descripcion del modulo de contabilidad (contabilidad gral, asientos, consultas) del software ERP Manager de Sistema Isis
 

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Circuitos del sistema ERP Manager: Contabilidad

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Contabilidad general

Plan de cuentas

En esta opción del menú Contabilidad usted puede ingresar o modificar su plan de cuentas contables. Note que en el panel izquierdo de la pantalla esta subdividido según sea el plan de cuentas de la Contabilidad General o el plan de cuentas de la Contabilidad Asociada

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Asimismo, observe que están disponibles tanto la barra de herramientas, como la barra de accesos rápidos, que le permitirá realizar acciones en forma intuitiva.

Carga del plan de cuentas

Es la base de toda contabilidad, ya que su estructura, si bien tiene un formato legal definido, cada empresa lo ajusta a sus necesidades

capturas de Sistema Isis ERP Manager

La estructura de cuentas se dividen de la siguiente forma

Capítulo: Activo, Pasivo, Patrimonio neto, Cuentas de Orden , Cuentas de Resultado

Sub-Capítulo: Corriente, No Corriente, Positivas, Negativas

Rubro: Disponibilidades, Créditos, Deudores, Acreedores

Cuenta: Caja, Bancos, Ventas

Sub-Cuenta 1: Efectivo, Valores a depositar

Sub-Cuenta 2: Son las cuentas que sumarizan en una mayor no imputable

Sub-Cuenta nn: El sistema soporta hasta 9 niveles de desagregación total de las cuentas contables

Por ejemplo:

1 Activo (Capítulo)

11 Activo Corriente (Sub-Capítulo)

111 Disponibilidades (Rubro)

1111 Caja (Cuenta)

1111.1 Efectivo (Sub-Cta. 1er nivel de análisis)

1111.2 Valores a Depositar

1112 Bancos

1112.1 Banco Provincia

1112.1.1 Banco Provincia Cta.Cte. (Sub-Cta.2do nivel de análisis)

1112.1.2 Banco Provincia Caja de Ahorro.

Nota: En este ejemplo solo se llegó al 6to. nivel de integración.

Desde ya, suponemos que usted cuenta con un plan de cuentas apropiado a su empresa, pero es conveniente que antes de ingresarlo al sistema lo revea con su contador, ya que el sistema le otorga una gran importancia al plan y es necesario que por lo menos contemple todas las cuentas que el sistema necesita tener parametrizadas para la generación automática de asientos, aunque usted no las use.

Los datos a ingresar de cada cuenta son los siguientes:

Número de cuenta: alfanumérico de 12 caracteres, se adapta a cualquier tipo de codificación que usted o su contador este acostumbrado, ya que no es usado para identificar la jerarquía de la cuenta, sino simplemente el código que usted deseada asignarle.

Descripción: es el nombre de la cuenta contable, la cuál será impresa por el sistema en los asientos, balances, mayores y reportes.

Imputable: indique Si, si es una cuenta que recibe asientos o No si es una cuenta que está subdividida en sub-cuenta. Este campo tiene icono de Drop Down que le permite ver las opciones, de clic en la parte derecha del campo para que aparezca el icono.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Mayorizar en: este campo es muy importante, le indica al sistema en donde debe sumarizar el importe recibido una vez actualizado su propio saldo.

Ejemplo:

En el plan de cuentas de ejemplo, mostrado más arriba, usted puede ver la cuenta Banco Provincia cuenta corriente, que es una sub-cuenta de Banco Provincia, a su vez esta es sub-cuenta de Bancos, esta de Activo Corriente, y así sucesivamente hasta llegar al Activo. Cuando usted ingrese un asiento de un depósito bancario en la cuenta Banco Provincia cuenta corriente (por ejemplo, por $ 100.-) los cuales extrae de su caja, el sistema debe sumar los 100$ al Banco Provincia cuenta corriente y restar los mismos $ 100.- de la cuenta Caja; esa operación resuelve el asiento individual, pero para que el balance cierre, es necesario que los $ 100.- sean sumados en todas las cuentas del árbol, hasta llegar al capítulo.

