modulo contabilidad del software ERP Manager: otros procesos como ajuste por inflacion y asientos automaticos de cierre
 

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Circuitos del sistema ERP Manager: Contabilidad

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Otros procesos de la contabilidad general

Actualización de saldos

El sistema cuenta con una opción que hace que cuando usted ingresa asientos, estos no se mayoricen en tiempo real, lo que hace que el ingreso sea mas veloz, pero esos asientos que están ingresados deben ser sumariados al saldo de las cuentas en algún momento, este proceso se encarga de esa tarea.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Mayorización de asientos

Cumple la función de poner el cero todos los saldos de las cuentas y vuelve a mayorizar movimiento por movimiento para regenerarlos con los movimientos existentes

Este proceso sólo se usa en caso de cortes de energía que pudieran provocar algún daño en los registros de los asientos de diario. Con este proceso nos aseguramos que los saldos de las cuentas son exactos

Un corte de energía en medio de una grabación, puede provocar la pérdida de alguno de los movimientos que forman parte del asiento, y si bien el sistema no graba asientos desbalanceados,en pantalla, si puede provocarse esa situación si posterior a la verificación del asiento por parte del sistema y en el momento en que se está grabando se corta la energía podía perderse algún movimiento que provocaría el error

Este proceso además de regenerar los saldos de las cuentas, emite un informe si encuentra algún asiento desbalanceado, lo que permite rápidamente su identificación y solución

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Renumeración de asientos

Este proceso nos permite renumerar los asientos en forma correlativa para luego imprimir el Libro Diario Rubricado.

Nos presenta la siguiente pantalla:

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Borrar un asiento

Si tenemos identificado un asiento y lo queremos eliminar, entonces utilizamos esta opción para borrarlo.

En la siguiente pantalla seleccionamos la fecha del asiento y luego en el combo el número del mismo

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Borrado de asientos por rango

Este proceso permite borrar todos los asientos que haya entre un rango de fechas que seleccionamos, se utiliza generalmente para borrar ejercicios anteriores que ya no nos interesa tener en línea.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Asientos resúmenes

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Debido a que, desde la gestión comercial, los asientos se mayorizan en la contabilidad movimiento por movimiento, usted puede llegar a tener una cantidad importante de movimientos contables, que generan libros diarios robustos y a veces innecesarios. Pra resolver esa situación, se incorporó este proceso que permite generar asientos resúmenes entre las fechas que usted seleccione y con las características que desee.

La forma de tener una contabilidad resumida dentro de una detallada es la siguiente: debe crear una división dentro de la base de datos, en la cuál se graben los asientos resumidos, asignele un nombre que la identifique facilmente y en lo posible que comience con una letra que haga que quede al final de la grilla (por ejemplo, Z.-Resumen), esto evitará en caso de tener más de una división definida que el resumen se intercale en el medio y no pueda generar reportes de las divisiones creadas, ya que el resumen es la suma de las demás y en caso de agrupar este debe quedar afuera para evitar la duplicación de información.

Ejemplo.

  • Inmobiliaria
  • Servicios de Comunicaciones
  • Ventas de Hardware

Si a la empresa ficticia donde se va a hacer el resumen la llamamos Resumen quedará así

  • Inmobiliaria
  • Resumen
  • Servicios de Comunicaciones
  • Ventas de Hardware

Erróneo porque corta el rango desde hasta, dejando a Inmobiliaria afuera.

Si la llamamos Z-Resumen quedaría así:

  • Inmobiliaria
  • Servicios de Comunicaciones
  • Ventas de Hardware
  • Z-Resúmen

Correcto, no molesta a las divisiones reales

Básicamente para armar un asiento resumen hay que decirle al sistema de dónde tomar los datos, entre que fechas sumarizar los movimientos a agrupar, que tipos de comprobantes incorporar en el resumen y en que división generar el asiento resumen y con que características.

En la pantalla de ingreso previa a la generación del asiento resumen encontrará cada uno de los campos mencionados globalmente en el párrafo anterior, para que usted complete según su deseo.

Existen dos formas de armar el asiento resumen, según el criterio o gusto del contador que lo hace.

Una es haciendo un asiento resumen y grabándolo en otra división, de manera que en la división armada a tal fin se vayan agregando los resúmenes hechos formando así una contabilidad exclusivamente resumida.

La segunda opción es la inversa, es decir armar el asiento resumen y dejarlo en la división de uso diario,y enviar los movimientos a otra división, en este caso usted podrá tener algunos asientos resumidos y otros detallados en la misma división.

Datos a transferir: Es la pantalla que informa de donde sacar los datos del asiento a generar.

Contiene:

División: ingrese la división que va a resumir.

Tipos de asientos: puede seleccionar un lista de comprobantes a tener en cuenta en el armado del asiento resumen, esta grilla cuenta con icono de consulta.

Desde y hasta fecha: ingrese el rango de fechas a tener en cuenta, es conveniente usar períodos mensuales completos, de manera que puedan ser comparados fácilmente contra un balance de saldos mensual para una verificación rápida.

División para grabar los asientos detallados: el sistema transfiere los movimientos a la división indicada

Datos de asiento resumen: esta pantalla contiene la información necesaria para armar el asiento resumen.

División: es el nombre de la división en la que debe ser generado el asiento.

Fecha: ingrese la fecha que desea que el sistema le asigne al asiento resumen que va a generar.

