emision de facturas electronicas y facturas fiscales, impresion de informes en el modulo ventas del software ERP Manager
 

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Circuitos del sistema ERP Manager: Ventas

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Facturación electrónica

¿Qué es la factura electrónica?

En Argentina, hay dos métodos de facturación controlada directamente por la AFIP: la llamada facturación fiscal - de la que hablaremos en el capítulo dedicado a ella -; y un segundo método que es la facturación electrónica. En la emisión de facturas electrónicas no intervienen controladores o impresoras fiscales; por el contrario, hay una comunicación establecida vía Internet entre la AFIP y la terminal de facturación, en donde esta última remite un archivo con novedades de facturación y recibe de la AFIP los números de autorización pertinentes para cada comprobante.

El proceso suele ser el siguiente:

  • El sistema de la empresa arma un archivo con formato de factura electrónica, ese archivo puede tener una o mas facturas;
  • Ese archivo es subido a una pagina web de la AFIP
  • La AFIP controla el archivo, verificando al emisor y a su cliente
  • Si los datos y todo lo referente a deudas impositivas estan bien, la AFIP graba otro archivo, el que contiene los CAE - código de autorización electrónica - de cada factura y lo aloja en su sitio web, en una dirección FTP.
  • El emisor de la factura recupera el archivo con los CAE
  • El sistema lee ese archivo e incorpora los CAE en las facturas electrónicas que están pendientes, las cuales ahora pasan a ser facturas fiscales controladas. Estos comprobantes cumplen con las disposiciones de la nueva ley y pueden ser enviadas al cliente para que las abone.

Si bien el método es un poco mas complejo, lo que explicamos es un resumen que se asemeja a la realidad. En el punto que continúa nos dedicaremos a la facturación electrónica

El tiempo que demora la AFIP en procesar un lote de facturas y devolverlo con los resultados es de 5 a 7 minutos; esto lo que lo inutiliza para facturación a público, y en esos casos se debe usar impresores fiscales.

Emisión de facturas electrónicas

capturas de Sistema Isis ERP Manager

El proceso de facturación electrónica no tiene absolutamente ninguna diferencia con el proceso de facturación de cuentas corrientes normales; si tiene alguna duda al respecto, solo relea el punto facturas y remitos que está en este mismo capítulo

La única diferencia es que no imprime y graba un registro en el archivo de intercambio de información que se enviará a la AFIP para que autorice y le asigne el número de CAE a cada una; ese archivo - una vez terminada la facturación - se sube a una pagina web de la AFIP para que las autorice y devuelva

Cuando son aprobadas, la AFIP incluye en los registros que le hemos enviado el CAE de cada una de ellas y nosotros nos conectamos con el FTP de AFIP y bajamos las aprobaciones. Luego ese archivo de facturas electrónicas aprobadas se ingresa al sistema el cual incluye el CAE a cada una de las facturas que estaban pendientes de autorización y queda completo el circuito, y se pueden enviar por email o el método que nos resulte mas conveniente al cliente para que nos abone el importe.

La etapa posterior a ésta es el procesamiento der facturas electrónicas

Facturación electrónica automática de pedidos

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El proceso de facturación electrónica automática de pedidos no tiene absolutamente ninguna diferencia con el proceso de facturación automática de pedidos de cuentas corrientes normales; si tiene alguna duda al respecto, solo relea el punto facturación automática de pedidos en este mismo capítulo

La única diferencia es que no imprime y graba un registro en el archivo de intercambio de información que se enviará a la AFIP para que autorice y le asigne el número de CAE a cada una; ese archivo - una vez terminada la facturación - se sube a una pagina web de la AFIP para que las autorice y devuelva

Cuando son aprobadas, la AFIP incluye en los registros que le hemos enviado el CAE de cada una de ellas y nosotros nos conectamos con el FTP de AFIP y bajamos las aprobaciones. Luego ese archivo de facturas electrónicas aprobadas se ingresa al sistema el cual incluye el CAE a cada una de las facturas que estaban pendientes de autorización y queda completo el circuito, y se pueden enviar por email o el método que nos resulte mas conveniente al cliente para que nos abone el importe.

La etapa posterior a ésta es el procesamiento der facturas electrónicas

Diferencia de cambio por facturas electrónicas

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Este proceso es exactamente igual al de cálculo de diferencias de cambio de facturación normal, sólo que afecta a las facturas electrónicas.