Para que el sistema pueda sumarizar automáticamente, usted deberá indicarle en este campo el número de la cuenta contable de su plan de cuentas, en la cuál debe sumar el importe.

Si la cuenta es un capítulo, ingrese el mismo número en el campo código y cuenta a mayorizar, de esa forma el sistema reconocerá que esa es la última a cuenta del árbol.

Por ejemplo:

Codigo Descripcion Cuenta donde mayoriza
     
1 Activo 1
11 Activo Corriente 1
111 Disponibilidades 11
1111 Caja 111
11111 Efectivo 1111

Tipo de cuenta: indica dentro de qué módulo del sistema de gestión de administración debe mostrarse cuándo se hace una consulta de cuentas disponibles para una imputación, por ejemplo una cuenta de gastos de movilidad no es necesario mostrarla en la consulta de cuentas dentro del módulo de stock, así como en la consulta de cuentas del módulo de proveedores no deben mostrarse las cuentas de deudores, pero si las de gastos. Un plan de cuentas puede tener unas 300 o mas cuentas, esta opción permite indicarle al sistema que cuentas deben mostrarse del total de cuentas del plan en cada módulo del sistema de gestión

Moneda: el sistema esta habilitado para operar en dos monedas simultáneas, obteniéndose por ejemplo balances, diarios y mayores en moneda local y extranjera, usted puede indicarle al sistema, si lo desea, que moneda debe usar como segunda o moneda de conversión, ya que en moneda local lo hace automáticamente, por lo tanto si usted indica dólares, obtendrá balances en pesos o la moneda local que corresponda y en dólares en forma simultánea, ya que cuándo usted ingrese un asiento el sistema lo sumará en ambas monedas, tomando como valor de conversión, la cotización que usted le haya informado en la tabla de monedas al dólar.

Ajustable: con las opciones Si / No, usted le informa al sistema si es una cuenta que va sufrir ajuste por inflación para que ese proceso las incluya o excluya del cálculo correspondiente

Desde ya, puede tener cuentas en pesos y dólares, y otras en pesos y euros, etc.

Al tope de la pantalla, dispone de tres iconos que le permiten insertar cuentas en medio del plan, marcar una cuenta o moverla a otro lugar del plan de cuentas

Para cualquier acción, debe primero seleccionar la cuenta, dando clic en el cuadro pequeño de la izquierda del renglón de la grilla, luego oprima el icono deseado.

En la barra de herramientas, tiene disponible un icono cuya gráfica es una lupa, este le permitirá buscar una cadena de caracteres dentro de la grilla, por ejemplo un código de cuenta o una descripción o simplemente una parte de algún campo.

Para operar correctamente esta opción, haga clic con el mouse en el campo de la grilla que desea examinar; por ejemplo si busca un código de cuenta o una descripción, luego click en la lupa y tipee en el cuadro de diálogo los caracteres a buscar en dicho campo,

Graficar: este botón está disponible en forma permanente y cada vez que de clic en el, el sistema mostrará el plan de cuentas en forma de gráfico integrado, de tal forma que usted rápidamente pueda ver en donde sumarizan cada una de las cuentas y sub-cuentas del plan.

Asientos contables

Los asientos deben balancear para que el sistema los mayorice dentro de la contabilidad.

Los asientos que no balancean, y son confirmados por el operador, se graban como asientos pendientes, permitiendo que sean llamados a pantalla posteriormente para su corrección y grabación.

Usted puede dejar intencionalmente asientos pendientes, de manera de llamarlos cada vez que los necesite, cambiarles los importes y grabarlos a modo de asientos preplaneados, ya que cuándo usted trae a pantalla un asiento pendiente, el sistema le pregunta si lo borra de pendiente o no, de esa manera si usted genera varios asientos prearmados, con las cuentas y las leyendas correctas y como importes le pone $1 en todas las cuentas y un valor cualquiera en la última de manera que el asiento quede desbalanceado, usted podrá llamarlo tantas veces como quiera, corregir los importes y grabarlo, a modo de asientos preplaneados.

Cualquier error de operación que detecte el sistema, se mostrará en pantalla con el mensaje de error correspondiente en el momento de querer pasar al renglón siguiente de la grilla.

