circuitos del Sistema Isis ERP Manager: ordenes de compra, remitos y facturas de compras, reportes
 

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Circuitos del sistema ERP Manager: Compras

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Ordenes de compra

Ingresar ordenes de compras

Este proceso es el que ejecuta la orden de comprar, a quien comprar y que precios pagar por lo comprado, por supuesto se puede hacer una orden compra directamente pero también se puede llamar un pedidos de cotización previamente procesado y autorizado.

El método es el tradicional para nuestro sistema Isis ERP Manager, una cabecera, un cuerpo y un pié, el la cabecera deberá ingresar la división a la que afecta la orden de compra, proveedor al que le hace la compra usando botón derecho del mouse en el proveedor accede a las consultas y búsquedas, tipo de comprobante para orden de compra, el número será automático o manual acorde a como haya definido el comprobante de orden de compra.

Deberá ingresar la lista de precios general, aunque luego cada ítem de la orden podrá tener una lista de precios diferente, debe ingresar la condición de pago pactada, quien ofició de comprador, contacto en el proveedor y si desea traer un pedido de cotización, tilde el cuadro que lo habilita e ingrese el tipo del comprobante de pedido de cotización y su número, si no lo recuerda consulte con oprimiendo la lupa y luego marque el que desea el sistema si seleccionó un pedido de cotización lo mostrará en la grilla del cuerpo si no, podrá ingresar manualmente los productos o servicios a pedir, para seleccionarlos puede indicarle al sistema que le muestre toda la lista de productos o solo los que están asociados al proveedor al que está dirigida la orden

Una vez completada la lista de artículos a pedir oprima el botón calcular, para que el sistema realice los cálculos y muestre los totales del comprobante.

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Modificar ordenes de compra

Si está autorizado a ingresar a este proceso, usted podrá modificar cualquier valor ingresado el objetivo de que este proceso este separado es solo al efecto de los permisos de acceso a los procesos, primero el sistema traerá a pantalla las ordenes de compra disponibles que se encuentren dentro de los filtros seleccionados por usted

Una vez localizada la orden a modificar de clic en el renglón y oprime detalle para poder acceder a su contenido y hacer las modificaciones que desea

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Autorización técnica

Cuándo se genera una orden de compra, y se la envía a un proveedor, usted esta obligándose a cumplir con las condiciones pactadas, por lo tanto y según el tipo de producto que se esta comprando, se requiere de una autorización técnica, que es la que verifica que las especificaciones indicadas en la orden de compra sean las adecuadas para el producto que se esta ordenando, esto sucede fundamentalmente con productos que requieren una determinada calidad o composición o determinada marca y modelo.

En este caso el departamento técnico tiene prioridad de autorización de las ordenes de compra y si el sistema está parametrizado para que use este tipo de autorización si no esta cumplida no permite emitir la orden de compra. Los usuarios se autorizan en el módulo de herramientas donde también se les asignan los permisos

El proceso es muy simple, seleccione por medio de los filtros de la cabecera las ordenes a traer a pantalla y luego tilde el cuadro de las que autoriza técnicamente

Para volver oprima el botón limpiar.

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Primera y segunda autorización

Mas allá de la autorización técnica, hay empresas en donde las compras deben ser aprobadas o controladas por más de una persona o sector, por lo tanto Isis ERP Manager, incluye 2 niveles de autorización, que básicamente funcionan igual que la autorización técnica. Recuerde que las mismas deben ser habilitadas en el módulo de configuración del sistema

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Completar orden de compra

Este proceso se utiliza cuándo de una orden de compra quedan algunos remanentes que no se van a entregar, por lo tanto el sistema dejará esa orden pendiente por los remanentes mientras no se reciba lo pendiente, pero como eso no sucederá, usted debe finalizar la orden de compra. Este proceso la da por terminada y solo procesa las entregas recibidas hasta el momento.

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Eliminar ordenes de compra

Este proceso elimina dejando registro solo en el módulo de auditoria de la orden eliminada.

Para ejecutar el proceso, solo seleccione la orden de compra a eliminar, muestrela en pantalla y de clic al botón anular.

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Consultar ordenes de compra

La consulta de ordenes de compra facilita al operador el chequeo de las o.c. pendientes, y se encuentra disponible en el módulo

Seleccione filtrando por fecha, tipo de comprobante o proveedor, al dar mostrar el sistema ingresará en la grilla del cuerpo, las ordenes disponibles, marque y oprima detalle para ver el contenido de la orden que desea consultar

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Remitos y facturas de compra

Remitos de compra

Este proceso ingresa mercadería a stock, mientras descarga una orden de compra, aunque no es obligatorio que haya una orden de compra previa, pueden ingresarse remitos directamente.