Diferencia de cambio por cheques de facturas electrónicas

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Este proceso es exactamente igual al de cálculo de diferencias de cambio de facturación normal, solo que afecta a las facturas electrónicas.

Procesar facturas electrónicas

Este es el proceso importante dentro de la modalidad de facturación electrónica, ya que es el que se encarga de procesar las facturas, generar el archivo para enviar a la AFIP, recepcionar el archivo que devuelve la AFIP y procesarlo nuevamente para completar la factura electrónica que esta pendiente hasta recibir el CAE que le asigna la AFIP y la convierte en una factura fiscal

Procesados (opciones):

  • No: cuando vamos a generar el archivo que enviamos a la AFIP
  • Si: cuando vamos a importar el archivo con las aprobaciones

Ingresamos la división para que el sistema seleccione solo los comprobantes realizados en la seleccionada

Ingresamos hasta qué fecha queremos que muestre los comprobantes

Ingresamos el número de punto de venta que la AFIP nos asignó para facturación electrónica; la empresa debe anotarse en la AFIP dando de alta la modalidad y asignándole un nuevo punto de venta, a partir de ese momento el número asignado será el que deberá usar para facturas electrónicas

Una vez que tenga en pantalla, las facturas que van a ser enviadas a aprobación, seleccione la carpeta donde desea que el sistema genere el archivo y oprima el botón exportar

Una vez generado el archivo, debe enviarlo a la AFIP para que lo aprueben y le asignen los CAE

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Una vez obtenido el archivo con respuestas de la AFIP debemos seleccionar las facturas y oprimiendo la pestaña procesar respuestas AFIP, el sistema leerá el archivo que envió la AFIP y le asignará los CAE a las facturas pendientes. Por último puede imprimir las facturas aprobadas si usted decidió enviar de todas formas la factura impresa a sus clientes, aunque no es obligatorio, con enviar una copia PDF es suficiente, a partir de ese momento los procesos de cobranzas y reportes son los mismos que para cualquier otra modalidad de facturación

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Facturación fiscal

¿Qué es la facturación con impresores fiscales?

En Argentina, hay dos métodos de facturación controlada directamente por la AFIP: la llamada facturación fiscal - por la obligatoriedad de tener que usar una impresora o controlador fiscal, que es el dispositivo que se encarga de calcular los impuestos y registrarlos en una memoria fiscal a la que tiene acceso la AFIP (oficina fiscal de Argentina), quien chequea que los impuestos declarados coinciden con lo almacenado en las memorias de las impresoras fiscales -

El segundo método es la facturación electrónica de la que hablamos en el párrafo anterior de este mismo capítulo

La operación de los procesos fiscales es igual a cualquier otro método de facturación que se incluya en el sistema, por eso solo vamos a remarcar aquellos puntos específicos para la modalidad

El sistema acepta impresores fiscales Hasar (impresora de facturas papel A4), controladores fiscales Hasar (tickets) y controladores e impresoras fiscales Epson. En la configuración del módulo se indican los modelos habilitados, hay otras marcas que son compatibles y pueden ser usadas sin inconvenientes.

impresoras fiscales

Ingreso de presupuestos en el circuito de facturación fiscal

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Como pueden ver en el gráfico, no hay diferencia entre el ingreso de presupuestos normal con el fiscal, sólo que los cálculos de impuestos los hace la impresora con la información que le envía el sistema y luego le devuelve los resultados para que el sistema lo grabe en sus registros.

Las empresas que optan por facturación con controladores fiscales están exentas de la obligatoriedad del método de facturación electrónica

Modificar presupuestos en el circuito de facturación fiscal

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Como pueden ver en el gráfico, no hay diferencia entre la modificación de presupuestos normal con la fiscal, sólo que los cálculos de impuestos los hace la impresora con la información que le envía el sistema y luego le devuelve los resultados para que el sistema lo grabe en sus registros.

Las empresas que optan por facturación con controladores fiscales están exentas de la obligatoriedad del método de facturación electrónica

Para más detalle vea el proceso de ingreso de presupuestos en presupuestos y pedidos, ya que no tiene ninguna diferencia en la forma de operación

Ingreso de pedidos en el circuito de facturación fiscal

Las impresoras fiscales no se pueden compartir; es decir no puede haber mas de una PC que use el mismo impresor fiscal. Eso es un problema para puntos de venta donde hay varios vendedores y como es habitual usan el sistema para ir haciendo la gestión de venta, van consultando el stock y los precios de lo que los clientes que tiene enfrente de ellos le van pidiendo, a su vez van armando la factura.