Salvo los campos de ingreso de importes, o datos que no necesitan consulta alguna, el sistema habilita el icono Drop Down a la derecha del campo , manteniéndolo invisible, cuando usted esta dentro del renglón de una grilla y visible si esta en la cabecera o pie de la pantalla, dicho icono permite la ver una ventana conteniendo la tabla a consultar, para ver el icono oculto, deberá apuntar con la flecha de su mouse en el extremo derecho del campo y dar clic, esto hace que aparezca el icono habilitando la consulta.

Ingreso de asientos de diario

En un software como Sistema Isis ERP Manager ®, los asientos se generan automáticamente como resultado de las operaciones de la gestión comercial; por lo tanto la carga manual de los mismos es mínima, pero mas allá de la automatización de la contabilidad siempre hay que agregar asientos manualmente, ya sean de ajustes como de algunos procesos que desarrollen por fuera del sistema y luego que haya que asentarlos contablemente en forma manual

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A continuación detallamos cada campo de la grilla y su significado:

Alta / Modificación: este botón indica al sistema si desea ingresar un asiento nuevo o traer a pantalla uno pre-existente y balanceado, para su revisión o modificación. Por defecto el módulo muestra la alta (ingreso de nuevos asientos); si oprime el botón de modificación, el sistema le pedirá que ingrese el número de asiento a llamar. En caso de altas, el número de asiento es asignado por el sistema y mostrado a usted en el momento de la confirmación del mismo..

Tipo de asiento: ingrese que operación va a realizar, puede ser un asiento contable o un asiento pendiente. La opción contable indica que es un nuevo asiento a ingresar; la opción pendiente, indica que desea llamar a pantalla a un asiento previamente ingresado y que no balanceó o fue dejado pendiente intencionalmente. En este caso el sistema se para automáticamente en el campo número de asiento para que usted le indique cuál es el número de asiento pendiente desea llamar. Este campo cuenta con ayuda, mostrando todos los números de asientos pendientes que el sistema conserva en la base de datos.

Tipo de moneda: indica si el asiento deberá ser grabado en una o dos monedas diferentes.

División: es la división asociada al asiento que va a ingresar, recuerde que usted puede tener más de una división dentro de la misma base de datos y asignar cada operación a la que corresponda, pudiéndose posteriormente emitir reportes individuales o agrupados por rangos de la información.

Fecha de emisión: es la fecha asignada al asiento contable, puede ingresarla manualmente o desde el calendario de consulta habilitado a tal efecto, un drop down que se ubica a la derecha de cada campo de fecha, oprímalo con su mouse y aparecerá el calendario de consulta, haga doble clic en la fecha que desea transportar al asiento.

Fecha de ajuste: es la fecha que se considerará para el ajuste por inflación; el sistema por defecto muestra como fecha del ajuste la misma del asiento, pero usted puede cambiarla, esta será la fecha que se considerará para el cálculo del ajuste por inflación de los movimientos asociados a las cuentas ajustables

Asiento: deberá ingresar aquí el número de asiento contable que quiera modificar o el del asiento pendiente que quiera completar. En el cuerpo de la pantalla, encontrará una grilla asociada donde usted deberá ingresar los movimientos al debe y al haber que formarán parte del asiento contable que esta ingresando

Código de cuenta: es la cuenta del plan de cuentas donde va a imputar el importe del renglón que está ingresando, cuenta con icono de consulta por código, solo se muestran las cuentas imputables

Importante: Si usted no se acuerda del código de la cuenta, y solo conoce con que comienza, puede tipear lo que se acuerde y luego oprimir el icono de consulta, el sistema mostrará las cuentas desde ese punto en adelante. Si usted no tiene idea del código en absoluto, pase el código de cuenta con la tecla TAB, el sistema avanzará hasta el campo descripción, éste cuenta con icono de consulta alfabética que lo ayudará a localizar la cuenta buscada.

Descripción: es la descripción de la cuenta, se muestra automáticamente con el ingreso del código, pero si el operador pasa el código, este campo se emplea para el ingreso de la cuenta con búsqueda alfabética.