En la cabecera del comprobante, debe ingresar los datos que identifiquen la operación, tales como la división, proveedor, comprobante de remito y número de remito del proveedor, fecha del remito, si el remito parte de una orden de compra, tilde el cuadro e ingrese el porcentaje a recibir, 100 o menos, a veces entregan un porcentaje si lo ingresa el sistema mostrará ese porcentaje de las cantidades totales a recibir, puede indicar si desea ver solo los productos del proveedor o todos los de la lista

Si seleccionó una orden de compra, el sistema traerá a pantalla el contenido de la misma para que usted impute el remito del proveedor a cada renglón de la orden de compra de manera que se puedan hacer las comparativas de la orden con lo remitido

SI no llamó una orden de compra, en el cuerpo del comprobante deberá ingresar la mercadería recibida, al final del renglón encontrará un signo (+) o (-), si es (+), indica que es un producto con trazabilidad y deberá ingresar la misma sea esta el numero de serie, o despacho de aduana y lote, etc.

Oprima grabar para cerrar el comprobante, puede utilizar la consulta on line para chequear la información

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Dictamen de informe de recepción

Los dictámenes de recepción son básicamente un movimiento entre depósitos que imprime un comprobante de aprobación o rechazo de parte o toda la mercadería recibida por un remito de proveedor.

Desde ya el proceso no es obligatorio; es decir, puede o no usar este proceso.

Las empresas mas grandes o que están certificadas por normas de calidad ISO 9000 o similares, generalmente implementan circuitos con un grado alto de seguimiento para poder llevar registros de trazabilidad de los productos que compran, principalmente de materias primas cuándo fabrican.

Este proceso es muy útil para eso, ya que si se implementa un circuito como el que vamos a describir a continuación es necesario controlar la mercadería antes de enviarla a consumo, supongamos un circuito asi:

Una vez realizada la compra, la mercadería recibida se almacena en un depósito de control de calidad, luego se hace la verificación de la misma y si esta en condiciones se aprueba y se la envía al depósito de consumo.

Un circuito simple, compro, recibo pero lo pongo en un depósito de donde no se puede sacar para usar, verifico lo recibido, si es bueno lo mando al depósito de consumo que habilita su utilización, si todo o parte no esta conforme a lo pedido se rechaza, se mueve a un depósito de mercadería rechazada para devolver

En cualquier caso se imprime un comprobante de informe de recepción como respaldo escrito de la operación de aceptación o rechazo de la mercadería.

La pantalla del dictamen refleja lo que acabamos de explicarles, aparte de los datos comunes de una cabecera de cualquier proceso nuestro a esto deberá agregarle los depósitos de aceptación y rechazo a donde el sistema moverá automáticamente la mercadería y el tipo de comprobante de mov. entre depósitos que desea usar para cada caso

En el proceso solo deberá indicar que cantidades aprueba y que cantidades rechaza y el proceso se encarga de hacer las transferencias del depósito de control de calidad al de aprobados o rechazados e imprimir el dictamen acorde a los formatos de impresión que usted definió en el sistema.

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Devolución de remitos de compra

Este proceso permite ingresar devoluciones de remitos recibidos de un proveedor, el proceso revierte lo ingresado en un remito de proveedor, sacando la mercadería de stock y si esta parametrizado para hacerlo emite un comprobante de devolución de mercadería.

La forma de operarlo es la común a procesos de este tipo, ingrese la división comprobante y número si lo conoce o haga la consulta y seleccione el remito que va a devolver en forma total o parcial oprima el botón grabar para completar la operación

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Consultar remitos de compra

Como en todos los procesos, usted cuenta con una consulta de los comprobantes desde la cuál puede verificar el contenido de los mismos y esta disponible en un punto del menú o con botón derecho en el ingreso del comprobante de remito

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Eliminar un remito de compra

Este proceso permite eliminar remitos de proveedores, generalmente ingresados por error ya que para devolver parcial o totalmente se debe emplear el proceso de devolución de remitos. En ocasiones los operadores se equivocan en la carga de un comprobante, desde asignarle una operación a un proveedor equivocado hasta ingresar mal un artículo, por lo tanto cuándo detectan el error quieren eliminar todo y pasarlo de nuevo correctamente.