La AFIP y los fabricantes de impresores fiscales impiden que estos sean compartidos, por lo tanto si necesitamos 3 puestos para vender, deberíamos tener 3 PC pero también 3 controladores fiscales y eso es lo complicado: primero, por el elevado precio que tienen y, segundo, porque a la mayoría una impresora le es suficiente, pero necesitan varios puestos para armar las facturas mientras se va haciendo la venta.

Para solucionar el problema de la mejor manera posible, dotamos al sistema en su módulo fiscal de un ingreso de pedidos rápido, es decir ingresando la menor cantidad de datos posibles, ya que la idea es que una PC con impresor fiscal reciba los pedidos desde las otras terminales y lo facture directamente.

El ingreso de pedido se armó de tal manera que cumpla la misma función de una factura, solo que graba lo que hay que facturar y asi lo levanta la PC con impresor fiscal y lo factura.

Este método es el que soluciona el problema de querer tener varias PC "facturando con una sola impresora fiscal"

El procedimiento no lo explicamos porque es similar a cualquier ingreso de pedidos ya explicado en este capítulo en varias oportunidades

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Modificar pedidos en el circuito de facturación fiscal

Permite la modificación de un pedido ingresado por el proceso fiscal, opera igual a cualquier modificación de pedidos de las que hemos explicado en este mismo capítulo en varias oportunidades, esta separado del ingreso al solo efecto de poder darle acceso a los distintos usuarios con las restricciones que sean mas adecuadas para la empresa

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Emisión de remitos en el circuito de facturación fiscal

La emisión de remitos con posterior facturación, permite descargar mercadería de stock, asignar lo remitido al cliente al que se le hace el remito y llevar una cuenta corriente de remitos pendientes de facturar

En un punto de venta, se usa comúnmente por ejemplo cuando un mecánico que nos compra habitualmente lleva repuestos y luego devuelve los que no utiliza, en ese caso hacemos remitos y luego facturamos lo que realmente usó.

La operatoria del proceso es la habitual, no hay diferencias con procesos similares que ya hemos explicado en varias oportunidades

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Emisión de tickets y facturas fiscales

La emisión de tickets y facturas fiscales, no tienen diferencia en su forma de operar de una factura de cuentas corrientes, salvo en su funcionamiento interno, ya que este tipo de impresoras calculan los impuestos correspondientes y los graban en una memoria interna, llamada memoria fiscal que luego los agentes de impuestos pueden leer para verificar que lo declarado impositiva mente coincide con las ventas reales

Este proceso no incluye un gráfico debido a que el ingreso al programa chequea que haya una impresora fiscal homologada en línea y, en caso de no encontrarla, no se abre, pero la operación es igual a la de cualquier otro proceso de facturación que se incluye en el sistema y que hemos explicado en varias oportunidades anteriores.

Lo que se destaca en el programa de facturación es que se redujeron los campos de datos considerando que esta modalidad de facturación esta destinada en un porcentaje muy alto a la venta a público y por lo tanto hay muchas decisiones que toma el operador en el momento de la emisión de la factura que en este tipo de venta se asumen de los parámetros para que el proceso sea lo más ágil posible

Cambios de mercadería en mostrador

El cambio de mercadería en mostrador es un proceso que permite ingresar a stock el producto devuelto sacar del stock el producto que va en cambio y facturar la diferencia.

Este proceso no incluye un gráfico debido a que el ingreso al programa chequea que haya una impresora fiscal homologada en línea y, en caso de no encontrarla, no se abre, pero la operación es igual a la de cualquier otro proceso de facturación que se incluye en el sistema y que hemos explicado en varias oportunidades anteriores.

