primera parte de la descripcion de funcionamiento y configuracion de la interfase de importacion de datos en el Sistema Isis ERP Manager
 

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Circuitos del software ERP Manager: Importador de Datos

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Significado de la importación de datos

Importar datos significa que se va a ingresar información al sistema desde un archivo externo que la contiene, de esa manera la carga inicial de información previa a la puesta en marcha del sistema se hace de manera mucho más rápida y con menor posibilidad de error

Cuando una empresa decide renovar un sistema de gestión o adquirir uno porque procesaban manualmente o con planillas de cálculo, la primer preocupación es la de la carga inicial de la información, la cual resulta en muchos casos decisiva a la hora de seleccionar el sistema adecuado. Lo primero que se le pregunta al vendedor es ¿podrá importar datos del sistema viejo?, o tengo los artículos, clientes y proveedores en planillas Excel, ¿pueden ingresarlos al sistema?

La llamada migración de datos es un tema muy importante a tratar en el momento de la negociación sobre la adquisición de un software. En el caso de Quality Soft Argentina S.A., nuestros especialistas le dedican un día entero al estudio de la estructura de sus datos actuales, y al planeamiento de la mejor forma de efectuar la migración de sus datos iniciales.

En tal sentido hemos desarrollado un módulo completo dedicado a tal aspecto dentro de Sistema Isis ERP Manager ®. Para que la migración inicial sea exitosa es indispensable que el personal de implementaciones de Sistema Isis trabaje codo a codo con el personal de su empresa, fundamentalmente con las especialistas de cada sector que actúen como guía para nuestros técnicos.

¿Qué tipo de archivo acepta Sistema Isis ERP Manager como base para la importación de datos?

Nuestro software ERP sólo permite importar datos desde archivos de texto plano (.txt)

Un archivo de texto plano tipo .txt es aquel que se lo lee con el block de notas de Windows y que al ser mostrado en pantalla se lo ve así (p.ej) :

Nro. de Cliente Razón Social Domicilio
     
0000023456 Distribuidora Mar del Plata Callao 234 Piso 4
0000045981 Casa Carlitos S.A. La Pampa 4567 PB
0000076540 Farmacia San Telmo Chacabuco 968 Piso 10 A

En este ejemplo de archivo texto plano de longitud fija, lo que queremos que a usted le quede bien claro es cómo se ve un archivo de este tipo si lo abrimos con el block de notas o cualquier editor similar

Puede ver cómo cada campo se encolumna debajo del anterior; eso es porque los campos son de longitud fija. El numero de cliente para este caso siempre tiene 10 caracteres rellenos con ceros de izquierda (también podrían no estar rellenos con ceros de izquierda y de todas maneras ser de longitud fija; estando alineados a derecha pero con espacios en blanco a la izquierda). Lo mismo pasa con la razón social y el domicilio, que para el ejemplo no está relleno con ceros de izquierda pero está alineado a derecha con blancos a izquierda.

Si miramos esto un poco mas matemáticamente y medimos posiciones (cada letra o número es una posición), podemos decir lo siguiente:

0000045981 Casa Carlitos S.A. La Pampa 4567 PB

  • El número de cliente empieza en la posición 1 y mide 10 caracteres o sea 1(10);
  • viene un espacio;
  • la razón social empieza en la posición 12 y mide 30 caracteres o sea 12(30);
  • viene un espacio;
  • el domicilio empieza en la posición 32... y así sucesivamente.

Como funciona la importación

Cada archivo a importar en una tabla de la base de datos requiere de un mínimo de datos existentes. Si no tenemos esos datos lamentablemente no se puede importar la información. Los datos obligatorios en cada diseño se muestran con (*)

A continuación mostramos un gráfico para que sirva de ejemplo de que datos pide el sistema para importar una tabla

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Como pueden ver hay campos con (*) que son los obligatorios

Explicar cada punto de la importación de datos no tiene sentido ni función alguna, ya que importar datos es una metodología. Los procesos de importación - aunque son muchos - todos cumplen la misma función salvo que importan información diferente al sistema.

