circuitos del Sistema Isis ERP Manager: solicitud de compras y pedido de cotizacion s en el modulo de compras
 

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Circuitos del sistema ERP Manager: Compras

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Solicitudes de compra

Ingresar solicitudes de compras

Una solicitud de compra es un pedido interno entre sectores, para que el responsable de compras provea de algún elemento que el sector necesita, no es obligatorio emplear el procedimiento de solicitudes, hay empresas chicas donde simplemente se le pide verbalmente algo al comprador y este lo compra y lo entrega, pero hay empresas mas grandes donde inclusive distintos sectores piden lo mismo, por ejemplo materiales de librería o cartuchos de tinta, o herramientas cuándo se tienen empleados con herramientas a cargo para su trabajo etc.

Las solicitudes forman parte del circuito de compras, pero no es obligatorio hacerlas, si emplea esta parte del circuito cada vez que necesite un material un elemento de librería o lo que sea debe confeccionar una solicitud de compra y enviarse al comprador de la empresa, el recibe solicitudes de todas las secciones de la empresa las cuales agrupa por rubro y hace una única compra que luego cuando la recibe distribuye entre los sectores que lo solicitaron.

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El método de ingreso ya es tradicional ya que es igual en todos los módulos, cabecera, cuerpo y pie. En la cabecera ingrese los datos del centro de costo que necesita lo solicitado, deberá ingresar también fecha tipo de comprobante y numero si lleva numeración manual o se numerará automaticamente si tiene un numerador asociado al comprobante

En el cuerpo ingrese los productos solicitados, oprima el botón grabar para registrar la solicitud. Puede imprimir para firmar la solicitud y enviarla a compras o bien puede enviar por mail la copia .pdf que el sistema generará en forma automática.

Generar solicitudes de compras

Puede generar solicitudes de compra en forma automática partiendo de distintas alternativas, por stock mínimo, por punto de pedido o por stock ideal.

¿Cómo funciona?

Básicamente el sistema chequea el stock disponible de la opción solicitada y los productos que están por debajo se agregan automáticamente a la solicitud, los stocks a comparar son el indicado en tipo de reposición contra el indicado en generar por.

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En base a los filtros que usted seleccione el sistema incluirá o no determinados productos, de todas maneras una vez generada la solicitud automática usted puede modificarla manualmente.

Modificar solicitudes de compra

Para modificar una solicitud, solo ingrese el tipo de comprobante y el número y el sistema la traerá a pantalla y podrá modificar cualquier dato ingresado en la misma.

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Desde el mismo proceso tiene acceso a la consulta de las solicitudes pendientes y su contenido.

Procesar solicitudes de compra

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Este proceso es el encargado de traer a pantalla todas las solicitudes que concuerden con el filtro seleccionado para que el operador pueda ingresar el rechazo o no y el dictamen mas las cantidades aprobadas y características de la aprobación.

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Finalizar y/o activar solicitudes de compra

Este proceso, permite dar por finalizada una solicitud a la quedan productos y/o servicios sin autorizar ni rechazar, pero ya no se va a procesar, por lo tanto la damos por finalizada para que no siga apareciendo en los reportes, la activación permite solucionar el inconveniente de haber finalizado equivocadamente una solicitud

Primero seleccionamos la solicitud a activar o finalizar, tilde el botón finalizar o destildelo para activarla

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Podemos consultar el detalle de su contenido

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Eliminar solicitudes de compra

Si desea eliminar totalmente una solicitud, puede hacerlo en este proceso

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El proceso le pedirá que ingrese el comprobante y número a eliminar; si está de acuerdo, oprima el botón eliminar

Consultar solicitudes de compra

Puede seleccionar un rango de fecha, un determinado tipo de comprobante o la combinación de ambos para que el sistema cargue la grilla con la información por usted solicitada, de clic en la solicitud que desea consultar, el sistema habilitará las pestañas de detalle o cantidades por integrante de grupo para que usted consulte

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Pedidos de cotización

Ingresar pedidos de cotización

Tomando la información desde solicitudes aprobadas, o bien ingresando directamente un pedido de cotización en forma manual, usted puede utilizar este proceso para cargar pedidos de cotización a proveedores

Las solicitudes solo informan lo que hace falta comprar, pero el proceso que identifica a quien se le pide la cotización es este.