La diferencia importante en este proceso es que permite ingresar el producto a devolver

Lo que se destaca en el programa de cambio de mercadería, es que los campos de datos considerando que esta modalidad de facturación esta destinada en un porcentaje muy alto a la venta a público y por lo tanto hay muchas decisiones que toma el operador en el momento de la emisión de la factura que en este tipo de venta se asumen de los parámetros para que el proceso sea lo más ágil posible

Notas de crédito fiscales

La emisión de notas de crédito fiscales, no tienen diferencia en su forma de operar de una nota de crédito de cuentas corrientes, salvo en su funcionamiento interno, ya que este tipo de impresoras calculan los impuestos correspondientes y los graban en una memoria interna, llamada memoria fiscal que luego los agentes de impuestos pueden leer para verificar que lo declarado impositiva mente coincide con las ventas reales

Este proceso no incluye un gráfico debido a que el ingreso al programa chequea que haya una impresora fiscal homologada en línea y, en caso de no encontrarla, no se abre, pero la operación es igual a la de cualquier otro proceso de facturación que se incluye en el sistema y que hemos explicado en varias oportunidades anteriores.

Lo que se destaca en el programa de notas de crédito es que se redujeron los campos de datos, considerando que esta modalidad de facturación esta destinada en un porcentaje muy alto a la venta a público y por lo tanto hay muchas decisiones que toma el operador en el momento de la emisión de la factura que en este tipo de venta se asumen de los parámetros para que el proceso sea lo más ágil posible

Comprobantes cancelados por la impresoras fiscal

Por distintas circunstancias, una impresora fiscal puede cancelar un comprobante que para el sistema está correcto; cualquier error en el hardware de la impresora, papel trabado, etc. pueden provocar que la impresora - que tiene su propia lógica e incluye un software que toma decisiones por sus propios medios - pueda anular un ticket o factura con lo cual el sistema tendrá como bueno un ticket que no estará registrado en la memoria fiscal del controlador, por tal motivo cuándo sucede esto, usted deberá luego ingresar en el sistema los comprobantes cancelados.

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Ingrese los datos que el proceso pide en pantalla, que son los que identifican el comprobante cancelado y asi el sistema registrará los comprobantes al igual que la impresora fiscal.

Recuperar comprobantes pendientes

Este proceso prevee que la red en la que está operando el sistema no esté lo suficientemente puesta a punto como para que su velocidad de transferencia sea adecuada.

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Puede suceder que cuando el sistema da la orden de imprimir en un impresor fiscal, por distintos motivos que en este momento no tiene sentido explicar, se demora más de lo que está previsto, por lo tanto el sistema no recibe la respuesta de la impresora con el tiempo adecuado para lo cual el sistema supone que hubo algún inconveniente y para evitar pérdidas de comprobantes, hace una grabación auxiliar de la información en un archivo temporal, esta información se va acumulando hasta que usted ejecute este proceso - momento en el cual el sistema relee la información de facturas pendientes y las inserta a la base de datos de manera que toda la información quede registrada adecuadamente -.

Cierre X

Es el cierre parcial de caja, donde el sistema informa sobre todas las operaciones realizadas y da detalle de la recaudación.

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Cierre Z

Es el cierre de caja diario, al terminar las operaciones del día, donde obtenemos detalladamente las operaciones del día, detalle de cobranza y pagos que se pudieron hacer desde caja

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Auditoría por fecha

Este proceso, arma un reporte de todas las operaciones diarias indicando el operador que intervino en cada una de ellas

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Auditoría por número de cierre Z

Genera un detalle de todos los cierres Z que se hicieron desde y hasta el número que usted solicite.

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Reportes

Cómo operar un reporte

El módulo de reportes contiene los informes estándar que se incluyen para cada módulo. Isis ERP Manager utiliza Crystal Reports versión 11; por lo tanto si usted dispone de esa herramienta, puede hacer cambios a los mismos. Los reportes son por terminal, es decir cada usuario tiene instalado en su PC en la carpeta C:\sistemasisis\ERPManager\Reportes, un juego de reportes del sistema estándar. Eso significa que cada usuario puede tener el mismo reporte con alguna particularidad diferente. Si le hace algún cambio al reporte original, por otro lado dentro de la carpeta reportes antes indicada encontrará una carpeta llamada "medida"; cuando usted modifique un reporte estándar, cópielo dentro de la carpeta a medida de manera que cuándo actualice el sistema por una nueva versión no se pierdan los informes customizados que usted haya creado.

Para operar correctamente un reporte tenemos 2 puntos a solucionar: el primero es saber qué reporte elegir y el segundo es cómo pedirlo para que incluya lo que queremos ver.