Debe: importe al debe de la cuenta ingresada, debe pasarlo pulsando la tecla TAB, si desea dejarlo en cero para poner el importe en el haber.

Haber: importe al haber de la cuenta ingresada, si el importe fue ingresado en el debe deje este campo en cero con TAB.

Moneda: Si el asiento es de tipo bimonetario, le mostrará con qué moneda está asociada esa cuenta.

Cotización: Si la cuenta esta asociada a una moneda extranjera, el sistema mostrará la cotización que tiene cargada en la tabla de monedas, en caso contrario mostrará cero, este campo puede ser modificado manualmente para modificar su contenido.

Nota: a partir de este campo la pantalla va desplazando hacia la izquierda de a uno cada contenido ingresado de manera de dejar espacio para el nuevo campo, usted puede moverse de atrás para adelante con la tecla TAB y de adelante para atrás con las teclas SHIFT-TAB

Concepto: es una leyenda corta de ingreso manual y opcional asociada al renglón que esta ingresando, la misma será impresa en los diarios y mayores.

Centro de costos: es el centro de costos asociado al movimiento que está ingresando, dicho centro debe ser tomado de tabla de centros de costos que cuenta el sistema, desde ya, usted podrá posteriormente generar reportes agrupados por centro de costos.

Comprobante: puede asociar a cada movimiento de un asiento, un tipo de comprobante, tomado de la tabla de comprobantes del sistema, dicho comprobante se imprimirá en los diarios y mayores del sistema, puede ser omitido.

Número de comprobante: es el número asignado por usted al comprobante asociado al movimiento contable que está ingresando dicho número se imprimirá en los diarios y mayores del sistema, puede ser omitido.

Leyenda: información adicional del asiento

Repita la operación hasta completar el asiento que desea ingresar, para terminar de clic en el icono de confirmación o cancelación

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Durante el ingreso podrá ver al pie de la pantalla los totales del debe haber y la diferencia entre ambos, si al confirmar el asiento la diferencia es cero, el asiento será grabado y mayorizado on line; en caso de existir diferencia, el sistema grabará el asiento como pendiente para que usted pueda llamarlo y corregirlo posteriormente. En ambos casos mostrará en pantalla el número asignado para cada caso, es conveniente que el número asignado por el sistema sea anotado en la minuta contable para su posterior búsqueda, en caso de ser necesario, aunque de todas formas usted puede encontrar un asiento, ingresando la empresa y fecha y a partir de estos datos secuencialmente desde 1 hasta el último ingresado en esa fecha.

Consultas - generalidades

Esta es una de las más poderosas opciones del sistema. Aquí usted puede no sólo consultar asientos, mayores, saldos, etc. sino que también acceder directamente a las transacciones que le dieron origen a fin de modificarlas en caso de ser necesario.

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Existen 4 rubros de consultas: Saldos, Mayores, Movimientos y Comprobantes. En todas ellas se puede acceder a la barra de accesos rápidos

Nuevo: para ingresar un nuevo asiento

Modificar: para editar el asiento seleccionado

Duplicar: para realizar una copia del asiento

Parámetros: para definir el rango de la consulta

Refrescar: para que se relean los movimientos y se muestren actualizados en pantalla

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Consulta de asientos contables

El primer paso para consultar un asiento es definir en qué rango de fechas se encuentra. Para ello hacemos click en el botón Parámetros que nos presenta el siguiente diálogo:

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Una vez completado los datos, en la grilla que aparece en la parte superior de la pantalla se mostrarán los asientos dentro de ese rango, luego seleccionamos el asiento a consultar y hacemos clic en Detalle en el panel izquierdo de la pantalla

El sistema nos mostrara el asiento en el sector inferior del panel derecho.

En esta área tenemos la posibilidad de:

1.- Imprimir el asiento o cambiar el zoom de visualización

2.- Modificar el asiento

Otras posibilidades que nos brinda esta pantalla es la de utilizar la barra de accesos rápidos

Consulta de asientos pendientes

Esta opción tiene un funcionamiento similar al de la consulta de asientos contables. Completando los parámetros de la consulta se podrá acceder al listado de asientos pendientes dentro de ese rango.

