procesos y reposiciones en el modulo de administracion de sucursales y locales del software ERP Manager de Sistema Isis
 

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Circuitos del sistema ERP Manager: Concentrador de sucursales

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Procesos

Exportar novedades de casa central

Este proceso toma la información que genera el sistema central con altas de artículos, modificaciones de precios y todos aquellos cambios que son necesarios enviar a las sucursales y generar con ella el archivo de transferencia que al ser importado en el sistema de sucursales actualiza la base de datos de la sucursal para que este sincronizada con la base del sistema central

Los datos que solicita el proceso son muy sencillos y claros por lo tanto no detallamos cada campo a ingresar

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Importar datos de las sucursales

Durante el tiempo que el sistema de sucursales opera generando ventas, pagos, depósitos bancarios y las operaciones normales de un punto de venta, genera datos que deben ser transferidos al sistema central para mantener las bases sincronizadas, dentro del mismo sistema de sucursales, se genera un archivo con la información de todas las operaciones, ese archivo es el que se importa al sistema central por medio de este proceso

Cuenta con una opción en donde el archivo de transferencia se envía por mail o se transporta en CD, y una opción más automatizada donde se pueden subir los archivos a un FTP alojado en un servidor de internet desde la sucursal y el sistema se central se conecta automáticamente a ese FTP y baja las actualizaciones, también se puede emplear un FTP para enviar las novedades de la central a las sucursales en caso de contar con un FTP deberá parametrizar el acceso a él en el sistema.

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Exportar cuentas corrientes a sucursales

Al igual que se exportan e importan novedades desde el sistema central al de sucursales y viceversa, para mantener sincronizadas las bases de datos se hace lo mismo con las cuentas corrientes si es que las sucursales usan esa modalidad de crédito con sus clientes. En algunos casos concretos de clientes nuestros que operan con Sistema Isis ERP Manager en la central y con Sistema Isis Sucursales, en los puntos de venta incluyen manejo de cuentas corrientes con una característica muy especial, ya que los clientes pueden comprar en cualquier sucursal en cuenta corriente y luego cancelar los pagos en la misma o en cualquier otra sucursal. Para ello los movimientos de las cuentas corrientes deben estar reflejados en todas las sucursales, y este proceso se encarga de enviar los movimientos de dichas cuentas a todas las sucursales

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Enviar mercadería a sucursal

Este proceso no opera en forma independiente; necesita que previamente se haya hecho por el módulo de stock un movimiento de envío de mercadería que es realmente el que genera la operación. Este proceso sólo se encarga de tomar la operación y generar con ella el archivo de transferencia que al ser importado en el sistema de sucursales registra la operación

Los datos que solicita el proceso son muy sencillos y claros por lo tanto no detallamos cada campo a ingresar

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Recibir mercadería desde sucursales

Es la operación inversa al punto anterior, que se da cuándo hay sobrantes o mercadería que no tienen salida y el encargado de la sucursal la devuelve al depósito central.

En este caso el movimiento de envío de mercadería lo hacen con el sistema de sucursales, y desde él se genera el archivo de transferencia que luego es importador por el software ERP de la casa central.

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Actualización de precios artículos básicos de tolvas (sólo pinturerías)

Este proceso es de uso exclusivo de pinturerías que comercializan pintura para automotores y preparan los colores con una máquina mezcladora acoplada a una PC que contiene la formulación de cada color según marca y modelo de los distintos vehículos. Esas máquinas mezcladoras se alimentan con tolvas en las cuales se colocan los pigmentos y la pintura base, luego se mezclan las cantidades de las formulas de cada color y asi se logra el color deseado. El costo de la preparación es tomado por el programa de facturación de las sucursales y se factura automáticamente el color en base el costo de los componentes usados para prepararlo

Este proceso se encarga de actualizar los precios de las latas cerradas de pigmento para la elaboración de los colores.

Para identificar los productos de tolva se emplea una código con el cuál termina siempre el código de pigmento en lata cerrada, también se pueden emplear la combinación de los 5 niveles de agrupación familiar que usted puede seleccionar para identificar los pigmentos de tolva.