Concepto: es una leyenda corta asignada al asiento resumen.

Tipo de comprobante: es el comprobante con el que usted quiere que se grabe el asiento resumen.

Número de comprobante: ingrese el número de comprobante que desea asignarle al asiento resumen.

Una vez completada esta pantalla, debe elegir entre 2 opciones.

A.- Generar el asiento resumen con el saldo neteado por cuenta

B.- Generar el asiento resumen con detalle de debe y haber de cada cuenta.

Importante: es recomendable que antes de hacer un resumen, guarde una copia de la base de datos como backup, para evitar inconvenientes si desea revertir lo hecho por cualquier motivo.

Asiento de cierre de cuentas de resultado

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Acá se ingresan los rangos de datos a tener en cuenta en el cierre de ejercicio, recuerde que el sistema admite múltiples ejercicios contables en línea.

Datos para generar el asiento:

División: ingrese la división que va a cerrar dentro de la base.

Desde y hasta fecha: ingrese las fecha de inicio y fin del ejercicio contable que va a cerrar

Desde y hasta cuenta: ingrese la primera cuenta del plan (Activo) en el campo Desde y la última en el campo Hasta.

Datos del Asiento de Resultado:

Acá se ingresan los datos del asiento a generar.

Fecha: ingrese la fecha del asiento de cierre de ejercicio, (habitualmente el último día del ejercicio contable)

Cuenta patrimonio neto: ingrese la cuenta contable del plan de cuentas asignada como cuenta patrimonial para el R.E.I.

Concepto: ingrese la leyenda del concepto que desea grabar en el asiento de cierre.

Comprobante: es el comprobante con el que usted quiere que se grabe el asiento de cierre.

Número de comprobante: ingrese el número de comprobante que desea asignarle al asiento de cierre.

Una vez completada esta pantalla, haga clic en el botón grabar y comenzará la generación del asiento de cierre

Importante: es recomendable que antes de hacer un cierre, guarde una copia de la base de datos como backup, para evitar inconvenientes si desea revertir lo hecho por cualquier motivo.

Asiento de cierre y apertura

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Este proceso permite cerrar y abrir simultáneamente las cuentas patrimoniales. Para que el asiento se genere automáticamente, deberá completar los siguientes datos:

Datos para generar el asiento:

Acá se ingresan los rangos de datos a tener en cuenta en el cierre de ejercicio, recuerde que el sistema admite múltiples ejercicios contables en línea.

División: ingrese la división que va a cerrar dentro de la base.

Desde y hasta fecha: ingrese las fecha de inicio y fin del ejercicio contable que va a cerrar

Desde y hasta cuenta: ingrese la primera cuenta del plan (Activo) en el campo Desde y la última en el campo Hasta.

Datos del Asiento de Cierre:

Acá se ingresan los datos del asiento de cierre a generar.

Fecha: ingrese la fecha del asiento de cierre de ejercicio, (habitualmente el último día del ejercicio contable)

Concepto: ingrese la leyenda del concepto que desea grabar en el asiento de cierre.

Tipo de comprobante: es el comprobante con el que usted quiere que se grabe el asiento de cierre.

Número de comprobante: ingrese el número de comprobante que desea asignarle al asiento de cierre.

Datos del Asiento de Apertura:

Acá se ingresan los datos del asiento de apertura a generar.

Fecha: ingrese la fecha del asiento de apertura de ejercicio, (habitualmente el primer día del ejercicio contable a abrir)

Concepto: ingrese la leyenda del concepto que desea grabar en el asiento de apertura.

Tipo de comprobante: es el comprobante con el que usted quiere que se grabe el asiento de apertura.

Número de comprobante: ingrese el número de comprobante que desea asignarle al asiento de apertura.

Una vez completada esta pantalla, haga clic en el botón grabar y comenzará la generación de los asientos de cierre y apertura.

Importante: es recomendable que antes de hacer esta operación, guarde una copia de la base de datos como backup, para evitar inconvenientes si desea revertir lo hecho por cualquier motivo.

Cálculo del ajuste por inflación

Este proceso permite ajustar los movimientos contables expuestos a la inflación, para ello deberá haber definido en el plan de cuentas las cuentas ajustables y, además haber ingresado los todos los índices correspondientes en las tablas; si faltara alguno, al ejecutar el proceso el sistema mostrará en la grilla cuáles faltan para que usted los ingrese y reprocese la información

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Los datos que pide la pantalla son:

División: la división en la que se generará el ajuste

Tipo de índice: con el que se ajustará

Desde y hasta fecha: de los movimientos a re expresar

Fecha de cierre: a la fecha que se re expresará

Modificar saldos ajustados por inflación

Esta pantalla permite realizar ajustes manuales sobre los saldos que generó el sistema, para luego realizar el asiento de ajuste automático en forma correcta.

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Asiento de ajuste por inflación

Para correr este proceso usted deberá haber ejecutado los procesos de Cálculo de Ajuste por Inflación y haber hecho las correcciones manuales pertinentes.

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Los datos a ingresar en esta pantalla son:

División: en la que se realizará el asiento

Desde el período / hasta el período: rango de fechas a incluir

Datos del Asiento de Ajuste:

Fecha: de emisión del asiento

Cuenta de diferencia: la cuenta de REI (resultado por exposición a la inflación)

Concepto: una leyenda aclaratoria

 

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