualmente

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Acá tildamos los pedidos que queremos integrar al reparto en forma manual a continuación vemos la opción por selección automática

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En este caso el sistema abre una ventana donde usted deberá ingresar las características de los pedidos a seleccionar. Tipo de comprobante, rango de clientes, rango de fechas, o selección por los niveles de relación familiar, de todas maneras si en lo que trae a pantalla hay ítems de mas o faltan usted puede eliminar y/o agregar.

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Una vez en pantalla marcamos lo que queremos incluir en el reparto, si nos olvidamos de algo podemos volver a la selección

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Hay que indicar la cantidad de bultos para facilitarle la tarea al camionero, pero no es obligatorio. Oprima el botón grabar para cerrar el reparto

Modificar repartos

El proceso de modificación de repartos no tiene ninguna diferencia con el ingreso, está separado al sólo efecto de poder dar permisos de uso a diferentes usuarios del sistema

Siga los mismos pasos que en el ingreso para modificar, solo que, en la cabecera al ingresar un reparto que existe, lo mostrará en pantalla.

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Eliminar repartos

Pueden pasar circunstancias que hacen que se deba eliminar un reparto ya armado, por ejemplo que se rompa el camión y que no tengamos disponible otro camión de igual o mayor tamaño.

En ese caso se debe eliminar el reparto y rearmarlo con el camión disponible.

Simplemente seleccione el reparto a eliminar y oprima el botón eliminar

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Consultar repartos

La consulta es un proceso que le permite seguir y verificar los repartos ya armados. Las pantallas siguientes le mostrará la secuencia normal de las distintas profundidades que alcanza la consulta

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Su los productos estuvieran asociados a integrantes de grupos o incluyeran despacho y/o lotes las pestañas de la cabecera mostrarían en detalle esa información.

Emisión automática de remitos

Partiendo de un reparto el sistema realiza un procedimiento automático para generar e imprimir los remitos acorde a los parámetros ingresados por usted de los distintos pedidos ingresados en el reparto seleccionado

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Facturación automática de remitos

Como todos los procesos tienen una trazabilidad que se registra en el sistema, cada modalidad de facturación está en un punto diferente del menú del sistema e incluye todos los procesos necesarios para cumplimentar el procedimiento, además es útil al momento de dar permisos de acceso a los usuarios porque se puede restringir el ingreso a un único punto del menú donde está todo lo necesario.

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Para emitir las facturas de los remitos generados desde un reparto, solo ingrese los datos que se pide en la pantalla que son datos ya usados en muchos procesos del sistema y que a esta altura debe reconocer fácilmente

Oprima el botón grabar y el sistema comenzará a emitir las facturas correspondientes

Facturación anticipada

¿Qué es la facturación anticipada?

En muchos casos las empresas envían las facturas antes de enviar la mercadería para que los clientes preparen los pagos y en muchos casos los efectúen antes del envío de los productos, podríamos decir que lo normal es enviar la mercadería con remito solo y luego enviar la factura, o enviar la factura y el remito juntos, salvo que la empresa no use remito, en ese caso la mercadería sale con la factura.

Este proceso primero genera la factura, registrando deuda en cuentas corrientes e impuestos sin descargar stock

Luego se hacen los remitos en el momento que se disponga y se imputan a la factura anticipada hasta cancelar las cantidades facturadas, es decir un proceso inverso al utilizado comúnmente

Facturación con remito posterior

Lo mas importante que debe tener en cuenta es que este proceso no descarga stock, aunque si tiene habilitadas las funciones de consulta de productos, stocks disponibles y demás menesteres, una factura anticipada es un comprobante legal al que solo le queda pendiente la asignación de los productos entregados que se relacionen con ella.

Al momento de emitir los remitos correspondientes usted deberá imputar dichos remitos a las facturas anticipadas para ir cerrando el circuito hasta quedar en cero las cantidades a remitir.

El proceso es casi idéntico al de facturación normal, por eso solo incluimos dos gráficos y una explicación genérica; cualquier duda al respecto lea el capítulo de facturación que contiene todo el procedimiento muy detallado

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Como todos los procesos de este módulo, la cabecera es ya a esta altura del manual un proceso común por ser igual aunque con algunas variaciones al presupuesto, pedido y remito que hemos visto en ítems anteriores de este mismo capítulo.

