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Circuitos del sistema ERP Manager: Concentrador de sucursales

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Tablas de comprobantes

Numeradores

En esta pantalla se pueden editar, dar de alta o eliminar los numeradores para los comprobantes - legales u operativos -, que utilice cuando nos referimos a legales hablamos de facturas recibos, remitos y cuando hablamos de operativos, hacemos referencia a los distintos comprobantes que se usan internamente como movimiento entre depósitos de mercadería, ajustes en cuentas corrientes, Vales de producción Etc.

Estos numeradores tienen la particularidad que serán asociados a uno o varios Comprobantes, y el propósito es que estosúltimos posean una sola numeración o correlatividad.

Ejemplo:

- Numerador Factura de Ventas A = para vincular a los comprobantes Factura A de Productos y Factura A de Servicios, inclusive Nota de Crédito A cuando se usa el mismo papel de factura para hacer notas de crédito ya que la AFIP permite llevar una numeración diferente por cada tipo de comprobante o bien una única numeración por Letra del comprobante.

Asimismo en una empresa se emplean muchos tipos de comprobantes que deseamos numerar, los numeradores se usan solo en los comprobantes que queremos numerar automáticamente, si a un comprobante NO le asociamos un numerador el sistema asumirá que usted desea numeración manual y cada vez que lo use le pedirá que ingrese el numero.

Por Ejemplo: Los recibos, muy rara vez los recibos se imprimen por computadora aunque nuestro sistema lo permite pero numerar por computadora implicaría que cada recibo debe ser confeccionado por el sistema, y habitualmente las empresas tienen cobradores que cobran en domicilio y rinden la cobranza por lo tanto deben confeccionar el recibo manualmente ya que deben entregarlo en el momento del efectivo cobro, caso contrario deben hacer un recibo provisorio y luego enviar por correo el definitivo complicando asi la operatoria por lo cuál la mayoría emplea recibos manuales y por lo tanto al ingresar la cobranza en el sistema la numeración debe ser manual para poder ingresar el numero real del recibo, que el cobrador entrego al cliente.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Campos:

Código: Asignado a cada uno. Es numérico.

Descripción: Nombre o identificación del mismo.

Letra: Indique que letra -carácter legal del documento-, corresponderá. Para los numeradores de documentos no legales poner un punto (.). Este campo es muy importante, ya que solo podrá establecer la relación con los comprobantes de acuerdo a esta letra.

Comprobantes

Esta es una tabla vital en el funcionamiento del sistema, permite crear, eliminar o modificar los comprobantes que se utilizaran en el sistema como así también su funcionamiento. El sistema permite que usted defina tantos comprobantes como necesite, con el nombre que usted le quiera dar una funcionalidad predefinida y algunas características que le indican al sistema como usted quiere que opere el comprobante, punto fundamental en la etapa inicial de implementación de nuestro Isis ERP Manager

Por ejemplo:

La administración puede necesitar separar por cualquier motivo las facturas de servicios de las facturas de productos para luego identificarlas y procesarlas, una forma practica sería armar dos comprobantes diferentes de factura condistinto nombre, por ejemplo Factura de Servicios y Factura mas la Letra correspondiente. Si bien cumple con la necesidad interna, para la AFIP ambas son facturas de venta y deben cumplir con los requisitos legales vigentes, para ello crearíamos 2 comprobantes de factura de venta cada uno con un nombre diferente pero a un solo efecto legal en tipo de comprobante ambos serían factura de ventas y ambos usarían el mismo numerador de manera que el papel se vería como facturas idénticas con numeración correlativa, pero dentro del sistema están grabadas con comprobantes diferentes, lo que permite que se agrupen o procesen por separado que fue el objetivo inicial a cumplir.