Para eso esta este proceso, que elimina totalmente un remito revirtiendo totalmente la operación; el único registro que queda es el de auditoria que informa quien y cuando elimino el remito

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Facturas de compra

No hay mucha diferencia entre una factura de venta y una factura de compra en este módulo, solo que no emite el comprobante porque lo que hacemos es ingresar una factura de un proveedor, los pasos los detallamos a continuación

Primero ingresamos los datos de la cabecera:

División a la que se afecta la operación, centro de costo al que se imputa la compra, fecha de la factura

Fecha de la declaración jurada, esta fecha es la fecha en la que el sistema va a incorporar la factura para la declaración de impuestos IVA Compras. Muchas veces recibimos una factura de proveedor después de haber cerrado el mes, imposibilitando el ingreso con la fecha del comprobante, cosa que modificaría la posición de IVA, pero la cuenta corriente debe reflejarse con la fecha correcta, por lo tanto hemos incorporado doble fecha, la del comprobante para la cuenta corriente y la de la DDJJ para incluirlo en el Libro IVA, si recibimos la factura después de haber cerrado el mes, le ingresamos en la fecha de DDJJ el primer día del mes siguiente para que esa factura pase al libro siguiente.

Si hay retención de IVA el sistema mostrará el porcentaje pero usted lo puede cambiar manualmente, también puede cambiar la provincia para Ingresos Brutos

El sistema mostrará la lista de precios por defecto asignada al proveedor, pero usted puede cambiarla.

Deberá ingresar el depósito en el cuál ingresará la mercadería, condiciones de pago para la compra o un vencimiento determinado arreglado con el proveedor, el resto de los campos son los comunes necesarios para identificar la operación

Luego usted seleccionará si la factura de compra la carga a partir de una orden de compra o directamente ya sea porque no usan el circuito de ordenes de compra, o simplemente porque la factura en particular no se hizo con orden de compra

Asi como no es obligatorio emplear la solicitud de compra o el pedido de cotización tampoco es obligatorio el uso de la orden de compra, ya que es usted el que decide como usar el circuito, el sistema incluye un circuito muy completo que usted puede usar en forma parcial o total acorde a como desea implementar el sistema.

Si usted emplea ordenes de compra, o quiere llamar a un remito de proveedor previamente cargado o si quiere ingresar directamente la factura, debe indicarlo en el punto siguiente que verá en el gráfico que se encuentra en la cabecera

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Tiene disponible tres botones que indican el origen de la factura de donde deberá tomar los datos, si tilda manual, deberá ingresar artículo por artículo uno a uno en forma manual, si tilda orden de compra o remito deberá seleccionar la orden de compra o remito previo y el sistema traerá a pantalla el detalle de los artículos contenidos

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Como puede ver en la siguiente pantalla, todos los campos con opciones incluyen la consulta del contenido de las tablas asociadas

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Una vez completada la cabecera, y en base a la explicación anterior, usted decide si carga manualmente, o si llama a un remito o a una orden de compra, si lo hace manualmente al igual que si estuviera emitiendo una factura de venta, deberá ingresar los productos uno a uno, cada renglón admite lista de precios descuentos y distintas alternativas que pudieron ser negociadas con el proveedor.

Al concluir con el ingreso manual o el chequeo de lo recibido con lo ordenado, de clic en el botón de IVA para que el sistema realice los cálculos, como es una factura de compras el sistema le permitirá modificar manualmente los importes calculados para que la factura de compra coincida exactamente con la recibida aunque esta tenga algunos cálculos con diferencias debe coincidir con el papel recibido.

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En el pie puede ingresar percepciones, descuentos, etc. el sistema le mostrará constantemente cantidades rechazadas o pendientes, oprima grabar para cerrar la operación.

Nota de debito de compras

La operación de este proceso, es igual a la factura de compra pero usando un comprobante de débito esta separado solo al efecto de que puedan asignarse permisos para realizar esta operación solo a determinados usuarios del sistema.

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Nota de credito de compra

Este proceso se opera igual que la factura de compra, solo que esta separado para que se puedan asignar permisos de uso de este proceso a determinados operadores del sistema

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Consulta de facturas de compra

Como en todos los procesos usted tiene disponible la consulta de comprobantes para chequear el contenido del mismo o reimprimirlo

En la primer pantalla el sistema le mostrará todos los comprobantes disponibles acorde a los filtros que usted seleccionó en la cabecera

Luego seleccione picando la factura que quiere consultar y luego oprima las pestañas de la cabecera para ir consultando las opciones disponibles, a continuación le mostramos los gráficos de las mismas.

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Reportes

Cómo operar un reporte

El módulo de reportes contiene los informes estándar que se incluyen para cada módulo. Isis ERP Manager utiliza Crystal Reports versión 11; por lo tanto si usted dispone de esa herramienta, puede hacer cambios a los mismos. Los reportes son por terminal, es decir cada usuario tiene instalado en su PC en la carpeta C:\sistemasisis\ERPManager\Reportes, un juego de reportes del sistema estándar. Eso significa que cada usuario puede tener el mismo reporte con alguna particularidad diferente. Si le hace algún cambio al reporte original, por otro lado dentro de la carpeta reportes antes indicada encontrará una carpeta llamada "medida"; cuando usted modifique un reporte estándar, cópielo dentro de la carpeta a medida de manera que cuándo actualice el sistema por una nueva versión no se pierdan los informes customizados que usted haya creado.