Puede facturar pedidos, en forma parcial o total. No puede facturar presupuestos; un presupuesto para ser facturable debe ser convertido en pedido. Tampoco, por ser anticipada, no tiene la posibilidad de facturar remitos

La emisión de facturas incluye en su cabecera, la división, tipo de comprobante y número que será incorporado automáticamente por el sistema

Debe seleccionar el cliente al que le va a facturar, tiene habilitadas las consultas tradicionales de saldos, movimientos y crédito disponible, seleccione el tipo de comprobante que va a usar

Debe informar una lista de precios base aunque puede trabajar con listas de precios por ítem

Ingrese la moneda de la operación que es en la que se registra la cuenta corriente, recuerde que el sistema maneja hasta 5 monedas simultáneas y usted es el que las da de alta y las habilita, puede usar menos de 5 pero todas las operaciones que haga se registran internamente en todas las monedas habilitadas, permitiéndole en forma posterior pedir los informes en cualquier moneda de las habilitadas aunque la operación se haya hecho en una diferente

Deberá ingresar también el vendedor asociado a la operación que será al que se le asigne la comisión si la hay

Número de órden de compra asi que da asociada a la operación, puede cambiar el domicilio de facturación y/o la dirección de entrega de la mercadería también deberá ingresar el transportista, la mayoría de la información de la cabecera está predeterminada ya sea en la configuración del módulo de ventas, en los datos por defecto que tiene asociado el cliente en la ficha, en las listas de precios y otros.

Aunque el sistema muestre por defecto valores en los campos de la cabecera, usted podrá cambiarlos, salvo que en la configuración del sistema esa acción este negada y usted no tenga los permisos suficientes para sortearlos.

Dispone de consultas instantáneas en cada campo con combo incluido, puede cambiar el domicilio de facturación el lugar de entrega o el transportista.

Una vez completada la cabecera, debe completar el cuerpo del comprobante que es donde detalla producto por producto lo que va a facturar.

El sistema adapta el cuerpo agregando o sacando campos acorde a como usted definió la configuración del módulo; por lo tanto es lo primero que debe revisar si en el cuerpo falta algún campo o sobra otro.

Durante el proceso de facturación, tiene disponibles las consultas de stock de los productos o la búsqueda de productos normal o avanzada, para abrirlas use botón derecho del mouse en el número de producto

Una vez completada la cabecera, usted deberá comenzar a ingresar el detalle de los productos a facturar, cada ítem del cuerpo representa un producto, la pantalla se mostrará de diferentes maneras acorde a como usted parametrizó la configuración del módulo de ventas. Por ejemplo si usted indico que utiliza 3 descuentos, el cuerpo mostrará tres descuentos posibles, si usted indicó que utiliza 2 medidas de stock de los productos, (por ej. cajas de 6 botellas) el sistema mostrará el cuerpo con la posibilidad de ingresar 2 unidades de medida por producto y asi con cualquier opción que usted haya definido en la configuración del sistema, si al final de cada renglón encuentra un signo (+) mas habilitado, significa que el producto incluye trazabilidad por alguna o todas las opciones disponibles, por ej. un producto que se comercialice por número de serie, o por lote, la trazabilidad por despacho de aduana es automática el sistema siempre baja primero la mas vieja.

Es muy importante que usted sepa que puede usar códigos de barra múltiples y cualquier código que ingrese en la lista será identificado por el sistema, eso nos da la ventaja de poder ingresar el código del proveedor o de varios de ellos varios códigos de barra ya que un mismo producto importado de distintos países de origen, pueden tener códigos de barra diferentes.

Cada producto, tiene la posibilidad de usar una lista de precios diferente, aunque es poco común ya que por lo general cada cliente trabaja con su propia lista o con una lista general menos descuentos, pero si así lo necesita el sistema lo prevee, si no informa una lista por cada ítem el sistema tomará los precios de la lista que usted ingresó en la cabecera del comprobante, si el producto que ingresa no esta en la lista de la cabecera y tampoco incluyó una lista específica para el producto, el sistema se detiene en el campo de precio y usted deberá ingresar el precio manualmente inclusive si el sistema muestra el precio de la lista o el precio resultado del valor de lista menos descuentos, de todas maneras si tiene permisos para ello, usted podrá modificar el precio unitario en forma manual.