El primer punto solo lo resolverá rápidamente después de pedir cada uno de los reportes del sistema, analizarlos y seleccionar cuáles de todos los disponibles son los que a nosotros nos interesan. Encontrará muchos reportes similares que sin un análisis de su parte muchas veces parecen iguales pero siempre incluyen alguna característica diferente; con el tiempo hemos atesorado muchas necesidades de distintos clientes de muchos rubros diferentes que necesitan la misma información pero enfocada de una manera diferente. Por más que nosotros le explicáramos cada renglón de cada listado siempre es usted el que da la última palabra con respecto de cuál es el que mas se adapta a su necesidad. Por supuesto hay reportes muy estándar como el Kardex de stock (movimiento de productos) pero en lo que se refiere a ajustes o movimientos a veces es necesario que la misma información se muestre de distintas formas y de ahí que hay varios reportes referidos a lo mismo.

Para el segundo punto incluimos en este capítulo una secuencia de imágenes de cómo pedimos un Kardex, que es mas o menos la misma secuencia que va a usar para todos los reportes del sistema

Primero selecciona el reporte que desea pedir

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Cada reporte incluye sus propios parámetros o sea filtros, fechas y condiciones que hacen que el sistema arme el reporte con distinta información, o sea que siempre que seleccione un reporte lo primero que debe hacer es oprimir el botón Parámetros

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Aparecerá la pantalla con los filtros y opciones de que dispone el reporte solicitado, cuando hay una fecha desde y otra hasta, es el rango de fecha que debe verificar el sistema que tengan los registros a listar, dejando afuera los menores o mayores

También encontrará desde y hasta artículo, desde y hasta cuentas contables y asi todos los campos posibles que ahora no tiene sentido enumerar, al lado de cada desde hasta siempre encontrará un campo que puede tildar. Si lo hace el sistema incluirá desde el primero hasta el último posible del desde/hasta. Al aceptar estos parámetros se graban y quedarán fijos hasta que usted los vuelva a cambiar.

Los parámetros de los reportes son por puesto de trabajo, cada usuario puede tener y conservar sus propios parámetros de manera que cada sector pueda pedir los reportes como mas le sirve a cada uno y que un usuario cambie algo no modifique lo que otro usuario parametrizó

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Al salir del parámetro para ver el reporte deberá dar clic en el botón de vista previa, salvo los comprobantes operativos como facturas o similares que se imprimen directamente, todos los reportes tienen vista previa automática como la de este ejemplo

Una vez el reporte en pantalla, arriba a la izquierda encontrará tres iconos que permiten dar salida al reporte de distintas maneras

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Si da clic en el icono de árbol, el reporte se abre y usted puede buscar información dando clic en el registro pedido, esto lo ayuda a encontrar rápidamente alguna información que esté buscando

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Si da clic en el icono de exportar (arriba a la izquierda), el sistema asume que usted desea exportar el reporte a algún archivo y entonces abrirá las opciones disponibles para que pueda seleccionar a que tipo de archivo quiereexportar el informe y siguiendo uno pasos simples obtendrá el informe en PDF, Excel y otros

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Por último, si selecciona la impresora, Isis ERP Manager abrirá un cuadro de dialogo para que usted seleccione por que impresora desea imprimir.

Reportes de ventas

En este módulo los reportes se dividen en seis sesiones. No incluimos un ejemplo de cada reporte porque usted puede generar sus propios reportes con información de su base de datos

  • Precios de venta: Acá se incluyen todos los reportes que manejan precios y bonificaciones
  • Presupuestos: Son todos los reportes donde la información se basa en los presupuestos emitidos
  • Pedidos: Son todos los reportes que hacen referencia a los pedidos pendientes, totales a facturar y toda aquella información sobre los pedidos
  • Remitos: Acá se incluyen aquellos reportes que pueden ser generados por los remitos emitidos
  • Reparto: En los reportes de reparto, encontraremos la hoja de ruta y repartos ingresados
  • Factura anticipada: Los reportes son similares a los de remitos, pero referidos a facturas que están pendientes de recibir la mercadería con remitos asociados

Recuerde que con doble clic en el reporte el sistema abre el parámetro que le corresponde o bien marque el reporte y luego haga clic en parámetros para indicar que filtros y opciones queremos para el listado a emitir

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Entradas y salidas

El módulo de ventas no incluye entradas ni salidas desde / hacia archivos externos que se procesen por separado.

 

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