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Si hacemos doble clic sobre un número de asiento pendiente el sistema nos mostrará el asiento pendiente y preguntará si lo queremos anular por no entrará en modo de modificación del mismo

Asi mismo, si hacemos clic sobre Detalle, veremos el asiento en el sector inferior derecho de la pantalla, con la posibilidad de entrar en modo edición desde allí.

Para mas información vea la ayuda para consulta de asientos contables

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Consulta de asientos (detalle)

La consulta de asientos tiene la variante de poder ver el detalle de un asiento para analizar los movimientos que lo componen permitiéndole modificarlo desde esa misma posición dando clic en el título que asi lo indica en la cabecera del asiento como se ve en la gráfica

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Consultas de saldos

En esta pantalla primero definimos los parámetros de consulta para ingresar los rangos de fecha a pedir

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Luego haga clic en la cuenta. Se desplegará automáticamente la vista previa con el detalle del saldo anual de la cuenta seleccionada.

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En esta pantalla, podemos ver el detalle mensual de un saldo en particular; haciendo doble click sobre la cifra que nos interesa analizar asi, obtendremos la siguiente vista previa:

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Consulta de mayores

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En parámetros ingrese los rangos de fecha a incluir, luego marque la cuenta a consultar. El sistema desplegará el mayor en la grilla inferior

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Por último, doble clic sobre la opción. Se desplegará automáticamente la vista previa con el detalle del mayor de la cuenta seleccionada.

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En esta pantalla, podemos ver el detalle de un asiento en particular, haciendo doble click sobre el registro que nos interesa analizar, asi, obtendremos la siguiente vista previa:

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Si además queremos modificar ese asiento, nuevamente doble click en el lugar indicado; así ingresaremos en el modo edición y podremos corregirlo.

Consulta de movimientos

La consulta de movimientos opera de manera similar a la consulta de mayores; por lo tanto remitase a la explciación de dicho punto.

Consulta de comprobantes por cuenta

Primero ingrese los parámetros en la cabecera de la pantalla de consulta.

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Luego haga clic en la cuenta

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Se desplegará automáticamente la vista previa con el los totales de movimientos por comprobante

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Si hacemos click sobre alguno de los registros presentados en pantalla, obtendremos el detalle de ese total. Con un click sobre el comprobante, vemos el asiento asociado.

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Consulta del balance de sumas y saldos

Aquí nos encontramos con una característica del sistema absolutamente innovadora en cuanto a facilidad de acceso al análisis de una cuenta dada, lo que hace que se incluyan 4 consultas en una.

En la primera nos presenta un Balance de Sumas y Saldos de acuerdo a los parámetros de consulta que estén definidos

Primero parametrizamos el rango en parámetros de la cabecera de la pantalla, al pedir la consulta desplega el siguiente informe

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Luego, podemos seleccionar una cuenta contable:

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Obteniendo el siguiente informe de saldos comparados y su correspondiente gráfico.

Básicamente cada valor esta asociado a los movimientos que lo generan de manera tal que la consulta va interactuando entre los totales y los movimientos que lo forman de manera que usted pueda ir profundizando la consulta hasta llegar al movimiento de origen.

Consulta de totales de asientos

Estas consultas se operan de manera similar a la consulta del Balance de Sumas y Saldos. Se puede obtener en forma progresiva los siguientes informes:

Totales anuales

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Totales mensuales de asientos

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Básicamente cada valor esta asociado a los movimientos que lo generan de manera tal que la consulta va interactuando entre los totales y los movimientos que lo forman de manera que usted pueda ir profundizando la consulta hasta llegar al movimiento de origen y modificar el asiento

Consulta de comprobantes contables

Estas consultas se operan de manera similar a la consulta del Balance de Sumas y Saldos. Se puede obtener en forma progresiva los siguientes informes

Totales por comprobante

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Haciendo clic en un renglón de un comprobante entramos al detalle específico de ese comprobante como lo muestra el gráfico a continuación

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Marcando un comprobante determinado, podemos consultar la operación que lo originó

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