Puede incluir una bonificación en cantidad, es decir una cantidad de productos sin cargo y descuentos por ítem y los descuentos que haya habilitado, luego el sistema con el precio unitario, la cantidad y el porcentaje de descuento del precio calculará el importe total del producto

Si un producto tiene cantidad cero no se incluye en la factura

Al pie encontrará un botón que dice cargar especificaciones, cuando termine el renglón de un producto si oprime inmediatamente este botón, el sistema verifica si el producto último ingresado a la grilla, tiene especificaciones y si las tiene las copia a continuación, esto permite ingresar a la factura a modo de explicación o detalle adicional lo que usted haya ingresado como especificaciones de productos en la pestaña especificaciones del maestro de productos

Es muy útil cuando se facturan productos que deben detallarse con medidas y/o especificaciones de fabricación

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Una vez completado el cuerpo, oprima el botón total. Para que el sistema calcule los totales del comprobante puede ingresar una leyenda final para la factura, oprima grabar para completar la tarea.

Anulación de facturas

Al igual que la anulación de facturas en cuenta corriente, se encuentra este proceso que permite anular facturas anticipadas. La única diferencia con el proceso homónimo del modulo de facturación,es que como la factura anticipada no descarga stock, la anulación tampoco devuelve stock al depósito

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Llame a pantalla a la factura anticipada que desea devolver y anúlela, si fue una factura de venta al contado deberá también devolver los valores, el sistema le mostrará los valores recibidos que todavía están disponibles para su devolución y si alguno no lo está, deberá completar la devolución con efectivo de caja.

Finalizar y reactivar facturas anticipadas

El objetivo de este proceso es el siguiente: si usted envió una factura anticipada y luego va remitiendo mercadería y por algún motivo no completa la totalidad y decide finalizar las entregas y hacer nota de crédito por el faltante, este proceso da por finalizada las entregas haciendo que se borren de los listados de pendientes

A su vez la reactivación de facturas finalizadas, existe por la posibilidad de que por error se finalice una factura equivocadamente en ese caso este proceso revierte el error activándola nuevamente

El ingreso es muy simple, tipee los datos de la factura a ubicar, puede consultar los datos de la misma en las distintas pestañas habilitadas para el caso.

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Seleccione si va a finalizar o a reactivar y oprima el botón procesar para ejecutar la orden

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Consulta de facturas anticipadas

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Este proceso es muy útil ya que muestra la trazabilidad de la factura anticipada, información muy necesaria para hacer el planeamiento de las entregas o consultar cualquier información al respecto siga el procedimiento normal que ya hemos explicado en varias oportunidades, dentro de este mismo manual

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Remitos por facturas anticipadas

Este proceso emite remitos de mercaderías que fueron facturadas en una factura anticipada, por lo tanto debe ingresar el tipo y numero del comprobante de factura anticipada en la cabecera del comprobante, para que el sistema relacione el remito que va a generar con la factura anticipada. Opera al igual que si desde una factura común llamáramos a un pedido para facturarlo, una vez que tiene en pantalla la factura anticipada, al marcar cada renglón el sistema sobre la izquierda al pie de la pantalla, muestra las cantidades pendientes de remitir.

Una vez que ingrese las cantidades a remitir, oprima el botón grabar para emitir el remito.

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Ajustar las cantidades de remitos

El inconveniente que tiene la factura anticipada es que se factura anticipadamente productos que se van a entregar posteriormente; por lo tanto las cantidades a remitir en el momento que corresponde puede tener diferencias con la factura ya enviada y en muchos casos también cobrada, generalmente pasa cuando se fabrican piezas a medida para un cliente si salen algunas de más no se pueden guardar en el stock ya que son para un único cliente por lo tanto hay que remitirle los sobrantes y ajustar de esa manera las cantidades remitidas.

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La operatoria es mas que sencilla solo genere el comprobante de remito en la cabecera e ingrese los artículos a remitir; al oprimir el botón grabar las cantidades serán ajustadas.

Eliminar remitos por facturas anticipadas

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Este proceso elimina un remito asignado a una factura anticipada, devolviendo las cantidades al stock del depósito de donde fueron descontadas

Ingrese el tipo y número del comprobante de remito y oprima el botón mostrar que está a la derecha del del número de comprobante y una vez mostrado en pantalla, oprima el botón eliminar para terminar la operación

Consultar remitos por facturas anticipadas

Esta consulta muestra en pantalla los remitos emitidos sobre facturas anticipadas entre las fechas por usted solicitadas, puede filtrar las de un cliente determinado o de un comprobante determinado; si deja los filtros en blanco el sistema asume que quiere todos

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Pinte para seleccionar el remito a consultar y oprima el botón detalle para mas información, también cuenta con las pestañas de cantidades por integrante de grupo y trazabilidad por despacho lote o numero de serie para artículos que cuentan con esas características

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