Lo primero que vemos es el nombre del campo para que sepamos qué debemos informar.

Luego desde; en éste se ingresa la primera posición dentro de cada registro del archivo .txt en donde encontrará el dato a importar, al lado está la longitud, ahí le colocamos la cantidad de caracteres que tiene el campo a importar, y luego dice contenido.

Acá debemos detenernos un instante

Hay datos que no tenemos en nuestra vieja base de datos o en nuestra planilla excel, pero lo hemos previsto. Si le falta un dato puede hacer que el importador le ponga un dato fijo a todos los registros. Por ejemplo, si no tenemos el campo País en la posición y la longitud le ponemos 0 (cero) y en el comentario le ponemos Argentina, eso hace que a todos los clientes les ingrese Argentina como país. Esto es muy útil para ingresar cuentas contables que por lo general son las mismas para todos los clientes o proveedores y cualquier otro dato que no tenemos y necesitamos y la longitud máxima que le indica al sistema cuál es el tamaño máximo en cantidad de caracteres que puede tener cada campo.

Esta rutina se repite en cada formato de importación solo que cambia el dato y la tabla a importar, sean clientes, proveedores, saldos, cheques, etc..

En cada importación sólo mostraremos la pantalla del formato de los datos, ya que el método es para todos el que acabamos de explicar.

Tablas: Introducción

Se denominan tablas de un sistema a los archivos que van a ser usados como apoyo dentro de la estructura

Por ejemplo los centros de costos, las provincias los tipos de documentos, etc, ese tipo de archivos generalmente incluyen las opciones que luego tendrá que seleccionar para completar algún dato perteneciente a un archivo mayor. Las provincias seguramente se utilizarán para completar su homónimo dentro de las dirección de los clientes, proveedores y cualquier otro maestro que incluya una dirección

Son Tablas en el Sistema, archivos de uso común en diversos módulos. Las mismas a su vez están agrupadas por tema para un uso mas simple e intuitivo.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Consulte Generalidades del Sistema, para operar y desplazarse en las mismas.

Conjunto de tablas por tema

Generales

  • Divisiones
  • Centros de Costos
  • Depósitos
  • Monedas
  • Conceptos de Cash Flow
  • Países
  • Conceptos de Operación
  • Clearing Bancario
  • Modalidad de Pago
  • Dictamen

Comprobantes

  • Numeradores
  • Comprobantes
  • Numeración
  • Impresión
  • Datos Comprobante AFIP

Impositivas

  • Provincias
  • Actividades de Ingresos Brutos
  • Tasas de IVA
  • Condición de IVA
  • Conceptos Retención de Ganancias
  • Escalas Retención de Ganancias
  • Conceptos Retención del SUSS

Comerciales

  • Listas de Precios
  • Grupos de Comisión
  • Vendedores
  • Cobradores
  • Condición de Pago
  • Plazos de Condición de Pago.

Stock

  • 1er. Grupo de Familia
  • 2do. Grupo de Familia
  • 1er. Nivel de Integración
  • 2do. Nivel de Integración
  • 3er. Nivel de Integración
  • 4to. Nivel de Integración
  • 5to. Nivel de Integración
  • Unidades de Medida

Clientes

  • 1er. Nivel de Integración
  • 2do. Nivel de Integración
  • 3er. Nivel de Integración
  • 4to. Nivel de Integración
  • Calificación de Clientes

Proveedores

  • 1er. Nivel de Integración
  • 2do. Nivel de Integración
  • 3er. Nivel de Integración
  • 4to. Nivel de Integración
  • Condición de Pago
  • Conceptos de Imputación

Tesorería

  • Conceptos de Imputación

Transportistas

  • Parámetros

Sucursales

  • Parámetros

Tablas generales

Divisiones

Solo muestra las distintas Divisiones de la empresa. No se pueden agregar o modificar.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Centro de costos

En esta pantalla se pueden editar, dar de alta o eliminar los centros de costos a los cuales estarán asignadas las diferentes transacciones.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Cada Centro de Costo, será requerido en las operaciones para asignar o imputar el mismo una determinada cuenta contable.