La forma de operación es la habitual para este tipo de procesos, una cabecera donde se identifica al proveedor con la opción de traer a pantalla una solicitud previamente procesada, en este caso ingrese el tipo de comprobante de solicitud y su número o bien consulte las disponibles para seleccionar luego la elegida

Si no trabaja con solicitudes o simplemente desea ingresar un pedido de cotización en forma directa, una vez que complete la cabecera ingrese en el cuerpo los productos y/o servicios que desea que le coticen

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Cada renglón ingresa el producto a cotizar, un concepto asociado que luego permitirá agrupar por conceptos luego ingrese la cantidad a cotizar,fecha en que necesita la entrega del producto y el centro de costo al que esta destinado.

Oprima el botón grabar para generar el comprobante.

Generar pedidos de cotización

Puede generar pedidos de cotización en forma automática partiendo de distintas alternativas, por stock mínimo, por punto de pedido o por stock ideal.

¿Como funciona?

Básicamente el sistema chequea el stock disponible de la opción solicitada y los productos que están por debajo se agregan automáticamente al pedido de cotización, los stocks a comparar son el indicado en tipo de reposición.

En base a los filtros que usted seleccione el sistema incluirá o no determinados productos, de todas maneras una vez generado el pedido de cotización usted puede modificarlo manualmente.

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Modificar pedidos de cotizacion

Este proceso se opera de la misma forma que el ingreso de pedidos de cotización solo que está separado para que se pueda controlar el acceso de los usuarios a los que tienen permisos para modificar un pedido de cotización.

Si tiene alguna duda sobre la forma de operar este proceso vea el ingreso de pedidos de cotización

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Recepción de cotizaciones

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Este proceso permite ingresar la cotización recibida de un proveedor. La metodología de operación es simple: primero, seleccione el pedido de cotización por medio de tipo de comprobante y su número, el sistema mostrará en la grilla del cuerpo el detalle de la cotización solicitada, en la misma recepción de precios puede indicarle al sistema si desea actualizar los precios en la lista de precios del proveedor. A continuación de cada renglón mostrado por el sistema usted deberá ingresar los descuentos, precios, días de entrega moneda del precio, este ingreso también actualiza los precios en la lista que usted ingresó en la cabecera, oprima el botón grabar para terminar el ingreso y registrar la operación

Modificar la recepción de cotizaciones

Al solo efecto de tener control sobre los usuarios que están autorizados a modificar o no las recepciones ingresadas al sistema, este proceso esta separado del ingreso, pero se opera de la misma manera

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Procesar pedido de cotizaciones

En este punto, usted debe informarle al sistema que ha decidido hacer después de haber recibido las cotizaciones enviadas por sus proveedores, es decir rechazarlas o aceptarlas, para que posteriormente, se le puedan dar curso y continuar con la gestión de la compra.

Tilde el cuadro acorde a su decisión y agregue un dictamen para justificarla.

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Finalizar / activar pedidos de cotizaciones

Si por cualquier motivo, su proveedor le envió solo la cotización de alguno de los productos de su pedido, o bien usted pasado el plazo que estime prudente no recibió la cotización, puede darla por finalizada, es decir, no la acepta ni la rechaza, simplemente finaliza ese pedido de cotización, para lo cuál el sistema la desafecta de todos los reportes, aunque queda en condiciones de ser nuevamente activada en este mismo proceso.

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Eliminar pedidos de cotizaciones

En este caso usted elimina totalmente el pedido de cotización el cuál se borra de la base de datos , pero queda un registro de la acción en el módulo de auditoria, simplemente consulte por comprobante el que desea eliminar. Al localizarlo, oprima el botón eliminar para ejecutar la acción.

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Consultar pedidos de cotizaciones

La consulta de pedidos de cotización esta siempre disponible y le permite ver una grilla con todos los comprobantes que encajen dentro del los filtros que usted tiene opción de seleccionar, ya sea por comprobante, entre fecha y fecha o por proveedor o combinación de ellas, una vez llena la grilla usted puede marcar el que desea consultar y luego oprimir la pestaña detalle para ver el contenido ítem por ítem

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