Hay otras características que hacen que el comprobante opere de una forma u otra y que detallamos a continuación

capturas de Sistema Isis ERP Manager capturas de Sistema Isis ERP Manager

Campos:

Descripción: Para identificar a un comprobante es la que el sistema imprime cuando el comprobante es usado

Tipo: Aquí deberá asignarse el Tipo de Comprobante que definirá su funcionamiento. Mas allá que como nombre se le pueda poner cualquier cosa, ya que esta libre para que el operador le ponga el nombre que mas se ajuste a su necesidad, el comprobante va a operar como lo indica el Tipo de comprobante, es decir puedo ponerle a un comprobante el nombre Recibo, pero si en el tipo de comprobante le ingreso factura de venta, vamos a tener visiblemente un comprobante de recibo que no va a servir para cobrar porque va a actuar como una factura, esto es importante que lo entienda bien el comprobante no funciona acorde al nombre que usted le ponga, hace lo que dice el TIPO DE COMPROBANTE y estos ya están predefinida en el sistema.

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Abreviatura: 3 caracteres para facilitar la identificación del comprobante en diferentes consultas y reportes.

Letra del comprobante: De su correcta asignación dependerá la posibilidad de ingresar o no un comprobante según las condiciones impositivas de un cliente/proveedor.

Graba Asiento: (Tilde = Si / Vacío = No) Como actúa un comprobante en la Contabilidad.

Calcula Impuestos: (Tilde = Si / Vacío = No) Determina si el comprobante calculará todo tipo de impuestos (IVA, Percepciones, In. Brutos, etc.).

Libro (0-Ventas, 1-Compras) y Signo Libro: Determinan como muestro la operación en los libros de IVA. Todos sabemos que una factura de ventas suma en el libro IVA ventas y una de compras suma en el libro IVA Compras, pero hay operaciones como notas de crédito por diferencia de cambio u otras que el contador tiene su criterio de como quiere que se muestren en los libros de IVA una nota de crédito o débito bancaria que incluyen IVA, digamos que podrían mostrarse en el libro IVA ventas restando o en el libro IVA Compras Sumando y el resultado final sería el mismo aunque el asiento contable y la interpretación de la operación quedaría a cargo del contador y como el quiere ver las cosas, por eso usted puede indicarle al sistema como desea que se muestren las operaciones en los libros de IVA

Percepciones: (Tilde = Si / Vacío = No). Si esta habilitado o no a recibir Percepciones

Retenciones: (Tilde = Si / Vacío = No). Si está habilitado o no a recibir Retenciones

Otros Impuestos: (Tilde = Si / Vacío = No). Si está habilitado o no a recibir otros Impuestos

Ingresa Valores: (Tilde = Si / Vacío = No). Por Sí, al terminar de ingresar el comprobante pedirá el detalle de la cobranza o pago. Además, en el caso que el comprobante sea del tipo Recibo u Orden de pago, el monto a detallar será igual a la sumatoria de los conceptos que estén habilitados a recibir valores.

Numerador: Para establecer que Numerador asociará al comprobante. Despliegue y seleccione el numerador que desea. Al desplegar solo tendrá disponibles los numeradores que concuerdan con la Letra del comprobante.

Importante: Si a un comprobante no le asocia un numerador, el sistema asumirá que usted quiere llevar Numeración Manual y en cada operación que lo use le pedirá que numero quiere asignarle y usted deberá ingresarlo manualmente y llevar la correlatividad si es que la necesita A MANO

Numeración

En esta pantalla usted debe asignarle el numero de inicio menos 1 a cada numerador que defina y que luego asignará a un comprobante. Si bien puede modificar la numeración, esto no es conveniente mucho menos ir para atrás con la numeración, ya que si el numero de comprobante que va a usar el sistema ya existe dará un mensaje de error y lo obligará a cambiar el numero hasta encontrar uno que no exista el sistema nunca lo dejará grabar un numero repetido para un mismo tipo de comprobante.

Si puede ir para adelante, pero va a perder la correlatividad, cualquier operador que este autorizado a hacer estos cambios y lo haga quedará registrado en el modulo de Auditoria por lo tanto en cualquier momento el administrador del sistema puede saber quien ha hecho este tipo de cambios.

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Campos:

Código: Despliegue y seleccione por tipo de Numerador, para asignar los números.