Los resultados por Centro de Costos los obtiene en los balances o informes contables y reportes del sistema

Depósitos

En esta pantalla se pueden editar, dar de alta o eliminar los depósitos, bodegas o almacenes a los cuales estarán asignados los operaciones con productos, materias primas, etc.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Campos:

Código: Asignado a cada uno. Es numérico.

Descripción: Nombre o identificación del mismo.

Abreviatura: Asignada al mismo para los reportes o consultas.

Tipo: Determina el propósito de cada depósito. Las alternativas son:

  • Inventario: General de productos, materias primas, insumos.
  • Control de Calidad: Para los productos comprados o fabricados y que deben contar con un control interno de calidad previo a su destino final (consumo o ventas).
  • Producción en Proceso: Exclusivamente para los procesos de producción. Son las materias primas, insumos, materiales, etc. que han sido destinadas a un proceso de producción, pero que todavía no concluyo. Por lo tanto no están ya en el depósito de Inventario, ni tampoco han sido consumidos totalmente.
  • Reserva: Para los procesos de producción. Reservan mercadería para no ser tenida en cuenta al momento de generar planes de producción o producciones propiamente dichas.

Monedas

El Sistema esta preparado para operar automáticamente en 5 monedas simultáneas. Una de ellas siempre debe ser la moneda local o pesos, las otras 4 serán monedas extranjeras.

En cada operación que se realice e indique que es en ambas monedas -es decir pesos y moneda extranjera- se graban los importes de convertidos por la cotización de todas las monedas que estén habilitadas. Esto le da la posibilidad de obtener informes -balances, deudas, valorización de inventarios, etc. expresados en todas las monedas.

Al comenzar con la configuración, usted decide si va a operar solo en moneda local o en multi monedas, y en este caso define cuales monedas va a usar, atención, una vez que realice la primera operación con el sistema, este no le permitirá nunca mas modificar el nombre y características de las monedas definidas.

Es muy importante que tenga en cuenta que siempre que existan mas de una moneda definida y habilitada; el sistema calcula los importes y graba las operaciones en todas las monedas habilitadas lo que permite que se pueda obtener información en todo momento de cualquier operación hecha en cualquiera de las monedas habilitadas, por supuesto para cada operación el sistema tomará la cotización vigente que este en las tablas de monedas, las cuales usted cambiará cada vez que sea necesario

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Campos:

Descripción: Título o nombre de la moneda.

Signo: Signo monetarios para informar en las consultas o reportes.

Cotización: Valor de la cotización para cada una para tomar como referencias en las operaciones. Esta puede modificarse directamente al ingreso del comprobante.

Conceptos de cash flow

En esta pantalla se pueden editar, dar de alta o eliminar los conceptos para el Cash Flow, los cuales estarán asignadas las diferentes transacciones.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Campos:

Código: Asignado a cada uno.

Descripción: Nombre o identificación del mismo.

Abreviatura: Asignada al mismo para los reportes o consultas.

Ingreso o Egreso: Para determinar a que circuito corresponderá. "I" para si es de ingreso; "E" para el caso de los egresos.

Presupuesto o Real: Determina si esto concepto será para las operaciones reales o presupuestadas. "P" Presupuesto; "R" real.

Paises

En esta pantalla se pueden editar, dar de alta o eliminar los países que serán requeridos al momento de cargar clientes, proveedores, bancos y contactos.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Conceptos de operación

En esta pantalla se pueden editar, dar de alta o eliminar los conceptos que asigna a las diferentes transacciones. Estos conceptos tiene como fin poder obtener informes ordenados o filtrado de las transacciones realizadas por un mismo caso. Ejemplo: Ajustes de Inventario; Compras por reparaciones, etc.

El objetivo fundamental por el cual el sistema pide un concepto de operación para todas las operaciones que se realizan con los distintos procesos, es poder posteriormente en algunos reportes del sistema, filtrar los movimientos acorde al concepto común que los generó. Por ejemplo imprimir un listado de todas las notas de crédito hechas por devolución de mercadería o descuentos post venta, Etc.