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Generar base de sucursales

La base de datos que se emplea en cada sucursal debe ser generada por Sistema Isis ERP Manager debido a que el sistema de sucursales es dependiente del ERP central. Vale decir, no es un sistema autónomo; ciertamente contamos con sistemas de ese tipo para micro empresas pero, para manejo de locales con concentrador de información el software de sucursales depende siempre del central. Por ejemplo, no admite altas de artículos y tiene controles muy estrictos con respecto a precios; admite el alta de clientes siempre y cuando el sistema esté parametrizado para operar con cuentas corrientes globales, es decir que un cliente pueda comprar en cualquier sucursal y también pueda pagar en cualquier sucursal; si el local no opera con cuentas corrientes, al generar la base se indica esa condición y el sistema de sucursales no le permitirá ingresar clientes.

En la sucursal no se puede usar cualquier comprobante para operar; estos han sido previamente definidos en el ERP y, al generar la base de sucursal, se informan para que el sistema use solo los indicados. De esa manera se predefinen todas las características de uso para que toda la información que genera la sucursal - sean ventas, depósitos bancarios, pagos de servicios y toda la operatoria normal - quede reflejada en el ERP central. Después de cada transferencia de datos, a su vez, el sistema central genera constantemente un archivo de cambios que contiene altas de productos nuevos, cambios de precios, y actualizaciones de todo tipo que deben ser recibidas por cada sucursal por medio del archivo de actualización que se transfiere a cada sucursal tantas veces como se lo desee.

En el gráfico siguiente puede ver la pantalla de ingreso de datos desde la cual Sistema Isis ERP Manager © genera la base de datos para ser usada en una sucursal determinada. Cada sucursal debe ser generada individualmente; la base de una sucursal nosirve para otra.

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Para un adecuado funcionamiento y forma de identificar la información una vez consolidada en el sistema central, usted debe crear un juego de comprobantes diferentes para cada sucursal, es decir si usted tiene 3 sucursales, defina 3 comprobantes de factura "A", 3 de factura "B", etc. - cada uno con un nombre que identifique a que sucursal pertenece, al igual que el depósito y el centro de costo -. Si tenemos un juego diferente de cada uno para cada sucursal, al consolidar no tendrá ninguna duda sobre como identificar rápidamente las operaciones de cada local o sucursal.

Reposiciones

Importar archivo .txt de reposición de sucursales

Algunas cadenas de locales que se manejan de manera centralizada suelen estipular una determinada cantidad de stock de cada producto para mantener como inventario de cada sucursal.

Eso hace que la reposición del local sea diaria e igual a las cantidades vendidas del día anterior; por otro lado el encargado de local puede agregar o reducir las cantidades a solicitar al depósito central mediante el sistema de sucursales, lo que luego genera un archivo para transferir a la central con el objetivo de que le repongan lo solicitado.

Este proceso lee el archivo generado por el sistema de sucursales y genera una solicitud de mercadería del local a la central que luego debe ser aprobada por el responsable de locales y luego generar el remito de envío de mercadería al local.

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Autorizar cantidades solicitadas

Antes de reponer una sucursal es conveniente controlar lo que han pedido los encargados de los locales. A veces piden más de lo que pueden vender; en este proceso se toma el pedido de reposición importado al sistema en el proceso anterior y se lo despliega para sea controlado y autorizado, pudiéndose cambiar las cantidades solicitadas manualmente.

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Emitir remitos de reposición

Una vez autorizadas las cantidades a reponer en la sucursal, este proceso se encarga de generar el remito de traslado de mercadería del depósito central al local de destino.

El proceso requiere que usted seleccione la reposición autorizada y con ella genera el remito de envío a sucursal.

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Borrado de reposiciones

Este proceso borra las reposiciones que fueron generadas por el sistema, pudiéndose borrar por nombre o por fecha. Si selecciona fecha, usted debe ingresar el rango desde / hasta de las fechas a borrar.

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