División: Despliegue y seleccione la División para asignar al numerador. Puede haber números diferentes para un mismo numerador pero en distintas divisiones.

Nro. del Sistema: Número interno de operación del sistema con el que desea iniciar el conteo. Se incrementa automáticamente por cada operación que realiza. Se recomienda no retroceder este numerador, ya que podrá ocasionar inconvenientes en la automaticidad del sistema.

Nro. Reimpreso: Corresponde al número impreso de cada comprobante, desde el cual el sistema lleva la corre la ti vi dad. Debe siempre ingresar el último número de comprobante utilizado, a partir del cual el sistema incrementará el valor.

Impresión

En esta pantalla se establece la cantidad de copias que usted desea de cada comprobante, por que impresora se va a imprimir y la carpeta compartida dentro del ser ver donde usted desea que se guarden las copias en formato PDF que luego serán usadas para la reimpresión de los formularios y en las consultas de comprobantes.

La carpeta de copias PDF debe estar definida en el mismo servidor donde se encuentran las bases de datos del sistema y evidentemente todos los usuarios deben informar la misma carpeta aunque personalmente la vean en cada PC con una unidad de red diferente (letra de la unidad C: E: j: Etc). Este tema es muy importante porque si por error los distintos usuarios graba las copias PDF en distintas carpetas, al hacer las consultas de comprobantes o querer reimprimir algún comprobante no todos van a tener disponibles toda la información inclusive va a dar apariencia de que el sistema se esta "Comiendo de grabar algunos informes"

En este mismo manual en el punto instalación se hace referencia a la forma mas adecuada de crear la carpeta para copias PDF

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Campos:

Descripción: Es la del Comprobante. Se completa automáticamente cada vez que crea uno nuevo. No se puede editar o eliminar.

Cantidad Copias: Para determinar la cantidad de copias impresas. Por 0 (cero), el comprobante es grabado pero no impreso.

Nombre del Reporte: En los casos que hay reportes especiales o personalizados. Cada reporte estándar que esta incluido en el sistema fue diseñado por nuestro departamento de desarrollo acorde a los requerimientos normales de las empresas, pero el sistema esta preparado para soportar reportes especiales o comúnmente llamados a medida del cliente donde nuestros programadores o implementadores modifican un reporte estándar agregando o quitando datos para que se ajusten a la necesidad de los clientes, inclusive si por cualquier motivo usted necesita tener 2 o mas formatos de impresión de facturas diferentes o de cualquier otra impresión atachada a un comprobante de Remitos movimientos entre depósitos ETC. en este proceso en nombre del reporte se ingresa el nombre del reporte a medida que les entregamos con los ajustes a medida para ustedes.

Impresora: Desplegar y seleccionar la impresora -local o de red-, elegida para direccional la impresión de cada comprobante. La/s impresora/s posibles, están determinadas de acuerdo a la configuración del sistema operativo -impresoras- de cada estación de trabajo.

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Ubicación del Archivo: Acá usted debe apuntar a la carpeta que ya ha creado para la reimpresión de formularios acorde a la explicación que hemos dado en el capítulo de instalación donde el sistema guardará la copia PDF para su posterior consulta o reimpresión. Por medio del botón Explorar, seleccione la ubicación de la carpeta de destino. Por lo general es una carpeta ubicada en el ser ver, en la cual cada usuario de la red posee determinados privilegios (lectura, grabación, modificación, etc.) ver capítulo de instalación donde se explica este tema con detalle

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Datos Comprobantes AFIP

En esta pantalla puede editar los datos requeridos por al AFIP por cada comprobante, para ser exportados de acuerdo a las condiciones determinadas en los aplicativos de dicho organismo.

Nuestro sistema Isis ERP Manager ® esta preparado para comunicarse con la AFIP por medio de archivos en formato AFIP de manera que usted en vez de cargar manualmente la información e los aplica ti vos para generar las declaraciones usted pueda importar la información ahorrando el trabajo manual.

Para generar algunos de esos archivos de transferencia es necesario que usted complete determinada información de los comprobantes que usa en este proceso debe ingresarla.

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