Para operar correctamente un reporte tenemos 2 puntos a solucionar: el primero es saber qué reporte elegir y el segundo es cómo pedirlo para que incluya lo que queremos ver.

El primer punto solo lo resolverá rápidamente después de pedir cada uno de los reportes del sistema, analizarlos y seleccionar cuáles de todos los disponibles son los que a nosotros nos interesan. Encontrará muchos reportes similares que sin un análisis de su parte muchas veces parecen iguales pero siempre incluyen alguna característica diferente; con el tiempo hemos atesorado muchas necesidades de distintos clientes de muchos rubros diferentes que necesitan la misma información pero enfocada de una manera diferente. Por más que nosotros le explicáramos cada renglón de cada listado siempre es usted el que da la última palabra con respecto de cuál es el que mas se adapta a su necesidad. Por supuesto hay reportes muy estándar como el Kardex de stock (movimiento de productos) pero en lo que se refiere a ajustes o movimientos a veces es necesario que la misma información se muestre de distintas formas y de ahí que hay varios reportes referidos a lo mismo.

Para el segundo punto incluimos en este capítulo una secuencia de imágenes de cómo pedimos un Kardex, que es mas o menos la misma secuencia que va a usar para todos los reportes del sistema

Primero selecciona el reporte que desea pedir

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Cada reporte incluye sus propios parámetros o sea filtros, fechas y condiciones que hacen que el sistema arme el reporte con distinta información, o sea que siempre que seleccione un reporte lo primero que debe hacer es oprimir el botón Parámetros

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Aparecerá la pantalla con los filtros y opciones de que dispone el reporte solicitado, cuando hay una fecha desde y otra hasta, es el rango de fecha que debe verificar el sistema que tengan los registros a listar, dejando afuera los menores o mayores

También encontrará desde y hasta artículo, desde y hasta cuentas contables y asi todos los campos posibles que ahora no tiene sentido enumerar, al lado de cada desde hasta siempre encontrará un campo que puede tildar. Si lo hace el sistema incluirá desde el primero hasta el último posible del desde/hasta. Al aceptar estos parámetros se graban y quedarán fijos hasta que usted los vuelva a cambiar.

Los parámetros de los reportes son por puesto de trabajo, cada usuario puede tener y conservar sus propios parámetros de manera que cada sector pueda pedir los reportes como mas le sirve a cada uno y que un usuario cambie algo no modifique lo que otro usuario parametrizó

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Al salir del parámetro para ver el reporte deberá dar clic en el botón de vista previa, salvo los comprobantes operativos como facturas o similares que se imprimen directamente, todos los reportes tienen vista previa automática como la de este ejemplo

Una vez el reporte en pantalla, arriba a la izquierda encontrará tres iconos que permiten dar salida al reporte de distintas maneras

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Si da clic en el icono de árbol, el reporte se abre y usted puede buscar información dando clic en el registro pedido, esto lo ayuda a encontrar rápidamente alguna información que esté buscando

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Si da clic en el icono de exportar (arriba a la izquierda), el sistema asume que usted desea exportar el reporte a algún archivo y entonces abrirá las opciones disponibles para que pueda seleccionar a que tipo de archivo quiereexportar el informe y siguiendo uno pasos simples obtendrá el informe en PDF, Excel y otros

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Por último, si selecciona la impresora, Isis ERP Manager abrirá un cuadro de dialogo para que usted seleccione por que impresora desea imprimir.

Reportes de compras

En este módulo los reportes se dividen en seis sesiones una de precios, otra de solicitudes de compras, pedidos, ordenes de compra, remitos, y facturas de compra

No incluimos un ejemplo de cada reporte porque usted puede generar sus propios reportes con información de su base de datos

  • Precios : Acá se incluyen todos los reportes que manejan precios y bonificaciones
  • Solicitudes : Son todos los reportes donde la información se basa en las solicitudes de productos que piden los distintos sectores de la empresa según sus necesidades
  • Pedidos : Son todos los reportes que hacen referencia a los pedidos pendientes, de recibir
  • Orden de compra : Acá se incluyen aquellos reportes que pueden ser generados por las ordenes de compra emitidas que está pendientes o incompletas
  • Remito : En este punto el sistema maneja todos los reportes referentes a remitos recibidos de nuestros proveedores
  • Factura : Estos reportes se refieren a la facturación que nuestros proveedores nos envían

Recuerde que con doble clic en el reporte el sistema abre el parámetro que le corresponde o bien marque el reporte y luego de clic en parámetros para indicar que filtros y opciones queremos para el listado a emitir

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Entradas y salidas

El módulo de compras no incluye entradas ni salidas desde / hacia archivos externos que se procesen por separado.

 

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