Como acorde a la implementación del sistema usted puede llegar a definir una enorme cantidad de Conceptos de operación el sistema los agrupa por Módulo en el cuál usted quiere que el sistema se lo muestre como opción.

Así cuando usted abra el cuadro para consultar los conceptos disponibles dentro del módulo de inventario el sistema solo le muestre los conceptos asociados a ese módulo, esto es una ventaja al momento de seleccionar, pero tiene el inconveniente que si usted quiere usar un mismo concepto en mas de un módulo deberá definir tantos iguales como módulos en los que lo quiere tener como opción, (bueno no se puede tener todo)

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Campos:

Código: Asignado a cada uno. Es numérico.

Descripción: Nombre o identificación del mismo.

Módulo: Seleccione y determine a que módulo o circuito corresponde el concepto.

Clearing bancario

En esta pantalla se pueden editar, dar de alta o eliminar los valores para considerar el plazo de acreditación de los valores.

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Modalidad de pago o cobro

En esta pantalla se pueden editar, dar de alta o eliminar las formas de pagos y cobranzas necesarias en los circuitos de cobranzas y pagos.

Hay que tener en cuenta que el objetivo de esta tabla es que la modalidad a crear debe ser parametrizada para que el sistema pueda imputar correctamente sobre la cuenta contable adecuada pero es importante que sepa que cuando una forma de pago esta asociada a un archivo que ya tiene asignada la cuenta contable en este proceso no le permitirá ingresarla ya que la toma de su origen, por ejemplo una modalidad de cobro con tarjeta de crédito no le permitirá ingresar la cuenta ya que la toma del maestro de tarjetas de crédito donde aparte de la información de la tarjeta esta la cuenta contable al igual que el pago con cheque propio donde la cuenta es tomada del banco.

capturas de Sistema Isis ERP Manager

Campos:

Tipo: Especifique a cual circuito corresponde. Opciones = Ingreso (cobros), Egresos (pagos) o Ambos.

Descripción: Nombre o identificación del mismo.

Forma de Pago: Seleccione la forma de pago. Las formas de pagos están establecidas por el sistema y determinan el contenido de la misma.

Abreviatura: Abreviatura para las consultas y/o reportes.

Cuenta: Seleccione una cuenta contable para cada modo de pago. Esta cuenta tiene que ser acorde con la forma de pago.

Descripción Cuenta y Moneda: Corresponden a la definida para la imputación contable en el plan de cuentas.

Dictamen

¿Qué es para nosotros un dictamen ?

Durante el proceso de desarrollo del software Isis ERP Manager ® en conjunto con el MRP (producción) pensamos en ir mas allá de asignarle un concepto a una operación para identificarla como parte de un conjunto de operaciones iguales. Nos dimos cuenta que al Comprar Insumos o productos terminados que van a ser usados en un proceso productivo era necesario tener un control adicional de calidad, mas allá del control de precios acordados y plazos de entrega del producto recibido en tiempo y forma y a los precios acordados de todas maneras puede ser rechazado por un control de calidad interno que detecte alguna anomalía, por lo tanto los dictámenes fueron incluidos en los módulos donde es necesario dejar constancia del motivo por el cual se produjo una acción, ejemplo un rechazo de mercadería recibida de un proveedor por no cumplir con alguna especificación, en ese caso el rechazo estará acompañado por el dictamen adecuado.

Los dictámenes se aplican fundamentalmente en el módulo de compras y en aquellos donde hay referencias al manejo del stock por dar una idea global, lo fundamental es que usted comprenda cual es el objetivo que le hemos dado a los dictámenes mas allá que usted luego los use para cualquier otra utilidad.

En esta pantalla se pueden editar, dar de alta o eliminar los dictámenes asignados a las diferentes transacciones. El Sistema requiere que para aprobar o denegar operaciones, un dictamen que indique el motivo de la resolución tomada. Cada dictamen esta vinculado con un tipo de comprobante, por lo tanto al procesar el comprobante debe asignarle un dictamen especifico.

capturas de Sistema Isis ERP Manager
 

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